Obieg dokumentów i workflow w firmie

Document Management System: korzyści z wdrożenia w każdej firmie

Usprawnij pracę w firmie dzięki systemowi DMS automatyzując procesy biznesowe i obieg dokumentów.

Elastyczna konfiguracja procesów w ramach wbudowanej platformy low-code pozwala na dopasowanie systemu w prosty sposób do potrzeb każdej firmy, a możliwość pracy z urządzeń mobilnych sprawia, że wszystkie dokumenty i zadania dostępne są pod ręką z dowolnego miejsca.

Zapomnij o papierze oraz niejasnych procedurach i zapewnij efektywną prace w przedsiębiorstwie dzięki Comarch DMS.

DMS to automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych

Comarch DMS uprawnia nie tylko sam obieg dokumentów ale też wpływa na wydajność i efektywność wielu innych procesów w różnych obszarach biznesowych firmy.

Elastyczność systemu DMS pozwala na wsparcie zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i obsługę nietypowych procesów biznesowych dzięki czemu możliwe jest wykorzystanie jednego systemu do usprawnienia procesów w wielu obszarach firmy.

Procesy biznesowe i obieg dokumentów

Niezależnie od skali czy rodzaju działalności, każde przedsiębiorstwo wymaga efektywnego zarządzania dokumentami. Rozbudowane funkcjonalności Comarch DMS zapewnią wsparcie w digitalizacji firmy i odejście od realizowania obiegu w formie papierowej czy załatwiania spraw przez maile czy excele. Wykorzystując system Comarch DMS zoptymalizujesz działania związane z wprowadzaniem, opisywaniem czy akceptacją dokumentów różnego typu m.in.: faktury, umowy, korespondencja.

Cyfrowe archiwum dokumentów

Efektywne digitalizowanie firmowych dokumentów oznacza możliwość łatwego ich katalogowania, archiwizowania i wyszukiwania w formie cyfrowej. Przy dużej liczbie dokumentów, z którą niewątpliwie mierzy się większość przedsiębiorstw, ta efektywność jest niezwykle istotna dla codziennej pracy operacyjnej. Dzięki Comarch DMS wraz z modułem Repozytorium możliwe jest sprostanie tym wymaganiom i przejście z przechowywania dokumentów w formie papierowej w teczkach i segregatorach na wersję elektroniczną, zapewniającą sprawna pracę i wysoki poziom bezpieczeństwa.

Zarządzanie procesami poprzez platformę low-code

Comarch DMS to platforma low-code, która pozwala w prosty i elastyczny sposób tworzyć procesy umożliwiające digitalizację wielu obszarów w firmie. Wbudowany graficzny konfigurator pozwala na zarządzanie procesami bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy z zakresu programowania. Dzięki temu rozbudowa systemu i wdrażanie nowych obiegów dokumentów może być realizowane we własnym zakresie.

Każdy proces składa się ze schematu oraz dowolnie zdefiniowanej karty obiegu czyli listy różnego typu pól, które są uzupełniane ręcznie lub automatycznie na poszczególnych krokach obiegu dokumentów w firmie. Sama ścieżka przepływu informacji i akceptacji tworzona jest w prosty sposób z wykorzystaniem metody drag&drop i łączenia kroków. Dla każdego z etapów procesu istnieje możliwość określenia widoczności czy wymagalności danych a także warunków przekazania, za pomocą których możliwe jest odzwierciedlenie firmowych reguł biznesowych (np. macierze akceptacji). Wszystko to pozwala na odzwierciedlenie w systemie dowolnego firmowego obiegu dokumentów.

Szybsze wprowadzanie faktur dzięki OCR

Comarch DMS umożliwia optymalizację procesu wprowadzania faktur dzięki usłudze Comarch OCR. Dane z dokumentów są automatycznie rozpoznawane i wprowadzane do obiegu przez najnowsze technologie oparte o algorytmy sztucznej inteligencji (AI/ML), które z jednej strony przyśpieszą ten proces a z drugiej strony pozwolą na ograniczenie liczby potencjalnych błędów.

