Grupa firm LAKMA jest wiodącym producentem wyrobów chemii budowlanej, gospodarczej i przemysłowej na rynku polskim. Każda ze spółek Grupy charakteryzuje się innym profilem działalności, ale dzięki współpracy osiągnęły synergię w różnych obszarach biznesowych, szczególnie w obszarze zarządzania, badawczo-rozwojowym, logistycznym, zaopatrzeniowym, a także dystrybucyjnym. Jaką drogę przebyła firma przez 25 lat swojego istnienia? Jak nowa technologia wpłynęła na pracę rozbudowanej sieci przedstawicieli i doradców handlowych? Jak podejmuje się decyzje, które mają przemożny wpływ na wszystkich pracowników? Opowiada kierownik działu informatyki i analiz firmy LAKMA Tadeusz Pacut.
Czy mógłby Pan krótko przybliżyć nam historię firmy?
Tadeusz Pacut: Firma LAKMA rozpoczęła działalność w 1988 roku. Początkowo wytwarzała urządzenia do produkcji farb i lakierów, a w 1993 roku przekształciła się w producenta chemii budowlanej. W kolejnych latach nastąpił szybki rozwój firmy dzięki innowacyjności, na którą LAKMA zawsze stawiała. Ważnym etapem było uruchomienie zakładu produkującego chemię gospodarczą z naszym sztandarowym produktem marki SIDOLUX. Najmłodszym dzieckiem firmy LAKMA jest hybrydowy środek piorący PERLUX łączący w sobie zarówno proszek, jaki i żel do prania.
Wspomniał Pan, że firma stawia na rozwój i innowacje. Kiedy postanowili Państwo zainteresować się rozwiązaniami wspierającymi pracę przedstawicieli handlowych?
TP: W pewnym momencie naszej działalności zaczęliśmy się zastanawiać, jak efektywnie zarządzać grupą pracowników mobilnych oraz jakie narzędzie umożliwi im sprawne realizowanie swoich działań poza siedzibą firmy. Niewątpliwie stanowią oni inną grupę, inny typ pracowników, którzy ze względu na charakter swojej pracy potrzebują dedykowanych narzędzi. Są to osoby mobilne, wykonujące swoją pracę poza siedzibą firmy. Spotykają się z klientami, wystawiają dokumenty w terenie, pozyskują dla nas ważne informacje. Dla nich także musieliśmy znaleźć odpowiednie rozwiązania. Aby móc efektywnie wykonywać swoje obowiązki, przedstawiciele handlowi muszą być zawsze na bieżąco z niezbędnymi informacjami handlowo-sprzedażowymi, które pozwalają im podczas spotkania z klientem zaoferować aktualne towary, ceny, promocje itd. Zależało nam, by znaleźć narzędzia pracy lepsze niż notatnik i długopis. Z jednej strony nie chcieliśmy ponosić zbędnych kosztów na codzienne drukowanie cenników czy informacji o zadłużeniu kontrahentów, a z drugiej chcieliśmy zapewnić naszym przedstawicielom dostęp do zawsze aktualnych danych, które umożliwią im efektywne prowadzenie sprzedaży. Dodatkowo zależało nam, aby rozwiązanie dla pracowników mobilnych było zintegrowane z wykorzystywanym przez nas systemem Comarch ERP XL, jaki wcześniej doradziła i profesjonalnie wdrożyła opiekująca się LAKMĄ firma informatyczna KSIBB.PL. Ostatecznie zdecydowaliśmy się wdrożyć rozwiązanie mobilne Comarch ERP Mobile Sprzedaż.
Czytaj online na ISSUU Pobierz cały numer
Zanim zdecydowali się Państwo na Comarch ERP Mobile Sprzedaż, przedstawiciele handlowi Grupy LAKMA mieli możliwość pracy na jakimś innym rozwiązaniu tego typu?
TP: Rozwiązania mobilne stosowaliśmy już od kilku lat. Zanim narodził się Mobilny Sprzedawca [red. Comarch ERP Mobile Sprzedaż], mieliśmy rozwiązanie dostarczane przez firmę zewnętrzną, które w tamtych latach działało na – nowoczesnym wtedy – systemie SYMBIAN.
Co zatem skłoniło Państwa do jego zmiany?
TP: W zasadzie podstawowe argumenty za zmianą systemu mobilnego były dwa. Po pierwsze chcieliśmy, aby dane z systemów mobilnych trafiały na nasz serwer, a nie do firmy zewnętrznej – by można je było szybciej i głębiej analizować. Po drugie koszt Mobilnego Sprzedawcy zakupionego w formie stałej licencji okazał się niższy niż dzierżawa poprzedniego rozwiązania.
Czyli technologia i oszczędność kosztów to elementy stanowiące o przewadze rozwiązania mobilnego Comarch?
