Kupić, czy wynająć?

Era zakupów tradycyjnego oprogramowania w tzw. pudełku ustępuje na  rzecz ery wynajmu i aktualizacji firmowych systemów IT przez Internet. Dzięki połączeniu systemu do zarządzania firmą (ERP) z modelem jego udostępnienia przez przeglądarkę internetową (SaaS – Software as a  Service) otrzymujemy możliwość zarządzania firmą przez Internet. Całość oparta jest na modelu tzw. chmury obliczeniowej – cloud computing.

O ile duże przedsiębiorstwa zdają sobie sprawę z tego, że odpowiednie oprogramowanie jest podstawą ich działania, o tyle firmy sektora MSP nie zawsze są przekonane o konieczności prowadzenia swojej działalności w oparciu o rozwiązania informatyczne. Z badań Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji wynika, że przedsiębiorstwa z rynku MSP niezwykle rzadko korzystają z rozwiązań teleinformatycznych, które podnoszą jakość zarządzania i ich konkurencyjność. Jedną z przyczyn tego zjawiska są stosunkowo wysokie – w odczuciu przedsiębiorców – koszty zakupu specjalistycznego systemu wspomagającego zarządzanie firmą (ERP, CRM, BI) oraz późniejsze opłaty aktualizacyjne, które skutecznie odstraszają potencjalnych nabywców. Zakup całego oprogramowania generuje ogromne koszty. W odróżnieniu od małych firm z mniejszymi zasobami duże firmy mogą pozwolić sobie na inwestycję w narzędzia IT stworzone specjalnie dla ich potrzeb, inwestycje w specjalistów i infrastrukturę sprzętową.

Gdy jednak decyzja o wprowadzeniu rozwiązań IT w firmie zostanie podjęta, pojawia się kolejne, równie ważne pytanie – kupić, czy wynająć?

Podstawowym argumentem, decydującym o odpowiedzi na to pytanie, jest proste przeliczenie kosztów poniesionych na zakup licencji (przeważnie z 12-miesięcznym okresem gwarancji) i porównanie ich do abonamentu opłacanego przez kolejnych 12 miesięcy – w przypadku korzystania z IT w modelu SaaS. Przyglądając się tym liczbom, statystyczny przedsiębiorca dochodzi do wniosku, że po upływie jednego roku wydatki poniesione na abonament związany z wynajmowaniem aplikacji zaczną przewyższać koszt zakupu licencji, co ostatecznie stanowi podstawę decyzji o zakupie wersji stacjonarnej. Porównanie to bazuje jednak na kompletnie nieprawdziwych założeniach. Koszt zakupu licencji to przysłowiowa kropla w morzu kosztów.

Aby dokonać poprawnej oceny szacunkowych kosztów i ich porównania dla obu modeli, należałoby dokonać analizy w oparciu o tzw. TCO (Total Cost of Ownership – całkowity koszt posiadania, utrzymania, serwisowania własnej infrastruktury IT). To, czego firmy niestety nie biorą pod uwagę przy dokonywaniu analizy porównawczej kosztów zakupu licencji w stosunku do oprogramowania w chmurze, to:

• sprzęt (dodatkowe stacje robocze, serwery, urządzenia do backupu i archiwizacji danych),
• oprogramowanie dodatkowe (licencje – oprogramowanie systemowe, platformy baz danych, oprogramowanie zapewniające bezpieczeństwo informatyczne,oprogramowanie awaryjne oraz rozszerzenia i aktualizacje),
• wydatki ponoszone z tytułu utrzymania sieci (związane ze wszystkimi urządzeniami sieciowymi – routery, huby, urządzenia podtrzymywania napięcia w sieci, zasilacze, modemy, okablowanie etc.), serwisowania narzędzi oraz zakupu powiązanego oprogramowania,
• zasoby ludzkie i ich efektywne wykorzystanie – grupa wydatków związanych z tzw. czynnikiem ludzkim to wynagrodzenia dla informatyków, premie i nagrody, koszty zwolnień chorobowych, redukcji personelu (odprawy), rekrutacji, a także proporcjonalnie koszty administracyjne pracowników działu personalnego, księgowości, zarządu czy specjalistów zewnętrznych.

