7 wyzwań dla firm tkwiących w excelach?

MS Excel – elastyczne, ale ryzykowne narzędzie dla firm

MS Excel jest jednym z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych w przedsiębiorstwach do codziennej pracy. Jego otwartość i elastyczność sprawiają, że znajduje zastosowanie w wielu obszarach działalności, takich jak planowanie produkcji, zarządzanie budżetami, analityka zarządcza czy kalkulacja kosztów. Jednak opieranie kluczowych procesów biznesowych na arkuszach kalkulacyjnych niesie ze sobą liczne ryzyka i zagrożenia, które mogą prowadzić do nieefektywnego funkcjonowania firmy. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich oraz sposoby ich eliminacji.

Decentralizacja danych

Gdy każdy dział w firmie korzysta z własnych arkuszy kalkulacyjnych, trudno o zapewnienie spójnego i aktualnego dostępu do danych. Na przykład dział sprzedaży może gromadzić informacje o negocjacjach z klientami, podczas gdy działy operacyjne (serwis, magazyn, produkcja) prowadzą oddzielne arkusze dotyczące realizacji zamówień. W efekcie może dojść do sytuacji, w której dział sprzedaży nie ma bieżących informacji o statusie zamówienia, a dział operacyjny nie wie o zmianach w jego zakresie. Takie rozbieżności prowadzą do nieporozumień, opóźnień i wzajemnych oskarżeń o brak przekazywania kluczowych informacji. Rozwiązaniem jest wdrożenie zintegrowanego systemu IT, który zapewni jednolity dostęp do danych i usprawni komunikację między działami.

Utrata cennej wiedzy

Wielu pracowników przechowuje istotne informacje w prywatnych plikach Excela, co prowadzi do ich rozproszenia i utrudnia podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych danych. Brak systematycznego gromadzenia wiedzy sprawia, że nowi pracownicy mają utrudniony dostęp do istotnych informacji, a firma traci cenny kapitał intelektualny. Wdrożenie systemu do zarządzania dokumentami i obiegiem zadań (np. Comarch DMS) pozwala na uporządkowane przechowywanie danych w centralnym repozytorium, ułatwiając ich wyszukiwanie i wykorzystanie.

Błędy wynikające z braku walidacji danych

Elastyczność Excela jest jednocześnie jego największą wadą – brak mechanizmów kontroli sprawia, że nawet drobny błąd w formule lub pomyłka w wartości liczbowej mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. W firmach, które operują na wielu skomplikowanych arkuszach wzajemnie ze sobą powiązanych, wykrycie i korekta błędów może być czasochłonne. Zintegrowane systemy klasy ERP, takie jak Comarch ERP XL, oferują funkcje walidacji danych, które minimalizują ryzyko błędów i zapewniają większą kontrolę nad informacjami.

Zależność od autorskich rozwiązań

MS Excel często wykorzystywany jest do tworzenia autorskich narzędzi wspierających kluczowe procesy biznesowe, takie jak planowanie produkcji. Problem pojawia się, gdy jedyna osoba posiadająca wiedzę na temat działania takiego rozwiązania opuszcza firmę, co może prowadzić do paraliżu organizacyjnego. Zamiast tworzyć niestandardowe rozwiązania w Excelu, warto wdrożyć systemy klasy APS (np. Comarch APS), które umożliwiają budowanie indywidualnych scenariuszy planowania w sposób transparentny i dostępny dla całej organizacji.

Wydłużenie procesów biznesowych

Korzystanie z Excela do realizacji podstawowych procesów, takich jak rejestracja czasu pracy, często wydłuża ich przebieg. Na przykład ręczne wpisywanie godzin wejścia i wyjścia w arkuszach kalkulacyjnych oraz ich późniejsze zestawianie przez dział kadr pochłania wiele czasu. Wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy (np. Comarch TNA) z wykorzystaniem kart zbliżeniowych pozwala na automatyzację tego procesu, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Niska ochrona danych i ryzyko utraty informacji

Pliki Excela przechowywane na lokalnych dyskach pracowników są podatne na utratę w wyniku awarii sprzętu, przypadkowego usunięcia lub ataku cybernetycznego. Brak mechanizmów kontroli dostępu sprawia, że poufne informacje mogą łatwo trafić w niepowołane ręce. Praca w systemie ERP, gdzie logowanie odbywa się za pomocą unikalnych danych uwierzytelniających, a dane są regularnie archiwizowane (np. w Comarch IBARD), zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Brak automatyzacji i możliwości rozwoju

MS Excel nie umożliwia automatycznej wymiany danych między działami firmy, co prowadzi do konieczności ręcznego przesyłania plików i zwiększa ryzyko pomyłek. Często nie jest jasne, kto posiada najbardziej aktualną wersję dokumentu, co utrudnia efektywne zarządzanie informacjami. Wdrożenie nowoczesnych systemów informatycznych wykorzystujących mechanizmy RPA i sztucznej inteligencji pozwala firmie osiągnąć wyższy poziom automatyzacji i efektywności.

Migracja z MS Excel – praktyczne wskazówki

Firmy planujące migrację danych z Excela do zintegrowanego systemu IT powinny zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:

• Wykorzystanie zgromadzonych danych – informacje zapisane w arkuszach mogą stanowić cenne źródło wiedzy. Warto zaimportować je do nowego systemu, np. Comarch BI Point, aby nie utracić istotnych danych historycznych.
• Adaptacja istniejących reguł biznesowych – Excel często zawiera zdefiniowane reguły obliczeń i organizacji danych. Podczas wdrożenia nowego systemu warto je przeanalizować i, jeśli to możliwe, odwzorować w nowym środowisku.
• Elastyczność nowego systemu – system IT powinien być dostosowany do specyfiki firmy, aby użytkownicy nie mieli potrzeby wracania do Excela. Comarch ERP XL oferuje szerokie możliwości dostosowywania interfejsu i funkcji do indywidualnych potrzeb.
• Integracja arkuszy kalkulacyjnych z systemem IT – jeśli niektóre obszary działalności nadal muszą być obsługiwane w Excelu, warto zadbać o płynną wymianę danych między arkuszami a systemem ERP. Comarch ERP XL umożliwia zarówno eksport, jak i import danych, co ułatwia integrację.

Podsumowanie

Choć MS Excel jest wygodnym narzędziem, jego stosowanie do zarządzania kluczowymi procesami biznesowymi wiąże się z wieloma ograniczeniami i ryzykiem. Przejście na zintegrowane systemy IT pozwala na lepszą organizację pracy, eliminację błędów oraz zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa danych. Wybór odpowiedniego rozwiązania, dostosowanego do potrzeb firmy, to krok w stronę nowoczesnego i sprawnie funkcjonującego przedsiębiorstwa.

Autor tekstu

Sebastian Smiatek Konsultant Comarch ERP ds. rozwiązań biznesowych Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach na wydziale Ekonomii. Od prawie 10 lat związany z branżą IT w zakresie analityki biznesowej, doradztwa w wyborze właściwych narzędzi IT oraz optymalizacji kluczowych procesów biznesowych w przedsiębiorstwach branży produkcyjnej i handlowej.