TP: Mobilny Sprzedawca przede wszystkim odciążył nas od podwójnej pracy. Jako aplikacja w pełni zintegrowana z systemem Comarch ERP XL, który posiadamy, nie wymaga dodatkowych czynności przy takich zdarzeniach jak wprowadzenie do sprzedaży nowego produktu czy dodanie kontrahenta. Przedstawiciel natychmiast widzi wszystkie modyfikacje nanoszone w systemie ERP. Dodatkowo ma dostęp do zawsze aktualnych stanów magazynowych i cen. Jest wiele innych dobrych rozwiązań mobilnych, ale żadne z nich nie jest tak ściśle zintegrowane z rozwiązaniem Comarch ERP XL jak Mobilny Sprzedawca. To przeważyło.
Wymiana systemu informatycznego wiąże się z dużą inwestycją czasu i środków. Czy podobnie to wygląda w przypadku rozwiązań mobilnych?
TP: Najwięcej pracy zajęła wewnętrzna analiza przedwdrożeniowa – mały wewnętrzny audyt. Kilka dni poświęciłem na jeżdżenie z naszymi przedstawicielami handlowymi po sklepach i wsłuchiwanie się w ich potrzeby. Każda z naszych spółek ma zupełnie inną specyfikę pracy w terenie. Kilkudziesięciu przedstawicieli i zupełnie różne zadania – tak więc konfiguracja Comarch ERP Mobile Sprzedaż dla każdego z nich musiała być zupełnie inna.
Samo wdrożenie nie trwało już długo – jeden pełny dzień szkoleń dla przedstawicieli, plus tydzień nieustającej asysty ze strony naszego działu IT o prawie każdej porze dnia i nocy. Po kilku dniach okazało się, że przedstawiciele chętniej między sobą wymieniają uwagi i doświadczenia i nie muszą do nas dzwonić. Taki cykl musieliśmy przejść trzy razy, aby uruchomić Mobilnego Sprzedawcę w każdym z głównych działów. Jak wcześniej wspomniałem, specyfika pracy przedstawicieli w różnych działach jest kompletnie różna – nonsensem byłoby szkolić ich razem.
W sumie od zakupu do wdrożenia ostatniej licencji minęły trzy miesiące. Koszty wdrożenia to oprócz licencji także koszty sprzętu. Dlatego też wdrożenie tak ustawiliśmy w czasie, aby zbiegło się z wymianą mocno już wysłużonych telefonów na nowe aparaty od naszego operatora komórkowego.
Jak pracownicy zareagowali na zmiany?
TP: Myślę, że pracownicy bardzo pozytywnie przyjęli zmianę – zwłaszcza że wiązała się dla nich z nowymi aparatami telefonicznymi lub tabletami.
Wdrożyliśmy wszystkie funkcjonalności – oprócz funkcjonalności Kasa, ponieważ nasi pracownicy mobilni podczas spotkania z klientem nie rozliczają należności ani zobowiązań. Wykorzystaliśmy w ten sposób możliwość dostosowania aplikacji Comarch ERP Mobile Sprzedaż tylko do obszarów, z których rzeczywiście na co dzień korzystają pracownicy. Przedstawiciel handlowy dzień rozpoczyna i kończy świętą czynnością, czyli zarejestrowaniem przejechanych służbowo i prywatnie kilometrów. W świetle ostatnich przepisów o VAT – bardzo ważna czynność… Potem rozpoczyna zaplanowane wizyty handlowe.
Najważniejszy dla przedstawicieli chemii gospodarczej punkt wizyt handlowych to oczywiście złożenie zamówienia. Zauważyłem, że po kilku miesiącach robią to już prawie z zamkniętymi oczami. Często dział marketingu zleca im dodatkowe zadanie, np. kontrolę cen konkurencji czy przygotowanie nowych ekspozycji i ich sfotografowanie. Z kolei dla przedstawiciela chemii budowlanej bardzo ważny jest wgląd w aktualne stany magazynowe, rozrachunki z kontrahentami i postęp realizacji zamówień.
Najważniejsze jest jednak to, że dane z zamówień trafiają bezpośrednio do systemu ERP, dzięki czemu pracownice Biura Obsługi Klienta nie muszą przepisywać zamówień z e-maili, co pozwala oszczędzić czas i uniknąć błędów.
Kierownicy regionalni z kolei korzystają z funkcjonalności oceny swoich pracowników. Do tego służy u nas punkt wizyty „ankieta”. Dane z ankiet serwer przetwarza i przelicza na statystyki stanowiące jeden z punktów służących do premiowania przedstawicieli.
Dużo się słyszy o tzw. złych nawykach przedstawicieli handlowych oraz trudnościach związanych z rozliczeniem czasu ich pracy. Jak udało się to opanować w firmie o tak rozbudowanej sieci przedstawicieli mobilnych?
