Administracja Publiczna
Kontakt

System do Elektronicznego Obiegu Dokumentów

System do elektronicznego zarządzania dokumentacją Comarch EZD to kompleksowe rozwiązanie, które przyspiesza obieg dokumentów w firmie państwowej i ułatwia prowadzenie nowoczesnej administracji. Pozwala on na efektywną organizację pracy. Daje dostęp do aktualnych informacji i ujednolica procesy wewnętrzne przy zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami i zapewnia bezpieczeństwo danych.

Dzięki budowie modułowej nasz elektroniczny system obiegu dokumentów jest elastyczny i daje możliwość dopasowania do aktualnych potrzeb oraz dalszej rozbudowy. Jego charakterystyka sprawia, że bez trudu dostosujemy go do wymagań konkretnej jednostki. Poniżej odpowiadamy szczegółowo na pytania, co to jest elektroniczny obieg dokumentów oraz omawiamy jego największe zalety (do czego służy i gdzie na co dzień znajduje swoje zastosowanie).

Kluczowe funkcjonalności w Comarch EZD:

  • APLIKACJE PROCESOWE - oparte o silnik BPM - obieg faktur zakupowych, wniosków: pracowniczych, zakupów i zamówień, obsługa umów i innych dokumentów księgowych, rozliczanie delegacji
  • OBSŁUGA PODPISU PADES - format stosowany do podpisywania plików z rozszerzeniem PDF
  • WIELOOSOBOWA REPREZENTACJA - odwzorowanie procesu zatwierdzania decyzji i dokumentów dla spółek stosujących wieloosobową reprezentację

Integracja z systemem e-Doręczenia

Comarch EZD integruje się i zapewnia wymianę przesyłek między systemem EZD a centralną platformą e-Doręczenia.
e-Doręczenia jest systemem teleinformatycznym udostępnionym przez Ministerstwo Cyfryzacji umożliwiającym korzystanie z usługi wysyłki i odbioru korespondencji online. Jako usługa wiadomości wysyłanej z adresu e-Doręczeń ma taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. Usługa jest skierowana do podmiotów publicznych, obywateli i przedsiębiorców.

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram

Jak wdrożyć system Comarch EZD w urzędzie?

Zapoznaj się z praktycznymi informacje, jak wdrożyć system do elektronicznego zarządzania dokumentacją w instytucji publicznej. Z naszego poradnika dowiesz się m.in. jakie są kluczowe etapy i na co zwrócić uwagę, aby wdrożenie przebiegało sprawnie

Poradnik podzieliliśmy na dwie części. 

W pierwszej części omówimy wymagania prawne oraz korzyści dla instytucji, jakie daje wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją. 

W drugiej części skupimy się na praktycznych aspektach wdrożenia systemu oraz przedstawimy wdrożenie naszego systemu Comarch EZD. 

Pobierz Przewodnik
wdrożenie systemu EZD

Etapy wdrożenia systemu EZD 

System EZD- wsparcie technologiczne

Nasz system wspiera pracę dzięki wykorzystaniu intuicyjnych narzędzi. Comarch EZD zapewnia elektroniczny obieg dokumentów przekazywanych za pośrednictwem ePUAP czy przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą. Przyspiesza obsługę spraw, usprawnia komunikację wewnętrzną, kontrolę procesów oraz zarządzanie dokumentacją w firmie państwowej/publicznej przy zachowaniu zgodności z wymogami prawa, instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt JRWA. Istnieje wiele argumentów za tym, by wszystkie czynności kancelaryjne przenieść do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Znacznie ułatwia on odtworzenie przebiegu procesów, dla potrzeb których dokumenty powstawały. Okres oczekiwania na niezbędne dla dalszego prowadzenia spraw podpisy i akceptacje staje się dużo krótszy, bo dzięki programowi do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie publicznej szybszy jest przepływ informacji ich dotyczących.

Zastosowanie

Elektroniczny program do zarządzania dokumentami znacząco przyspiesza realizację procesów wewnętrznych dzięki prostemu dostępowi do wyników pracy innych, a tym samym do źródeł, z których czerpiemy informacje potrzebne przy wykonywaniu zadań.

System może służyć również do usprawnienia komunikacji z kontrahentami, innymi współpracującymi placówkami naukowo-badawczymi oraz studentami. Comarch EZD stanowi więc nie tylko usprawnienie pracy dziekanatu, ale również obsługi całości korespondencji przychodzącej i wychodzącej z uczelni.

Comarch EZD

Różnice w procesach

Rodzaj prowadzonych zadań zależy od skali działań urzędu i jego kompetencji. Warto zwrócić uwagę na to, czy mamy do czynienia z administracją centralną czy samorządową. Priorytetem każdego urzędu powinien być wybór właściwej platformy, która zapewni najbardziej optymalny sposób obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Istotna jest elastyczność przetwarzania dokumentów oraz ich sprawny przepływ. Naszą odpowiedzią na te potrzeby jest Comarch EZD - system do elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie, np. w gminie.
Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie

Administracja publiczna składa się z wielu struktur organizacyjnych, których działanie opiera się na wymianie dokumentów i stosowaniu się do procedur. Sposób (elektroniczny lub tradycyjny) zarządzania dokumentacją w jednostkach ma zasadniczy wpływ na efektywność realizacji zadań, a tym samym na jakość obsługi obywateli. Nie ma możliwości zaprojektowania jednego, sztywnego systemu do obiegu dokumentów dla wszystkich instytucji publicznych.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Dynamika zmian w sektorze przedsiębiorstw użyteczności publicznej oraz rosnące wymagania klientów odnośnie jakości obsługi wpływają na procesy biznesowe. Aby spełnić te wymogi, należy wdrożyć efektywny system (program) do zarządzania dokumentami w firmie publicznej. Wykorzystanie systemu Comarch EZD skutkuje skróceniem czasu obsługi, oszczędnościami związanymi ze zmniejszeniem zużycia materiałów biurowych oraz przyspieszeniem czasu realizacji zadań. Dzięki elektronicznej aplikacji do wymiany dokumentów usprawnione zostają procesy komunikacyjne, a pismo przesyłane obiegiem szybciej i celniej trafia do zainteresowanych.

eod- elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Pobierz naszą publikację dot. wdrożenia Comarch EZD w chmurze w Centrum Fizyki Teoretycznej PAN

Kliknij tutaj

Branże

Comarch EZD w chmurze. Rozwiązanie dopasowane do potrzeb instytutów naukowo- badawczych

Dowiedz się z naszego webinarium, jak wspierać codzienne działania instytutu badawczego. Zobacz wideo!

FAQ

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.

Przejdź do formularza