Przesyłanie faktur drogą elektroniczną

Rozporządzenie dotyczące elektronicznego przesyłania faktur, które miało zliberalizować przepisy, w istocie wprowadziło niemałe zamieszanie wśród przedsiębiorców, a nawet specjalistów w dziedzinie prawa i podatków. Eksperci Comarch wyjaśniają aspekty elektronicznego przesyłania faktur.

Temat przesyłania faktur drogą elektroniczną został nagłośniony po opublikowaniu Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., która miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Ministerstwo Finansów, dostosowując krajowe przepisy do tej dyrektywy, wydało rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. 249, poz. 1661).

– Co prawda, rozporządzanie wydane przez Ministerstwo Finansów rzeczywiście znosi obowiązek stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub EDI przy elektronicznym przesyłaniu faktur, ale jednocześnie zgodnie z § 4 nakłada na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur – mówi Katarzyna Robak, kierownik Zespołu Modułów Księgowych Comarch OPT!MA.

Jak podaje informator opublikowany przez Ministra Finansów dotyczący najważniejszych zmian w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r., metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów ma określić sam podatnik. – Tu zaczęły się domysły i spekulacje w mediach, cóż takiego poza podpisem cyfrowym i systemami elektronicznej wymiany danych zapewni integralność i autentyczność faktury. Kiedy jedni twierdzili, że od 1 stycznia 2011 roku faktury można przesyłać przez Internet dowolnie, na przykład jako załącznik do maila, inni nadal obstawali przy wymienionych zabezpieczeniach informatycznych – dodaje Jakub Cel, Business Development Manager MSP w Comarch.

Comarch od dawna wspiera przedsiębiorców w zoptymalizowaniu procesu przesyłania przez Internet dokumentów – w tym faktur – rozwijając rozwiązania typu EDI. Ponadto użytkownicy systemów Comarch OPT!MA, Comarch ALTUM, Comarch CDN XL, a także darmowej aplikacji internetowej ERP XT mogą bardzo prosto przesyłać faktury w postaci załączników do e-maila. – Właśnie dlatego postanowiliśmy włączyć się do dyskusji. Oczywiście ostatnie słowo należy zawsze do urzędnika dokonującego kontroli w firmie i interpretującego przepisy, jednak po dokładnym przeanalizowaniu zapisów można dojść do kliku logicznych wniosków, które powinny wskazać właściwą drogę postępowania – tłumaczy Barbara Przybylska, kierownik Zespołu Projektowego Systemów ERP w Comarch.

Po pierwsze, rozporządzenie nie określa czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury). Po drugie, jeżeli to podatnik określa metodę, jaką stosuje do zapewnienia autentyczności i integralności podczas przesyłania faktury – aby działać zgodnie z prawem – rzeczywiście powinien on wykazać się jakimkolwiek działaniem w tym kierunku, np. poprzez zastosowanie trudnego w edytowaniu formatu pliku. Jeżeli zamiast formatu .doc czy .xls skorzysta z zapisu faktury do formatu .pdf, może to stanowić argument podczas ewentualnej kontroli. Po trzecie, skoro, jak podaje informator opublikowany przez Ministra Finansów: […] Celem zaproponowanych w rozporządzeniu zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych […], wydaje się, że podatnik ma możliwość przyjęcia rozwiązania najbardziej dla siebie wygodnego, generującego najniższe koszty, a w praktyce dającego tę samą pewność, co do autentyczności i integralności, jak w przypadku faktur papierowych.

