Comarch Workflow na seminarium Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

Praktyka postępowania z dokumentacją przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD), w podmiotach stosujących instrukcję kancelaryjną, to temat seminarium Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Podczas spotkanie, które odbyło się 21 października, Comarch wspólnie ze Śląskim Urzędem Wojewódzkim zaprezentował system COMARCH WORKFLOW. Celem seminarium było m.in. umożliwienie zapoznania się z praktyką załatwiania spraw w wybranych podmiotach, z użyciem Elektronicznego Zarządzania Dokumentami [EZD]. Spotkanie miało konwencję cyklu prezentacji prowadzonych przez przedstawicieli urzędów wykorzystujących systemy informatyczne w codziennej pracy. Prezentację przedstawiły urzędy administracji samorządowej, rządowej i publicznej z różnych szczebli:

• Starostwo Powiatowe w Wołominie

• Urząd Miasta Legionowo

• Urząd Miasta Częstochowa

• Śląski Urząd Wojewódzki

• Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia

• Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

Uczestnikami seminarium byli pracownicy archiwów państwowych, przedstawiciele roboczych zespołów ministerialnych zajmujących się EZD oraz przedstawiciele urzędów z całej Polski. Spotkanie było okazją do dyskusji i wymiany doświadczeń także w zakresie szeroko rozumianej elektronicznej administracji.Comarch wyraża nadzieję, że duże zainteresowanie seminarium skłoni Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych do organizowania kolejnych inicjatyw, które podnosząc świadomość potrzeb urzędów, jednocześnie prezentują stosowane w praktyce rozwiązania. W opinii Comarch walor praktyczny tego typu spotkań wydaje się być nie do przecenienia.Zdaniem ekspertaKrzysztof  Kulka Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego – Nie sposób budować nowoczesnej administracji bez zapewnienia elektronicznej obsługi dla obywateli, a ta nie jest możliwa bez solidnego back-office’u. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów stanowiącego podstawowy element tego systemu jest punktem wyjścia. Obieg Dokumentów jest swoistym „krwioobiegiem” urzędu, wprowadzenie tego narzędzia po dłuższym czasie powoduje, że właściwie nie można funkcjonować w urzędzie bez aktywnego korzystania z niego. Myślę, że tylko taka filozofia, poparta konsekwencją we wdrażaniu, którą prezentuje kierownictwo urzędu, zapewnia sukces tego projektu. Na konferencji zwracałem również uwagę, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie kończy się z chwilą odbioru produktu przygotowanego przez producenta oprogramowania. Staramy się na bieżąco modyfikować system by dostosować go do zmieniających się potrzeb użytkowników. Ponieważ nasz system jest stosunkowo młody zmiany są konieczne, gdyż rzeczywistość weryfikuje niektóre założenia przyjęte na etapie powstawania koncepcji EOD, poza tym zmienia się również administracja tym samym system musi się stale rozwijać – przyjęcie innego założenia mógłby spowodować że obieg stopniowo będzie „wymierał”. Tak więc niezbędna jest dobra współpraca z producentem systemu i jego otwartość na zmiany –. Szczegółowa relacja z seminarium jest dostępna pod adresem: http://archiwa.gov.pl/lang-pl/dokument-elektroniczny/materialy-szkoleniowe/1343-postpowanie-z-dokumentacj-przy-zastosowaniu-elektronicznego-zarzdzania-dokumentami-ezd-.html