ERP na szczycie… gór. Jak Comarch ERP Optima pomogła wspiąć się GOPR?

Sytuacja, w której poszczególne jednostki organizacyjne firmy pracują w rozproszeniu, nie sprzyja skutecznej komunikacji. Zwłaszcza gdy tą organizacją jest podmiot odpowiedzialny za ratowanie ludzi w górach. Z problemami dotyczącymi integracji i szybkim przesyłaniem danych borykało się Górskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe. W celu standaryzacji procesów GOPR, po rozstrzygnięciu procedury przetargowej, zdecydował się na wdrożenie systemu Comarch ERP Optima.

Systemowe i organizacyjne problemy GOPR wiązały się głównie z osobnymi bazami księgowymi i rozproszoną strukturą organizacyjną wynikającą z podziału na siedem Grup Regionalnych GOPR, które rozmieszczone są w całej południowej Polsce, od Bieszczad po Karkonosze (z wyjątkiem Tatr – obszar działania Tatrzańskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego). Taka struktura organizacji wymagała podjęcia decyzji Zarządu Głównego GOPR  o wdrożeniu jednolitego systemu księgowego łączącego w jedną bazę księgowość siedmiu Grup Regionalnych GOPR i Biura Zarządu Głównego. Celem było usprawnienie zarządzania i obsługi administracyjnej Stowarzyszenia.

Brak jednolitego systemu księgowego wiązał się z dużym nakładem czasu i pracy, koniecznym do spełnienia wymogów dotujących, oczekujących raportowania na poziomie całego GOPR, a nie wyłącznie poszczególnych Grup Regionalnych. Wdrożenie systemu umożliwiło takie raportowanie, jednocześnie optymalizując czas pracy.

Korzyści w krótkim czasie od wdrożenia

W celu uporządkowania procesów, GOPR zdecydował się na wdrożenie oprogramowania Comarch ERP Optima – za pośrednictwem firmy Optisystem, Partnera Comarch. Specyfika komunikacji w GOPR sprawiła, że zastosowane rozwiązanie musiało być unikatowe. Dużym wyzwaniem była choćby migracja danych księgowych i kadrowo-płacowych z istniejących systemów do centralnej bazy oraz stworzenie zaawansowanego raportowania.

Przystąpiono do działania, wdrażając odpowiednie moduły Comarch ERP Optima, m.in. Księgę Handlową, Środki Trwałe, Kadry i Płace Plus, Obieg dokumentów i Analizy Business Intelligence Plus. Co warte podkreślenia, cały proces wdrożenia i transformacji (od startu do rozpoczęcia pracy na bazie produkcyjnej) w GOPR zajął zaledwie sześć miesięcy.

Co zostało zrobione? 

• Przeprowadzono migrację danych z ośmiu dotychczasowych baz,
• dostosowano definicje dokumentów dla poszczególnych jednostek,
• stworzono wymagane schematy księgowe w podziale na jednostki,
• wykonano spersonalizowane zestawienia i analizy dla poszczególnych jednostek i Zarządu Głównego (m.in. raporty opisów analitycznych, raporty rejestrów VAT, obroty na kontach).

Pracownicy GOPR, w tym Zarząd Główny, zyskali możliwość tworzenia spersonalizowanych wydruków, które objęły m.in. faktury sprzedaży, zapisy bankowe, umowy o pracę czy noty korygujące.

Czasochłonność w dół 

Jakie korzyści wdrożenie Comarch ERP Optima przyniosło GOPR? To przede wszystkim:

• integracja wszystkich jednostek do jednej bazy,
• generowanie zestawień pod rozliczenie dotacji (MSWiA i inne),
• szczegółowy opis analityczny dokumentów,
• nadzór Głównej Księgowej nad pracą działu księgowości w Grupach Regionalnych GOPR,
• ustandaryzowanie działań w każdej jednostce,
• automatyzacja pracy działu księgowego i kadrowego,
• integracja z systemami bankowymi.

O dużym rozwoju organizacyjnym w GOPR mówi też Aleksandra Gaweł, Główna Księgowa: – Wdrożenie Comarch ERP Optima pozwoliło nam zmniejszyć czasochłonność pracy o 90%. Sporządzanie sprawozdań dla ministerstwa zajmuje teraz dużo mniej czasu, a przygotowanie i wysyłka JPK-V7 odbywa się w mgnieniu oka. Dzięki pracy na jednej, centralnej bazie danych, raportowanie stało się szybsze i bardziej precyzyjne. Dodatkowo, nowy system poprawił kontrolę nad grupami regionalnymi, ustandaryzował i zautomatyzował pracę, wyeliminował powstawanie błędów i umożliwił łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi – mówi.

Postęp w GOPR nie kończy się jednak na dotychczasowych działaniach. W planach są kolejne kroki, jak wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (który będzie obowiązkowy dla firm od 2026 roku) oraz integracja z systemem gopr24.pl.