Nowa strategia działania biura rachunkowego

Od wielu lat w codziennej organizacji pracy biuro rachunkowe mAccountants poszukiwało pomysłów, które mogły zwiększyć wydajność zespołu księgowego. Pierwszą inspiracją do zmian była rozmowa przeprowadzona z jednym z klientów firmy, jeszcze w pierwszej połowie lat dziewięćdziesiątych. Dyskusja dotyczyła zautomatyzowania księgowania faktur. Firma mAccountants rozważała możliwość umieszczania na każdej fakturze wydrukowanego kodu kreskowego, tak aby dokument ten mógł być następnie automatycznie księgowany z wykorzystaniem skanera.

Wtedy było to nierealne z dwóch powodów. Po pierwsze nie dało się ujednolicić zasad umieszczania takiego kodu, a po drugie ta sama faktura mogła być zaksięgowana u nabywcy na wiele różnych sposobów. Od tamtych czasów rozwiązania informatyczne rozwijały się w ogromnym tempie, a w głowie prezesa Zarządu mAccountants dojrzewała koncepcja internetowego biura rachunkowego w pełnym tego słowa znaczeniu.

Aby księgowość internetowa była możliwa, konieczne jest spełnienie dwóch warunków. Po pierwsze klient musi mieć możliwość przesyłania danych do biura rachunkowego w wersji elektronicznej, a po drugie musi on mieć internetowy dostęp do danych swojej firmy przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.

Do końca 2010 roku biuro mAccountants pracowało na oprogramowaniu, które miało istotne wady i nie oferowało usługi internetowej. Aby zapewnić klientowi dostęp do danych, konieczne było korzystanie ze zdalnego pulpitu. Rozwiązanie to było kłopotliwe, w szczególności jeśli chciało z niego korzystać kilka osób w tym samym czasie. Nie lepiej wyglądała elektroniczna wymiana danych: klient chcący przesyłać elektronicznie np. faktury sprzedaży korzystał z zainstalowanego lokalnie modułu, który musiał wcześniej zakupić. Następnie eksportował dane do pliku, który wysyłał do biura rachunkowego drogą mailową. Między innymi te ograniczenia skłoniły biuro rachunkowe mAccountants do poszukiwania odpowiedniego systemu informatycznego. Spośród wielu ofert wybór padł na Comarch OPT!MA – rozwiązanie, którego właściciele mAccountants poszukiwali od dłuższego czasu.

Obecnie biuro rachunkowe jest po wdrożeniu Comarch OPT!MA, którego bardzo sprawnie dokonała firma PARTNER Karol Kowalik z Warszawy, Złoty Partner Comarch. Już w pierwszym miesiącu pracy z Comarch OPT!MA firma mAccountants osiągnęła sukces, znacząco przyspieszając zamknięcia miesiąca. Było to możliwe, ponieważ klienci biura rachunkowego w przeważającej większości rozpoczęli korzystanie z aplikacji iFaktury24. Teraz w prosty sposób mogą wystawiać faktury sprzedaży, które następnie dzięki bezpiecznej internetowej wymianie dokumentów za pośrednictwem serwera Comarch trafiają bezpośrednio do systemu księgowego. Bezpłatna możliwość korzystania z iFaktury24 ułatwia klientom mAccountants bieżące funkcjonowanie i współpracę z biurem.

Kolejną korzyścią z wdrożenia Comarch OPT!MA jest usprawnienie przygotowania deklaracji podatkowych dla ponad pięćdziesięciu klientów mAccountants. W poprzednio używanym systemie należało przełączać się pomiędzy bazami danych, co zawsze zabierało tak bezcenny w biznesie czas. Teraz mAccountants ma możliwość wygenerowania deklaracji z jednego poziomu przy wykorzystaniu modułu Biuro Rachunkowe. Moduł ten rejestruje także czas pracy dla każdego klienta, co pozwala na bieżącą kontrolę pracochłonności i analizę rentowności współpracy z poszczególnymi kontrahentami. Dodatkowo dzięki usłudze iBard24 firma ma możliwość bezpiecznego archiwizowania danych na serwerach Comarch.

To nie wszystko. Biuro rachunkowe chce korzystać w ramach Comarch OPT!MA również z modułu CRM, co umożliwi lepszą kontrolę wewnętrzną nad terminowością realizacji zadań dla klientów mAccountants, a także z modułu Obieg Dokumentów. Firma będzie również przekonywać współpracujące z nią przedsiębiorstwa do korzystania z Pulpitu Menadżera – aplikacji, dzięki której kontrahenci biura mają wgląd w najważniejsze informacje finansowe swojej firmy 24 godziny na dobę przez Internet.

Wdrożenie systemu Comarch OPT!MA pozwoliło również zmienić strategię działania firmy. Rozwiązania, które biuro mAccountants zaczęło stosować, przyspieszyły obsługę dotychczasowych klientów, co pozwoliło mu bez angażowania dodatkowego personelu zwiększyć liczbę obsługiwanych podmiotów.

Celem biura rachunkowego jest pozyskanie nowych klientów z segmentu małych i średnich przedsiębiorstw handlowych i usługowych, zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dzięki obecności w iKsięgowość24.pl mAccountants jest w stanie realizować ten cel. Będąc w Społeczności Biur Rachunkowych iKsięgowość24.pl, firma może pozyskiwać nowych klientów. Portal jest polecany przez spółkę Comarch oraz współpracujące z nią firmy partnerskie, co więcej – usługi księgowe zrzeszonych tam podmiotów są rekomendowane na stronach internetowych oraz w materiałach handlowych wśród użytkowników Comarch OPT!MA.

Biuro mAccountants jest zainteresowane pozyskiwaniem nowych klientów, ponieważ tworzenie baz danych nowych podmiotów w Comarch OPT!MA jest bardzo proste – wystarczy zaimportować z innej bazy plan kont oraz schematy księgowań. Standaryzacja pozwoli na księgowanie u wszystkich klientów zgodnie z jednakową procedurą i automatyczne generowanie dla każdego kontrahenta standardowych raportów. Strategia ta pozwoli na redukcję kosztów poprzez większe wykorzystanie gruntownie przeszkolonych w procedurach asystentów. Z kolei szefowie zespołów (główni księgowi) będą mogli czuwać nad wysoką jakością usług dla większej niż teraz liczby klientów. Korzyści przyniesie także wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów, pozwalające na pracę zdalną oraz dostępna w Comarch OPT!MA opcja wysyłania e-deklaracji.

Autor: Kamil Gulina, prezes Zarządu mAccountants Sp. z o.o.

Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 1/2011.