Bank Spółdzielczy Duszniki z siedzibą w Szamotułach na kolejnym etapie digitalizacji
Eliminacja wydruków, oszczędność czasu i sprawniejsze procesowanie dokumentów – to tylko kilka z korzyści uruchomienia aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentów, jakie zauważają pracownicy Banku Spółdzielczego Duszniki. System Comarch DMS zapewnia obsługę elektronicznego obiegu faktur kosztowych, umów z kontrahentami oraz teczek kredytowych klientów banku.
Program do digitalizacji dokumentów wykorzystywany jest w Banku Spółdzielczym Duszniki jako element systemu Comarch ERP XL, w ramach którego użytkowane są również moduły: księgowość, środki trwałe, kadry i płace, Business Intelligence oraz aplikacja Comarch HRM (Human Resources Management). Z narzędzi informatycznych korzystają wszyscy pracownicy instytucji, czyli ponad 160 osób pracujących na co dzień w centrali i trzynastu placówkach handlowych banku.
Czas na (r)ewolucję
- Na początku 2020 roku podjęliśmy decyzję o konieczności uruchomienia systemu informatycznego, który zapewni nam wsparcie w digitalizacji instytucji oraz pozwoli na odejście od realizowania obiegu w formie papierowej, a także zastąpi narzędzie, które spełniało dotychczas głównie funkcję archiwum dokumentów - mówi Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki. Zapoznaliśmy się z ofertą poszczególnych dostawców IT i systemem, który najbardziej odpowiadał na nasze potrzeby był Comarch DMS. Po kolejnych analizach zauważyliśmy, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem zarówno pod kątem informatyzacji banku, jak i kosztów z tym związanych będzie kompleksowa rozbudowa środowiska IT. Dlatego zdecydowaliśmy się również na wdrożenie wielomodułowego systemu Comarch ERP XL do obsługi obszarów księgowości, kadr i płac oraz środków trwałych, co pozwoliło zastąpić szereg innych używanych wcześniej programów.
- Prace wdrożeniowe ruszyły w miesiącach, kiedy zaczęły obowiązywać obostrzenia sanitarne związane z pandemią COVID-19 oraz wprowadzany był lockdown w kolejnych branżach gospodarki, więc było to dla nas duże wyzwanie. Decyzje, które wtedy podjęliśmy były trudne, ale czas pokazał, że konieczne i bardzo trafione, ponieważ teraz dysponujemy kompleksowym środowiskiem informatycznym i doskonale odnajdujemy się w nowych warunkach pracy oraz kontaktach z klientami – dodaje Arkadiusz Kulig, Wiceprezes Zarządu BS Duszniki.
Dużo się zmieniło
Głównym obszarem, który uporządkował system Comarch DMS były „teczki kredytowe”, a więc szereg dokumentów, które są niezbędne do przeprocesowania i podpisania umowy. Po podpisaniu umowy tradycyjne teczki kredytowe są archiwizowane, jednak bardzo często zachodzi potrzeba ponownego do nich sięgnięcia w celu odczytu, wykonania kopii lub uzupełnienia dokumentów i zaświadczeń. W przypadku tradycyjnych teczek papierowych pracownik banku musiał wtedy udać się do archiwum, pobrać teczkę zgodnie z procedurami bankowymi, wykonać kopię dokumentów, a następnie zwrócić teczkę do archiwum. Proces ten angażował innych pracowników – pracownik archiwum wyszukiwał teczkę, a następnie – po jej zwrocie – umieszczał ją ponownie we właściwym miejscu w archiwum. W elektronicznym repozytorium dostęp do wszystkich dokumentów kredytowych jest możliwy w czasie rzeczywistym dla pracowników różnych komórek zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dodatkowo elektroniczne repozytorium daje możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania teczek kredytowych i/lub poszczególnych dokumentów. Bank wcześniej dysponował już elektronicznym repozytorium dokumentów, jednak system ten miał ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów i nie dawał możliwości budowania procesów elektronicznych obiegów dokumentów.
