Sunreef Yachts łapie informatykę w żagle i rozwija działalność z systemem Comarch ERP

Tak jak tenis wymaga precyzyjnych uderzeń i świetniej kondycji, tak projektowanie oraz konstrukcja katamaranów żaglowych oraz motorowych muszą cechować się kunsztem i solidnością wykonania. Zapewne to połączenie jakości i innowacyjnej technologii przekonało Rafaela Nadala do zakupu jachtu wyprodukowanego przez firmę Sunreef Yachts. Gwiazda światowego tenisa jest posiadaczem katamaranu polskiej marki od blisko dwóch lat.

Ale zanim taki elegancki jacht może wyruszyć w swój pierwszy rejs, wiele osób musi przygotować i zrealizować szereg zadań, od zamówienia poszczególnych elementów niezbędnych do skonstruowania statku, przez wykonanie projektu aż po zaplanowanie i realizację produkcji. To niezwykle długotrwały proces, który wymaga wsparcia narzędzi informatycznych, w szczególności systemów klasy ERP. Sunreef Yachts to firma świadoma znaczenia informatyki w biznesie. Dlatego na co dzień korzysta z komplementarnego systemu, jakim jest Comarch ERP XL. Jego funkcjonalności pozwalają na zarządzanie kluczowymi obszarami działalności firmy.

Firma Sunreef Yachts została założona w 2002 roku i w ciągu 20 lat wyprodukowała ponad 200 jachtów żaglowych oraz motorowych, które obecnie pływają po morzach na całym świecie. Od ponad 10 lat sercem informatycznym stoczni jest system Comarch ERP XL. 

- Kiedy program został uruchomiony w firmie, korzystało z niego ok. 20 osób. Od tego czas Sunreef Yachts się rozrastała, zwiększyliśmy zatrudnienie, uruchomiliśmy drugą halę produkcyjną, realizujemy więcej zamówień. Wraz z rozwojem firmy potrzebowaliśmy rozbudowywać również środowisko informatyczne, aby jeszcze lepiej zarządzać przedsiębiorstwem. System Comarch jest na tyle uniwersalnym rozwiązaniem, że na bieżąco mogliśmy dostosowywać go do naszych potrzeb. Z czasem został rozbudowany o kolejne aplikacje, m.in. do zarządzania pracami magazynu czy też elektronicznego obiegu dokumentów – opisuje Damian Sicha, IT manager w Sunreef Yachts.

Informatyka za sterami

Aktualnie z systemu Comarch ERP XL korzysta ok. 100 pracowników. Są to osoby zatrudnione w dziale księgowości, kadr, produkcji oraz w logistyce i magazynie. Program zapewnia ewidencję środków trwałych, zarządzanie płynnością finansową firmy oraz obsługę pełnej księgowości, w tym również możliwość tworzenia i wysyłania e-Sprawozdań finansowych. System jest też zintegrowany z aplikacją Comarch PPK, która umożliwia obsługę wszystkich procesów związanych z programem długoterminowego oszczędzania.

- Dużą zaletą systemu Comarch jest jego aktualizacja pod kątem zmian w przepisach prawnych oraz nowych obowiązków. Świadomość, że program księgowy jest dostosowywany na bieżąco do wymogów stawianych przez ustawodawcę, daje nam poczucie bezpieczeństwa i gwarancję poprawności przygotowywanych dokumentów – podkreśla Damian Sicha. 

- Mocną stroną jest również elastyczność programu, co pozwala nam na dostosowanie modułów systemu do specyfiki produkcji, jaka jest prowadzona w zakładach firmy Sunreef Yachts oraz ustawienie interfejsów pod indywidualne potrzeby pracowników. Wiele funkcjonalności byliśmy w stanie uruchomić samodzielnie, ponieważ intuicyjność i łatwość w obsłudze daje takie możliwości – dodaje Damian Sicha.

Komunikacja z pracownikami również została zdigitalizowana, dzięki uruchomieniu modułu HR i CRM w Comarch ERP Optima. Aplikacja daje dostęp do druków i dokumentów związanych z urlopami, szkoleniami czy posiadanymi certyfikatami oraz uprawnieniami.

Zajrzyjmy pod podkład

Pokładowe magazyny pozwalają na zgromadzenie i przechowywanie towaru, który jest niezbędny podczas dalekomorskich podróży. Skomplementowanie zaopatrzenia wymaga dobrego planowania. W firmie Sunreef Yachts organizację pracy na magazynie wspiera system Comarch WMS.

Za realizację zamówień materiałów potrzebnych do budowy jachtów i katamaranów odpowiedzialny jest dział logistyki. Jeszcze kilka lat temu liczył dwie osoby, ale rozwój firmy i większa liczba przyjmowanych zamówień sprawiła, że reorganizacja pracy okazała się konieczna. Zarząd podjął decyzje o rozbudowie zespołu oraz uruchomieniu informatycznego narzędzia do zarządzania pracą magazynu. 