Reasumując, jeżeli przedsiębiorca zastosuje odpowiednie środki zaradcze, które będzie mógł przedstawić w razie kontroli Urzędu Skarbowego, z uznaniem autentyczności i integralności przy przesyłaniu nie powinno być problemów. Dodatkowo podatnik powinien bezwzględnie pamiętać o uzyskaniu zgody odbiorcy na otrzymywanie elektronicznych faktur, to jeszcze jeden wymóg wynikający z rozporządzenia. Najlepiej od razu opisać dokładnie procedury, jakie firma będzie stosować oraz czynności, które zagwarantują autentyczność i integralność wymienianych dokumentów. W takiej umowie przedsiębiorca może zapisać procedurę zamówienia towarów/usług oraz informację, w jaki sposób, oraz przez kogo zostanie przesłana faktura (np. e-mailem, w formacie .pdf, z konkretnego adresu e-mail). W takim przypadku można przyjąć, że autentyczność pochodzenia zapewniona jest w taki sam sposób, jak przy zamawianiu towarów przez Internet, gdy dostawca przesyła fakturę pocztą tradycyjną. W związku z tym, że złożono zamówienie, nabywca spodziewa się, że otrzyma towar oraz fakturę od określonego podmiotu, zgodnie z warunkami zawartymi w zamówieniu. Posiadając w dokumentacji zarówno zamówienie, jak i fakturę (w postaci pisemnej lub elektronicznej, np. w formie pliku .pdf) przedsiębiorca jest w stanie dokonać porównania danych zawartych na zamówieniu z danymi na fakturze, w szczególności może zweryfikować takie informacje jak: dane dostawcy/odbiorcy, termin płatności, rodzaj towaru/usługi, ilość, cenę, wartość itp. W razie kontroli łatwo wykazać, że nie została naruszona autentyczność, integralność treści – dane na fakturze są zgodne z treścią zamówienia. Nie zawsze oczywiście przedsiębiorca dysponuje dokumentem zamówienia – w takiej sytuacji porównania można dokonać np. z umową (gdy fakturę dostarczono w związku z wcześniej podpisaną umową, np. na usługi telekomunikacyjne) lub dokumentem Wydania Zewnętrznego (gdy w sklepie nastąpił odbiór towaru, a faktura zostanie dosłana za kilka dni).

Bez względu na formę przekazywania dokumentów organy skarbowe mogą zastosować kontrolę krzyżową, pozwalającą na sprawdzenie czy dana faktura ma te same dane u wystawcy i u odbiorcy, czyli porównać zgodność faktury zakupu u podatnika A z fakturą sprzedaży u podatnika B, dokładnie w taki sam sposób jak przy fakturach papierowych. Oczywiście organ kontrolujący musi mieć wgląd w pliki faktur, które muszą być czytelne przez cały okres przechowywania. Dodatkowo sposób ich przechowywania musi umożliwiać łatwe odszukanie konkretnego dokumentu (podział na okresy rozliczeniowe, usystematyzowane nazwy plików) oraz umożliwić bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organów kontroli. A zatem w najprostszym przypadku, w którym kontrahenci będą przesyłać sobie faktury pocztą elektroniczną, wystarczy, w odpowiednio nazwanym katalogu w komputerze, przechowywać zapis e-maila wraz z załącznikiem – to dodatkowo zapewni o autentyczności pochodzenia, bowiem razem z e-mailem zapisana zostanie data jego otrzymania, nadawca itd.

Podsumowując, jeżeli podatnik wypracuje odpowiednie procedury, wydaje się, że może przesyłać fakturę w formacie .pdf lub innym, nie zabezpieczonym w sensie technicznym pliku. Należy przy tym mieć świadomość, że integralność i autentyczność samego pliku z fakturą zapewni właściwie tylko podpis elektroniczny (także ten niekwalifikowany) – nie zwalnia to jednak podatnika od sprawdzenia czy na fakturze znajdują się właściwe dane. Podpis elektroniczny może więc służyć do szybkiego zorientowania się, czy nie nastąpiła nieuprawniona modyfikacja. Gdyby tak się stało prawdopodobnie pojawi się rozbieżność między tym co zostało zamówione (lub co jest zapisane w umowie), a tym co otrzymano. Przy dużej ilości przesyłanych dokumentów, takie dodatkowe zabezpieczenie usprawniłoby procedurę pozwalając wyszukać na wcześniejszym etapie ewentualne nieprawidłowości.

– Wygląda na to, że Ministerstwo Finansów, mimo mało zrozumiałej formy przekazu, chce dać kredyt zaufania podatnikom likwidując dotychczasowe ograniczenia i dostosowuje przepisy do polskiej rzeczywistości biznesowej, co jest niezwykle ważne szczególnie dla rozwoju małych przedsiębiorców, których biurokracja zawsze dotyka najbardziej – podsumowuje Jakub Cel.