Tam, gdzie technologia spotyka historię. Wdrożenie Comarch ERP Optima w Muzeum II Wojny Światowej
Gdy technologia spotyka się z historią, powstaje przestrzeń dla nowoczesnych rozwiązań wspierających zarządzanie narodowym dziedzictwem kulturowym. Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku wykorzystuje system Comarch ERP Optima, aby usprawnić zarówno działalność publiczną, jak i komercyjną. Dzięki rozwiązaniom ERP muzeum może skutecznie prowadzić kadry i księgowość, zarządzać sprzedażą w sklepach stacjonarnych i internetowych, a także ewidencjonować wydawnictwa i kontrolować gospodarkę magazynową.
Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku to jedna z najważniejszych instytucji historycznych w Polsce, skupiająca się na upamiętnieniu wydarzeń i ofiar największego konfliktu zbrojnego XX wieku. Otwarte w 2017 roku, muzeum prezentuje zarówno globalny, jak i polski kontekst wojny, ukazując jej przyczyny, przebieg oraz skutki.
– Comarch ERP Optima wspiera muzeum praktycznie od pierwszego ruchu ołówkiem na jego projekcie, czyli od 2008 roku. Wraz z rozwojem muzeum rozwijał się także system i sposób wykorzystywania jego funkcjonalności. Do tej pory korzystaliśmy przede wszystkim z modułów księgowych systemu Comarch, które znajdują się na pograniczu działalności gospodarczej i budżetowej. W międzyczasie rozbudowaliśmy system o moduł magazynowy oraz uruchomiliśmy sklep internetowy. Obecnie planujemy dalszy rozwój systemu, który sprawdza się w muzeum w stu procentach – podkreśla Maciej Łużniak z Muzeum II Wojny Światowej.
Muzeum poza dotychczas zintegrowanymi aplikacjami planuje jeszcze wdrożyć narzędzie Comarch HRM (w celu sprawniejszego planowania urlopów czy weryfikacji planu pracy), Comarch OCR (by efektywniej rejestrować dokumenty zakupowe i w przyszłości skuteczniej współpracować z Krajowym Systemem e-Faktur) i analizy Business Intelligence.
Perfekcyjna synchronizacja
Muzeum II Wojny Światowej skutecznie zarządza zarówno sprzedażą stacjonarną, jak i internetową, wykorzystując w tym celu rozwiązania Comarch ERP Optima. Sklep muzealny opiera swoją działalność na module Comarch ERP Optima Detal, który usprawnia obsługę zwiedzających, zwłaszcza w sezonie wysokim, kiedy muzeum odwiedza średnio trzy tysiące osób dziennie. System pozwala na szybkie i intuicyjne przeprowadzanie transakcji, co zapewnia płynność obsługi nawet przy dużym natężeniu ruchu.
Równocześnie muzeum rozwija sklep internetowy, który działa w oparciu o Comarch e-Sklep. To kompleksowe rozwiązanie umożliwia zarządzanie ofertą, wprowadzanie danych o produktach, ustalanie cen i dodawanie zdjęć, a także obsługę zamówień, wystawianie dokumentów sprzedażowych i realizację wysyłek. Dzięki integracji z systemem ERP sprzedaż w obu kanałach jest w pełni zsynchronizowana, a dochody z działalności handlowej przeznaczane są na cele edukacyjne i kulturalne muzeum.
Nie tylko historia. Comarch wspiera księgowość
Efektywne zarządzanie tak złożoną strukturą wymaga sprawnych narzędzi do obsługi finansów i kadr. W tym celu muzeum korzysta z Comarch ERP Optima, który usprawnia kluczowe procesy związane z księgowością oraz Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK).
– Muzeum to bardzo precyzyjnie funkcjonujący organizm. Jego pracownicy zajmują się nie tylko badaniami i konserwacją zbiorów, ale także administracją, utrzymaniem budynku i jego bezpieczeństwem. Wszystkie sprawy kadrowo-płacowe obsługiwane są w systemie Comarch ERP Optima – mówi dr Janusz Marszalec, Zastępca Dyrektora ds. Naukowych Muzeum II Wojny Światowej.
Dzięki zastosowaniu Comarch ERP Optima muzeum może w pełni kontrolować rozliczenia płacowe oraz automatyzować procesy związane z PPK. System umożliwia ewidencjonowanie danych uczestników PPK, comiesięczne naliczanie i ewidencjonowanie składek oraz przesyłanie ich do wybranej instytucji finansowej. Automatyzacja tych procesów znacząco odciąża dział kadr i usprawnia raportowanie do odpowiednich instytucji.
Dodatkowo, moduł finansowo-księgowy spełnia wszelkie wymogi zgodności z ustawami o finansach publicznych i rachunkowości, umożliwiając sprawne raportowanie do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Krajowej Administracji Skarbowej.
Dzięki tym rozwiązaniom muzeum może skupić się na swojej misji, jednocześnie zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami i transparentność procesów finansowych.
Film referencyjny przedstawiający efekty wdrożenia zobaczysz w tym miejscu.
Przeczytaj więcej o systemie Comarch ERP Optima.