Elektroniczny obieg dokumentów w firmie LAKMA pod kontrolą systemu Comarch

Grupa Lakma – producent wyrobów chemii budowlanej, gospodarczej i przemysłowej oraz systemów dociepleń – wdrożyła rozwiązanie do zarządzania obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie Comarch DMS (Document Management System).

Firma poszukiwała oprogramowania do uporządkowania przepływ faktur, not księgowych, delegacji czy też reklamacji i zapotrzebowań. Dzięki wdrożeniu systemu krakowskiego producenta, proces ten został uporządkowany i aktualnie jest całkowicie realizowany w formie elektronicznej. Comarch DMS funkcjonuje w Lakmie od tego roku.

Lakma korzysta z usług Comarch od 2011 roku, kiedy to zostały wdrożone rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem. Sercem całego systemu jest Comarch ERP XL, intuicyjne i funkcjonalne narzędzie do administrowania procesami w firmie, uzupełniony o Comarch Mobile oraz Comarch Business Intelligence.

– Wraz ze wzrostem ilości pojawiających się w firmie dokumentów zauważyliśmy potrzebę wdrożenia rozwiązania informatycznego umożliwiającego uporządkowanie procesów związanych z ich obiegiem. Zależało nam m.in. na wyeliminowaniu sytuacji zaginięcia wpływającej do jednej z naszych firm faktury, długiego przetrzymywania dokumentów i akceptacji, czy też zbyt późnego przekazywania do działu księgowości faktur wymagających zapłaty. Doszliśmy do wniosku, że najlepszym sposobem na usprawnienie w obszarze zarządzania dokumentami będzie uruchomienie Comarch DMS (Document Management System), modułu będącego integralną częścią wykorzystywanego przez nas oprogramowania Comarch ERP –  mówi Maciej Paluch, wiceprezes Lakma.

Rozwiązanie wspiera pracę osób, które biorą udział w procesie obiegu dokumentu w firmie. Obecnie z systemu korzysta 50 pracowników , w tym przedstawiciele handlowi, księgowi a także kadra menedżerska najwyższego szczebla. Podłączenie dyrektorów i przedstawicieli zarządu do systemu Comarch DMS znacznie usprawniło proces podejmowania decyzji w poszczególnych spółkach, wchodzących w skład Grupy Lakma. Aplikacja DMS jest dostępna z poziomu modułu desktopowego, przez przeglądarkę internetową a także jako aplikacja mobilna.

 Sprawna dekretacja dokumentów

Comarch DMS pozwolił na stworzenie ścieżek obiegu dokumentów zarówno kosztowych, jak i zakupowych. Po wdrożeniu oprogramowania dokument wpływa do sekretariatu, gdzie jest skanowany. Papierowy oryginał trafia bezpośrednio do działu księgowości, a wymagane akceptacje odbywają się całkowicie w formie elektronicznej. W systemie działa mechanizm kontroli duplikacji, dzięki czemu wyeliminowane zostały pomyłki związane z kilkukrotnym wprowadzaniem dokumentu. Na bieżąco uprawnione osoby mogą sprawdzić u kogo aktualnie znajduje się dana faktura. Po uzyskaniu niezbędnych akceptacji, dokument jest wprowadzany do rejestru VAT lub przekazywany do płatności.

Dodatkowo użytkownicy Comarch DMS mogą składać zapotrzebowania na zakup towarów czy też usług na potrzeby działalności firmy. Wprowadzają do systemu wniosek kosztowy wraz z uzasadnieniem oraz przypisaniem do budżetu. Dokument po akceptacji przełożonego jest przekazywany do realizacji przez dział zakupów. Jeżeli wniosek jest odrzucony, wówczas zostaje usunięty z systemu.

Elektroniczne segregatory

Dokumenty, które wpływają do przedsiębiorstwa są archiwizowane w systemie Comarch DMS. Daje to możliwość dostępu do nich w każdej chwili i w dowolnym biurze Lakmy. Podgląd do dokumentów maja również przedstawiciele handlowi, którzy bardzo rzadko bywają w siedzibie firmy. Wystarczy, że uruchomią aplikację mobilną na swoim urządzeniu (tablecie lub smartfonie).

Comarch DMS posiada również funkcję podglądu dokumentu na każdym etapie obiegu. Dzięki elastycznemu definiowaniu uprawnień, w łatwy sposób można określić który pracownik i na jakim etapie ma dostęp do danego dokumentu. System wyposażony jest w wyszukiwarkę, która w intuicyjny sposób pozwala odszukać konkretną notę księgową.

– Dzięki wdrożeniu Comarch DMS pracownicy firmy mają dostęp do podglądu dokumentów z poziomu aplikacji webowej lub mobilnej, skrócił się znacznie czas ich obsługi i przede wszystkim nie giną one już w tajemniczy sposób. Mimo, że elektroniczny obieg dokumentów nie zmniejsza ilości pracy w firmie, to zdecydowanie ją porządkuje – podsumowuje Tadeusz Pacut, kierownik Działu Informatyki i Analiz w firmie Lakma.