- Ponadto planując wdrożenie systemu Comarch DMS postawiliśmy sobie za cel także usprawnienie tego obszaru i przemodelowanie procesu zbierania dokumentów. Utworzyliśmy obieg o nazwie „teczka kredytowa”. Każda z nich ma indywidualny numer i zawiera dokumenty i zaświadczenia niezbędne przy składaniu wniosku kredytowego. Dokumenty raz wprowadzone do systemu, mogą być wykorzystywane przy kolejnych umowach – opisuje Arkadiusz Kulig.
Teraz pracownik przy uruchamianiu procesu kredytowego i zakładaniu „teczki kredytowej” ma możliwość sprawdzenia w systemie, czy dany klient korzysta już z usług banku i zweryfikowania, czy wszystkie wymagane dokumenty są zgodne z wymogami. Jeśli są aktualne, może je wykorzystać przy procesowaniu wniosku i wpiąć do nowej „teczki kredytowej”.
- Dodatkowo wdrożenie Comarch DMS ograniczyło nam liczbę wydruków. Pracownicy mają dostęp do elektronicznych teczek niezależnie od miejsca przechowywania ich papierowej wersji oraz możliwość pracy zdalnej na dokumentach – podkreśla Michał Słabicki, Kierownik Zespołu Informatyki. Aktualnie system utrzymuje kilka tysięcy „teczek kredytowych”, czyli ponad 300 tysięcy aktywnych dokumentów – dodaje.
Comarch DMS weryfikuje również dokumenty w przypadku zamykania konkretnej umowy kredytowej. Sprawdza, czy są one wykorzystane przy innym produkcie. Jeśli nie, automatycznie przesyłane są one do archiwum. Eliminuje to problem dokumentów nieprzypisanych do żadnej sprawy.
E-Faktury
W ramach wdrożenia programu Comarch DMS został utworzony także obieg faktur. Do banku trafiają one w formie papierowej, jak i elektronicznej - drogą mailową. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR, który wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków wprowadza je do obiegu dokumentów. Do tego samego systemu trafiają też maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów.
W kolejnym etapie do dokumentu są przypisywane kategorie finansowe oraz centra, w których koszt powstaje. Następnie faktura przekazywana jest do osoby, która ją opisuje i dalej do osób akceptujących koszty (występuje kilka poziomów akceptacji), by na koniec wrócić do działu księgowości, gdzie tzw. jednym kliknięciem faktura jest księgowana.
- Uruchomienie elektronicznego obiegu faktur znacznie usprawniło procesowanie dokumentów, poprawiło terminowość płatności oraz ograniczyło liczbę papierowej korespondencji. W tej chwili nawet 95 procent kontrahentów przesyła nam faktury elektronicznie – mówi Anna Nawrot, Kierownik Zespołu Finansowo - Księgowego. Dodatkowo mamy czytelny podgląd kosztów generowanych przez poszczególne oddziały banku czy też opłat za usługi, z których korzystamy. Jesteśmy w stanie wykryć, gdzie są one za wysokie i dzięki temu podjąć właściwe działania.
Dodatkowe możliwości wykorzystania Comarch DMS: elektroniczne teczki z umowami
Dusznicki Bank, jak każda firma, podpisuje umowy z dostawcami usług czy też produktów. Repozytorium umów zostało również przeniesione do systemu Comarch DMS, gdzie utworzono dwa obiegi: jeden dla umów a drugi dla aneksów z opcją ich łączenia.
- System daje możliwość sprawdzenia, czy dana umowa była uzupełniana o aneksy oraz sprawdzenia ich treści. Jeżeli dokument był podpisany wiele lat temu i pojawi się konieczność sporządzenia nowego dokumentu - aneksu, to nowsza jego wersja zostanie zamieszczona w tym samym katalogu, aby zachować ciągłość historii danego kontraktu. To jest bardzo duże uproszczenie dla działów administracyjnych, które później zarządzają takimi dokumentami – zaznacza Michał Słabicki.
- Wdrożone i uruchomione funkcjonalności sprawdzają się, co często podkreślają pracownicy banku. Dlatego planujemy rozbudowę elektronicznego obiegu dokumentów i testujemy kolejne obszary digitalizacji, które powinny usprawnić komunikację między placówkami oraz przyspieszyć weryfikację wniosków kredytowych, a docelowo podnieść konkurencyjność banku – podsumowuje Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki.