IT w świecie akwarystów

Firma Tropical, działająca na rynku od ponad 35 lat, jest wiodącym w Polsce i jednym z największych na świecie producentów branży zoologicznej. Produkty Tropical dostępne są w kilkudziesięciu krajach świata, na czterech kontynentach: w Europie, Azji, Afryce oraz Ameryce Południowej. Nieustannie wprowadzane udoskonalenia i innowacyjne rozwiązania sprawiły, że Tropical stał się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie przedsiębiorstw w tej branży. Innowacyjne podejście do biznesu objęło także obszar informatyki. Nowoczesna produkcja wymaga bowiem zaawansowanego systemu informatycznego, który zapewni wydajność i efektywność wszystkich procesów biznesowych.

Nowoczesne i w pełni zautomatyzowane linie technologiczne Tropical umożliwiają wytwarzanie wysokiej jakości produktów. Stale rozwijana oferta liczy obecnie ok. 700 pozycji.

W najnowszym zakładzie produkcyjnym firmy Tropical, wyposażonym w pełni zautomatyzowane linie technologiczne, powstają pokarmy płatkowane i granulowane dla ryb akwariowych i stawowych, gadów, gryzoni oraz ptaków, a także preparaty i testy akwarystyczne. W ramach przeprowadzonej inwestycji powstała jedna z najnowocześniejszych linii produkcyjnej na świecie, zdolna wytwarzać paszę o wyjątkowo rzadko spotykanych do tej pory parametrach.

Do 2011 roku Tropical korzystał z niezależnych aplikacji obsługujących różne obszary działalności firmy, które w związku z jej dynamicznym rozwojem zaczęły być niewystarczające. W związku z tym Tropical rozpoczął poszukiwania systemu, który zapewni obsługę wszystkich kluczowych procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Ważnym kryterium wyboru było zapewnienie integracji i spójności danych dla działów sprzedaży, produkcji, magazynu oraz finansowo-księgowego.

Kluczowymi elementami wdrożenia były zapewnienie obsługi produkcji rozlokowanej w dwóch zakładach oraz obsługi procesów handlowych realizowanych przez pracowników działu handlowego, a także przedstawicieli handlowych zarówno w siedzibie firmy, jak również u klientów oraz na giełdach towarowych. Ważnym elementem poszukiwanego systemu było zapewnienie odpowiedniego poziomu obsługi gospodarki magazynowej z zastosowaniem funkcjonalności magazynu wysokiego składowania oraz urządzeń mobilnych.

Wybór padł na system Comarch ERP XL:

• w celu spełnienia wszystkich norm związanych z produkcją pokarmu w ramach wdrożenia modułu Produkcja wprowadzono dodatkowe cechy rejestrowane zarówno przy zakupie surowca, jak również przyjęciu produkcji. Towary uczestniczące w obrocie magazynowym oprócz cechy oznaczane są datą ważności oraz kodem EAN;
• w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu obsługi klienta, a także jej usprawnienia wdrożona została platforma internetowa B2B Comarch ERP Pulpit Kontrahenta, która została wzbogacona o możliwość importu zamówień z pliku XLS, co w znaczący sposób przyśpieszyło i ułatwiło rejestrację zamówień w systemie. Dodatkowo, platforma Comarch EDI zapewniła elektroniczną wymianę dokumentów ze stałymi odbiorcami i klientami;
• w ramach poprawy jakości obsługi klienta oraz pracy przedstawicieli handlowych wdrożono aplikację Comarch ERP Mobile Sprzedaż, która usprawniła planowanie wizyt handlowych, rejestrację potencjalnych klientów, jak również pozwoliła na bezpośrednie rejestrowanie ofert oraz zamówień w trakcie wizyty u klienta, a także możliwość zarejestrowania scenariusza planu wizyty, który realizowany jest przez danego przedstawiciela handlowego;
• ważne było zapewnienie obsługi sprzedaży prowadzonej na giełdach towarowych oraz targach branżowych. W związku z faktem, że w miejscach tych często występował problem ze stabilnym połączeniem sieciowym, rozwiązania online były bardzo zawodne. Wdrożono zatem funkcjonalność Comarch ERP Optima Offline, która zapewnia obsługę gospodarki magazynowej oraz sprzedaży, a także nadzór nad towarami;
• dzięki wprowadzeniu dedykowanej aplikacji Comarch ERP Mobile Magazyn znacznie usprawniono organizację pracy magazynu dzięki możliwości realizacji zamówień poprzez urządzenia mobilne, skróceniu czasu kompletacji zamówienia oraz wyeliminowaniu pomyłek w wysyłce towaru.

Wdrożenie systemu Comarch ERP XL uporządkowało przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami, zapewniło integrację wszystkich wydziałów firmy oraz umożliwiło bieżące monitorowanie realizacji zamówień wraz z planowaniem produkcji. Dzięki wdrożeniu dodatkowych funkcjonalności około 40 proc. zamówień rejestrowanych jest bezpośrednio przez klientów firmy. Zaawansowane narzędzia pozwalają na bieżąco analizować kluczowe dane przedsiębiorstwa i podejmować właściwe decyzje biznesowe.

Implementację systemu przeprowadził Partner Comarch – Centrum Technologii Informatycznej z Gliwic.