Systemy Comarch ERP z obsługą białej listy podatników

W świecie biznesu i operacji finansowych dostępne jest kolejne narzędzie informatyczne, które ma na celu pomóc przedsiębiorcom i ograniczyć prawdopodobieństwo zawarcia ryzykownych transakcji z nieznanymi wcześniej firmami. Od września tego roku funkcjonuje biała lista podatników VAT, czyli rejestr, który pozwala na szybką i skuteczną weryfikację kontrahentów biznesowych.

Biała księga VAT prowadzona jest przez Krajową Administrację Skarbową i zawiera podstawowe informacje o przedsiębiorcach, m.in. nazwę firmy, numery identyfikacyjne, status VAT, nazwiska właścicieli czy rachunek bankowy. Zgodnie z nowymi przepisami, przedsiębiorcy zobowiązani są do weryfikacji części danych dostawcy. Aby transakcje były realizowane z zachowaniem obowiązujących wytycznych, bezpiecznie jest korzystać z systemów informatycznych, które są już zintegrowane z bazą Ministerstwa Finansów.

Systemy Comarch ERP zostaną wyposażone w funkcjonalność, która będzie automatycznie odczytywać dane z białej księgi. Użytkownicy nie będą musieli każdorazowo weryfikować kontrahenta, ponieważ system zrobi to za nich. Ta usługa zostanie udostępniona bez żadnych dodatkowych opłat. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z systemów w wersji stacjonarnej wystarczy, że przeprowadzą aktualizację programów. Natomiast wersje chmurowe są aktualizowane automatycznie i ich użytkownicy zawsze pracują na  najnowszych wersjach.

Jako pierwszy w opcje obsługi rejestru podatników został wyposażony Comarch ERP XT. Jego użytkownicy już mogą korzystać z nowej funkcjonalności. Pozostałe systemy z rodziny Comarch ERP: Optima, XL i Altum zostaną zaktualizowane do końca października 2019 roku.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorcy

Zmianą jaką niesie wprowadzenie białej listy w Polsce, jest obowiązek weryfikacji całkiem nowego obszaru danych jakim są numery rachunków bankowych kontrahentów.

- Od września tego roku przedsiębiorcy przy wykonywaniu płatności powyżej 15 tysięcy zł są zobowiązani do weryfikacji, czy numer rachunku bankowego na który przesyłamy środki jest prawidłowy. Sam numer rachunku bankowego można dosyć prosto zweryfikować, ponieważ wszystkie informacje są uporządkowane w jednym rejestrze, a systemy księgowe, obsługujące płatności, mogą pobierać z automatu dane z listy ministerstwa. Przy dobrze zaprojektowanym systemie ERP, ten nowy obowiązek szczególnie nie dokłada pracownikom dodatkowych czynności – mówi Paweł Krupa, Product Manager systemów finansowo-księgowych Comarch ERP. 

Przelewy bankowe mogą być więc wykonywane tylko na konto wskazane w rejestrze. Wykazane w białej liście podatników numery rachunków rozliczeniowych to te same numery bankowe, które zostały zgłoszone przez podatnika do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym.

– Przekazanie środków na konto inne niż wskazane w białej liście będzie się wiązało z sankcjami. Pierwszą z nich jest odpowiedzialność solidarna za zaległości podatkowe kontrahenta, a druga to brak możliwości zaliczenia kwoty przelewu do kosztów uzyskania przychodu. Warto dodać, iż na razie obowiązuje okres przejściowy, ale od 1 stycznia 2020 za pomyłki będą wyciągane wspomniane konsekwencje – ostrzega Paweł Krupa.

Ważne jest, iż nawet jeśli po 1 stycznia 2020 zostanie popełniony błąd, polegający na przelaniu środków na inne konto niż wyszczególnione w białej liście, będzie można w ciągu 3 dni od wykonania przelewu poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy – tym samym można uniknąć kary.

Co zawiera biała lista podatników

Biała lista podatników VAT zawiera dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, m.in. nazwę firmy, dane teleadresowe, rachunek bankowy, numer KRS, NIP i REGON oraz datę rejestracji. Użytkownicy znajdą również informacje o miejscu prowadzenia działalności przez dany podmiot a także aktualnym statusie potencjalnego kontrahenta.

– Dostęp o informacji o statusie podatkowym danego przedsiębiorstwa wydaje się być bardzo ważną funkcją nowego rejestru, patrząc z punktu prowadzenia biznesu. W białej liście podatników VAT możemy sprawdzić czy dany podmiot jest czynnym vatowcem czy też został wykreślony z rejestru VAT. Co więcej lista umożliwi wgląd do pięcioletniej historii rejestracji danej firmy. To również cenna informacja przed podjęciem ewentualnej współpracy – dodaje Paweł Krupa.

Co w przypadku przedsiębiorców, których naczelnik urzędu skarbowego nie zarejestrował jako podatników VAT?

– Taka adnotacja również znajduje się w białej liście ponieważ biała lista zastąpiła dotychczas funkcjonujące wykazy zarejestrowanych (czynnych), niezarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych podatników VAT  – uzupełnia Paweł Krupa.

Comarch ERP z dostępem do białej listy

Dostęp do białej listy podatników VAT znajduje się również na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów oraz na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Aby uzyskać dostęp do informacji na temat konkretnej firmy, wystarczy, że podatnik będzie znał jej nazwę lub fragment nazwy, numer NIP, numer REGON lub numer konta bankowego.

– Użytkownicy systemów Comarch ERP naturalnie nie muszą za każdym razem weryfikować kontrahenta na stronie Ministerstwa Finansów czy CEIDG ponieważ, to właśnie systemy Comarch ERP będą odczytywać dane bezpośrednio z białej listy, na podstawie zbudowanego konektora z API Ministerstwa Finansów. Ważne jest że system będzie sam pilnował kiedy wywołać sprawdzenie numeru rachunku bankowego, ponieważ obowiązek dotyczy płatności powyżej 15 tysięcy złotych - oczywiście będziemy mogli wywołać sprawdzenie „ręcznie”, dając przy tym możliwość zapisania numeru rachunku bankowego na karcie kontrahenta – uzupełnia Paweł Krupa z Comarch.