TP: Historii o nawykach przedstawicieli jest wiele. Sam słyszałem historię o przedstawicielu handlowym, który w piwnicy ustawił sobie stojak z wyrobami, a potem obfotografował go z każdej strony i tylko podczepiał zdjęcia pod wizyty handlowe. Aplikacja Comarch ERP Mobile Sprzedaż wymaga zrobienia zdjęcia w trakcie wizyty i sama znakuje je datą i godziną. Na pewno udało nam się ujednolicić pracę przedstawicieli, dokładnie powiązać wyniki pracy (zamówienia, przejazdy) z danymi w systemie, dzięki czemu jesteśmy w stanie lepiej wykorzystać ich pracę. Rzetelna praca przedstawicieli jest lepiej wykorzystywana, a oni dzięki dostępowi do zawsze aktualnych danych nie muszą wydzwaniać do firmy, aby sprawdzić stan magazynowy czy cenę. Dostęp do aktualnych promocji i rabatów klienta z poziomu aplikacji mobilnej uniemożliwia stworzenie oferty niezgodnej z założonymi wcześniej parametrami – co mogło wcześniej mieć miejsce, kiedy przedstawiciel musiał przeliczać ceny w pamięci.
Czy uważają Państwo wybór aplikacji Comarch ERP Mobile Sprzedaż za dobrą decyzję?
TP: Myślę, że z punktu widzenia firmy LAKMA decyzja była dobra. Z punktu widzenia IT – z jednej strony mamy więcej pracy związanej z nadzorem i opieką nad aplikacją, ale z drugiej zyskaliśmy na zautomatyzowaniu działań – odpadła nam konieczność ciągłego mapowania naszych danych na dane zewnętrznego systemu mobilnego. Składowanie danych w bazie SQL pozwala na dowolne raportowanie pracy przedstawicieli. Szeroka możliwość konfiguracji umożliwia nam dowolne ustawienie parametrów dla każdego z mobilnych użytkowników. No i najważniejsze – pełna integracja danych pomiędzy systemami ERP a Mobilnym Sprzedawcą.
Stały kontakt z pracownikami Comarch odpowiedzialnymi za aplikacje mobilne pozwolił nam na szybkie zgłaszanie i eliminację błędów oraz na zgłoszenie wielu pomysłów na nowe funkcjonalności, których oczekujemy w kolejnych wersjach rozwiązania.
O firmie Lakma opowiadał Tadeusz Pacut
W pracy przedstawicieli handlowych możemy wyróżnić co najmniej kilka modeli, w których realizują swoje działania. W firmie LAKMA wykorzystano Comarch ERP Mobile Sprzedaż w 3 różnych scenariuszach działania, co potwierdza elastyczność aplikacji. Rozwiązanie Comarch nie narzuca sztywnego sposobu realizowania zadań ani schematu postępowania. Jedynie takie podejście umożliwia naszym klientom indywidualne dostosowanie aplikacji do zróżnicowanej pracy przedstawicieli handlowych chemii gospodarczej, chemii budowlanej, chemii przemysłowej, jak również doradców technicznych.
Aplikacja dostępna jest na urządzeniach mobilnych opartych na platformie Android oraz poprzez przeglądarkę internetową. Pracownik realizując działania w terenie, korzysta z urządzenia mobilnego, natomiast na koniec dnia może zalogować się i przeglądać swoje działania na dowolnym urządzeniu przez przeglądarkę internetową. Comarch ERP Mobile Sprzedaż umożliwia przeprowadzenie transakcji sprzedaży typu preselling oraz vanselling z obsługą działań CRM. Przedstawiciel ma dostęp do pełnej oferty towarowej wraz ze zdjęciami i opisami oraz wszystkimi warunkami handlowymi zdefiniowanymi w systemie ERP, jak również do historii transakcji, płatności i kontaktów z klientem. Aplikacja może także służyć do rejestrowania tras przejazdów.
Na koniec należy podkreślić, iż rozwiązanie Comarch ERP Mobile Sprzedaż dedykowane jest przede wszystkim dla przedstawicieli handlowych lub medycznych, jednakże zostało ono zbudowane w taki sposób, aby obsłużyć dowolną branżę, np. vendingową lub jako wsparcie dla asystentów sprzedaży w sklepach. Dzięki aplikacji pracownicy mają nieprzerwany dostęp do zasobów firmowych, szybkiego kontaktu z osobami z firmy oraz do bieżącego raportowania postępów swoich działań, przez co oszczędzają czas i koszty swojej pracy. Koniecznie poznaj nasze rozwiązania mobilne Comarch ERP Mobile – odwiedź nas na www.comarch.pl/erp/mobile
Polecam – Joanna Bałut,
Product Manager Comarch ERP Mobile
i Comarch WMS
Czytaj o aplikacjach mobilnych dla firm >>