Co istotne, Comarch DMS posiada funkcje, które umożliwiają przetwarzanie faktur niezależnie od sposobu ich otrzymania:

Automatyczne pobieranie zeskanowanych dokumentów z katalogów
Bezpośrednie połączenie ze skanerem
Pobieranie załączników z wiadomości e-mail
Przetwarzanie danych na podstawie zdjęć wykonanych w aplikacji mobilnej

Więcej informacji o usłudze Comarch OCR

Mobilny obieg dokumentów

Praca z firmowymi dokumentami i zadaniami dzięki Comarch DMS jest możliwa z dowolnego miejsca co pozwala na uniknięcie niepotrzebnych opóźnień w procesie. Niezależnie czy pracownik znajduje się w biurze, na pracy zdalnej czy w pociągu podczas delegacji system zapewnia mu stały dostęp do informacji dzięki możliwości pracy na jednej z 4 platform:

Aplikacja desktop
Przeglądarka www
Aplikacja iOS
Aplikacja Android

Szerokie możliwości w zakresie dostępu pozwalają osobom odpowiedzialnym za dany krok procesu na akceptowanie i odrzucanie dokumentu, uzupełnienie niezbędnych danych czy też wprowadzanie zupełnie nowych dokumentów bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystają.

DMS na smartfonie - obieg dokomentów i procesów w aplikacji mobilnej

Analiza realizowanych procesów

Informacje o bieżących oraz archiwalnych dokumentach i zadaniach są dostępne dla użytkowników już z poziomu czytelnej listy dokumentów. Rozszerzeniem tych informacji jest wbudowany moduł raportowania, który pozwala na zaprezentowanie danych w postaci tabel, diagramów i wykresów. Dzięki temu w szybki sposób można przeanalizować zarówno zbiorcze i globalne informacje jak i szczegółowe zestawienia dotyczące konkretnych spraw.

W ramach standardowych raportów dostępne są informacje o przeterminowanych zadaniach czy ilości dokumentów w podziale na pracowników i etapy. Dodatkowo system posiada wbudowany kreator raportów, w ramach którego można przygotować dowolne własne zestawienia np. niezakończone faktury z poprzedniego miesiąca na potrzeby VAT.

Współpraca z systemami ERP

Elektroniczny obieg dokumentów bardzo często stanowi rozszerzenie klasycznego systemu ERP. Comarch DMS może zarówno uzupełniać standardowe procesy jak i wspierać pracę w obszarach wykraczających poza klasyczny zakres ERP bez potrzeby zakupu specjalistycznych, dedykowanych systemów.

Nasze rozwiązanie jest częścią oferty Comarch ERP 4.0, w związku z czym współpraca z systemami Comarch ERP Optima, XL, Enterprise i Altum jest standardowym elementem Comarch DMS. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie problematycznych instalacji, konfiguracji czy synchronizacji danych na rzecz bezpośredniej współpracy modułów w trybie online. Wykorzystując te same słowniki danych (np. kontrahenci, towary) czy generując przeprocesowane dokumenty do ERP możliwe jest zapewnienie spójności danych bez niepotrzebnego duplikowania i przepisywania informacji. Dodatkowo szerokie możliwości konfiguracyjne pozwalają na proste rozszerzanie współpracy na linii DMS-ERP.

Comarch DMS może również współpracować z zewnętrznymi rozwiązaniami w ramach wersji Standalone.

DMS integruje obieg dokumentów ERP - infografika

Automatyzacja i robotyzacja procesów

System Comarch DMS pozwala na optymalizację i automatyzację pracy w ramach elektronicznego obiegu dokumentów i procesów. Począwszy od automatycznego wprowadzania i uzupełniania faktur przez usługę Comarch OCR, poprzez mechanizmy sztucznej inteligencji podpowiadające kolejne kroki w procesie kończąc na automatycznym przekazaniu dokumentów do kolejnych etapów. Szeroki zakres funkcjonalny wraz z elastycznością i zastosowaniem firmowych reguł sprawia, że w systemie wykonywane są tylko niezbędne działania z pominięciem zbędnych kroków.

Robotyzacja procesów