-  Przed wdrożeniem Comarch WMS pracownicy logistyki i magazynu realizowali większość zadań w sposób analogowy. Do pewnego momentu taka organizacja pracy była wystarczająca, ale firma bardzo prężnie zaczęła się rozwijać i bez uruchomienia systemu klasy WMS ta dynamika mogłaby wyhamować, ponieważ obsługa magazynu nie byłaby w stanie zrealizować wszystkich zleceń zgłaszanych przez dział produkcji. W tym samym czasie została uruchomiona kolejna hala produkcyjna wraz z magazynem. Organizacja pracy w dwóch lokalizacjach bez informatycznego narzędzia nie byłaby możliwa – zaznacza Michał Murawski, kierownik magazynu w Sunreef Yachts.

System kontroluje stan komponentów niezbędnych do produkcji statków na magazynach w obu lokalizacjach. W momencie, gdy jeden z zespołów produkcyjnych zgłasza zapotrzebowanie na dany towar, to pracownicy magazynu mogą sprawdzić jego dostępność w obu lokalizacjach. Gdy tylko znajduje w którymś z magazynów, dostawa jest realizowana. Jeżeli stan magazynowy tego produktu jest niski, dział logistyki składa zamówienie i kontroluje jego realizację.   

W ramach projektu cyfryzacji przedsiębiorstwa pracownicy magazynu zostali wyposażeni w kolektory, które obsługują aplikację Comarch WMS Magazynier. Przenośne narzędzia umożliwiają realizację przyjęć i wydań towarów z magazynu, ewidencję przesunięcia towarów pomiędzy magazynami oraz realizację inwentaryzacji bezpośrednio przy towarze. 

- Kiedy dwa lata temu uruchamialiśmy system Comarch WMS, mieliśmy pięć kolektorów. Obecnie nasi pracownicy korzystają już z 16 urządzeń, a w tym roku z pewnością zakupimy kolejne – zapowiada Michał Murawski. 

Elektroniczna mapa świata dokumentów

Najnowszym „informatycznym odkryciem” na drodze digitalizacji firmy Sunreef Yachts jest system do elektronicznego obiegu dokumentów – Comarch DMS. Aktualnie program obsługuje dwa rodzaje faktur: kosztowe i towarowe. Dokumenty wprowadzane są przy użyciu technologii optycznego rozpoznawania znaków (optical character recognition, OCR). Aplikacja Comarch OCR odczytuje dane znajdujące się na dokumentach i automatycznie przesyła je do systemu Comarch DMS. 

- Wielu naszych kontrahentów to firmy zagraniczne i dokumenty, które od nich otrzymujemy są wystawiane w językach obcych. Początkowo program miał trudności z poprawnym odczytywaniem danych z obcojęzycznych dokumentów, ale zespół Comarch dostosował aplikację do naszych potrzeb i teraz bezbłędnie przetwarza dane oraz przesyła do systemu DMS – zaznacza  Damian Sicha z Sunreef Yachts.  

Po wprowadzeniu dokumentu do Comarch DMS, system wysyła powiadomienie pracownikom o przydzielonym zadaniu, które musi być wykonane przy obiegu faktur: akceptacja, opis kosztów, przesłanie do księgowości. Przed uruchomieniem Comarch DMS pracownicy firmy korzystali z innego narzędzia do obiegu dokumentów. Jednak nie był on zintegrowany z systemem ERP. Pracownicy działu księgowości musieli wykonywać tę samą czynność dwukrotnie: raz, aby złożyć dokument do systemu Comarch ERP XL, a drugi proces dotyczył wprowadzenia tej samej faktury do systemu obiegu dokumentów. 

- Przejście ze starego środowiska na nowe rozwiązanie pozwoliło na eliminację pomyłek, dokładny monitoring obiegu dokumentów oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych. Pracownicy są bardzo zadowoleni z funkcjonalności Comarch DMS, dlatego już teraz pracujemy nad uruchomieniem kolejnych modułów do tworzenia kartotek towarowych oraz obsługi faktur magazynowych. Elastyczność systemów Comarch pozwala na samodzielne uruchomienie szeregu funkcjonalność, które są wprowadzane razem z każdą aktualizacją programów. My zawsze korzystamy z tych nowości, sami również zgłaszamy do zespołu Comarch propozycje rozwiązań, o które, naszym zdaniem, systemy powinny być wzbogacone  – podumowuje Damian Sicha. 

Użytkownicy systemów Comarch mogą również zgłaszać pomysły na nowe funkcjonalności, jakie chcieliby, aby znalazły się w programach za pośrednictwem platformy Comarch ERP Społeczność. To przestrzeń, gdzie partnerzy, klienci oraz pracownicy krakowskiej firmy IT dzielą się wiedzą i doświadczeniem z innymi użytkownikami, oceniają systemy Comarch oraz zgłaszają pomysły na ich rozwój. Serwis działa od 8 lat i ma już ponad 70 tys. użytkowników.