Do tego należy doliczyć jeszcze tzw. koszty ukryte, niewidoczne na pierwszy rzut oka i często nieuwzględniane w analizie, czyli koszty związane z pomieszczeniami zajmowanymi przez dział IT (w tym serwerownie i centra przetwarzania/archiwizacji danych) i ich wyposażeniem (np. meble, wentylatory). Pomijane są także: opłaty za energię zużywaną przez infrastrukturę informatyczną, brak dostępu do danych tu i teraz (możliwość utraty kontraktu handlowego z powodu braku dostępu do bieżących danych firmowych albo podpisanie kontraktu w oparciu o nieaktualne dane) czy też koszty przestoju i awarii – brak wdrożonej polityki bezpieczeństwa czy archiwizacji w firmach powoduje, że w razie awarii systemu przedsiębiorstwo nie ma możliwości prowadzenia bieżącej działalności.

W przypadku korzystania z systemu IT w modelu SaaS koszty te w dużej mierze zostają przeniesione z klienta na dostawcę oprogramowania, który odpowiada za jego aktualizacje, zabezpieczenie danych i ich archiwizację, utrzymanie odpowiedniej wydajności i 24-godzinny dostęp do aplikacji. Dodatkowo, opłacając abonament, przedsiębiorca otrzymuje bezpłatne aktualizacje systemu czy wsparcie ze strony konsultantów producenta, a firma nie ponosi kosztów związanych z rozbudową własnej sieci IT i jej utrzymaniem. Zaoszczędzone w ten sposób zasoby finansowe czy personalne przedsiębiorstwo może efektywniej wykorzystywać do swojego rozwoju. Dzięki zdalnemu dostępowi do bieżących danych firma może zreorganizować działania biznesowe, uczynić je bardziej elastycznymi i bezpieczniejszymi.

Podstawową wartością dodaną rozwiązań dostępnych przez Internet, czyli np. aplikacji Comarch iOPT!MA24, Comarch CDN iXL24, Comarch iALTUM24 czy Comarch iSklep24, jest przede wszystkim praca na systemie bieżąco aktualizowanym o wszelkie zmiany prawne z zakresu przepisów podatkowo-księgowych, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. A dzięki zdalnemu dostępowi z dowolnego komputera przez Internet i większej elastyczności system gwarantuje jego użytkownikom możliwość lepszej organizacji pracy i efektywniejszego zarządzania przedsiębiorstwem. Pracownicy firmy z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie mogą łączyć się ze wspólną bazą danych i zarządzać odpowiednimi procesami biznesowymi, a także podejmować kluczowe decyzje w oparciu o aktualne dane firmowe.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na oprogramowanie w chmurze, najczęściej argumentują swój wybór gwarantowaną przez SaaS możliwością większej koncentracji na podstawowej działalności firmy i obniżeniem kosztów stałych. Dotychczas utrzymywana infrastruktura informatyczna generowała koszty bez względu na to, czy była wykorzystywana, czy nie. Największymi barierami w procesie integracji rozwiązań oferowanych w modelu cloud computing z firmowymi środowiskami informatycznymi pozostają nadal kwestie bezpieczeństwa, wydajności i dostępności. Jednak według analityków Gartnera główne czynniki hamujące popularyzację takiego modelu, zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa informacji, są pochodną barier psychologicznych i przyzwyczajeń oraz nieznajomości prawa. Można spodziewać się więc, że ich rola będzie maleć. Sukces modelu outsourcingu uzależniony jest od prawidłowego zrozumienia jego miejsca w polityce firmy. Cloud computing powoduje, że informatyka zaczyna spełniać funkcję usługową wobec podstawowych zadań biznesowych przedsiębiorstwa. Z komórki generującej koszty dział IT zostaje przekształcony w narzędzie przyczyniające się do zwiększania przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Daje on możliwość osiągania korzyści ze stosowania informatyki bez konieczności jej posiadania.

Autor: Marcin Wrona, Product Manager Comarch iOPT!MA24, iComarch24 SA

Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 1/2011.