Automatyzacja operacji bankowych. Integracja Comarch ERP z Bankiem Millennium

Od wielu lat w systemach ERP obecne są funkcjonalności związane z obsługą rachunków bankowych. Hasła w stylu „home-banking”, „eksport zleceń”, „MT940” czy „import wyciągów” są tymi, które bardzo często padają wśród osób odpowiadających za obszar finansowy w przedsiębiorstwach. Takie osoby często nie wyobrażają sobie systemu ERP bez tych funkcji, ale też często nie zdają sobie sprawy, że komunikacja z bankiem może wejść na jeszcze wyższy poziom.

Zmierzch ery wymiany plikowej

W ostatnich latach w większości przedsiębiorstw zlecenia przelewów do banku czy lista zrealizowanych operacji przesyłane są za pośrednictwem plików elektronicznych (ręczne przepisywanie informacji jest już dawno passe). Na rynku obecnych jest wiele formatów, które pozwalają na komunikację z bankiem, począwszy od plików płaskich jak txt, csv czy pli (m.in. do realizacji zleceń płatniczych realizowanych przez znany wszystkim system elixir).

Rewolucją w tej materii miał być format MT940, który nie tylko był bardziej zaawansowany (chociażby od strony struktury), ale również miał ujednolicić obszar importu danych. Finalnie rewolucja się nie udała – plik MT940, który miał być jednolitym standardem na rynku, zaczął występować w liczbie odmian wprost proporcjonalnej do liczby banków.

Istotne były także kwestie bezpieczeństwa. Plikowa wymiana danych ma jeden newralgiczny moment - kiedy dane wychodzą poza strefę działania zabezpieczeń ERP – eksport danych do pliku, który jest zapisywany na lokalnym dysku. Taki plik znajduje się już poza systemem ERP, ale jeszcze nie został objęty systemami bezpieczeństwa banku.

Takie dane oczywiście mogą być chronione przez różne mechanizmy zabezpieczeń, ale mogą zdarzyć się sytuacje losowe lub wynikające z błędu użytkownika, gdy ktoś niepowołany może dostać się do takiego pliku i zmienić w nim dane np. numer rachunku, czy kwotę przelewu. Po takiej ingerencji osoba odpowiedzialna za import danych z pliku do systemu bankowego może w setkach przelewów nie wychwycić zmienionych danych i wysłać bezpowrotnie firmowe środki na nieznane konto. Jest to oczywiście czarny scenariusz, ale nie jest on nieprawdopodobny.

Niemniej, wymiana plikowa w mniejszym bądź większym stopniu usprawniała pracę osób zajmujących się sferą finansową. Natomiast wraz z rozwojem technologii zaczęły się pojawiać nowe wymagania w tym obszarze, np. informacja o aktualnym statusie transakcji z poziomu systemu ERP. W związku z tym, że plikowa wymiana danych nie była w stanie technologicznie sprostać tym wymaganiom, zaczęto szukać nowych opcji na usprawnienie tego obszaru.

Webservice – komunikacja z bankiem na poziomie 4.0

Odpowiedzią na wyzwania rynku okazała się technologia oparta na bezpośredniej komunikacji pomiędzy bankiem a systemem ERP. W takim scenariuszu dane są wysyłane wprost z systemu ERP do systemu bankowego bez generowania dodatkowych plików na dysku.

Samo połączenie pomiędzy systemami jest odpowiednio zabezpieczone m.in. za pomocą certyfikatów komunikacyjnych spełniających najwyższe standardy bezpieczeństwa. W tym przypadku nie ma możliwości, by osoba z zewnątrz zaingerowała w dane przed ich odbiorem przez bank, a już po wysyłce z systemu ERP.

W takim rozwiązaniu jest również ujęta sfera optymalizacji pracy. Maleje nie tylko liczba niezbędnych kliknięć do zrealizowania wszystkich działań (mamy tu już wysyłkę i pobranie danych, a nie kilkukrotne importy i eksporty pomiędzy systemami), ale również pojawiają się nowe funkcjonalności – takie jak dostęp do wybranych danych w trybie online np. saldo rachunku bankowego. Więc unikamy zbędnego przełączania się między interfejsami.

Owocna współpraca Comarch z Bankiem Millennium

Przykładem wdrożenia wyżej opisanej technologii opartej na webservice jest integracja systemów Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL z systemami transakcyjnymi Banku Millennium. Wszystkie korzyści, które niesie ze sobą ta technologia są dostępne w ramach tej współpracy.

Jednym z kluczowych elementów jest oczywiście bezpieczeństwo. Dzięki wykorzystaniu certyfikatów dane przesyłane pomiędzy systemami są odpowiednio zabezpieczone wraz z zachowaniem informacji, kto z poziomu systemu ERP wysłał zlecenia do banku (certyfikaty imienne).

W tym scenariuszu dane po kilku kliknięciach z poziomu systemu ERP pojawiają się na liście do zatwierdzenia po stronie systemu bankowego Millenet dla Przedsiębiorstw, gdzie uprawnione osoby autoryzują przelewy. Tę komunikację można jeszcze bardziej zoptymalizować.

Przy wykorzystaniu certyfikatów do podpisywania przelewów można od razu przesłać podpisane zlecenia do realizacji po stronie systemu bankowego – już nie ma potrzeby logowania się w Banku. Jest to wariant rozszerzony i opcjonalny, natomiast systemy są przygotowane również do takiego trybu pracy dzięki wbudowanym formatom wymiany danych – webservice Bank Millennium. Formaty te obsługują nie tylko standardowe przelewy krajowe, ale również transakcje dotyczące Metody Podzielonej Płatności (Split Payment) i przelewy zagraniczne (w tym SEPA).

Po wysłaniu przelewów, użytkownik z poziomu systemu ERP może dokonać weryfikacji statusu transakcji, jaki ma ona w systemie bankowym – informacja wraca do użytkownika niemal w tym samym momencie, dzięki komunikacji w trybie online.

Zrealizowane przez bank transakcje (zlecenia przelewów) oraz wpływy zaksięgowane na rachunku klienta  powinny znaleźć się na rachunku bankowym klienta odzwierciedlonym w systemie ERP. Tutaj, zarówno w Comarch ERP XL jak i Comarch ERP Optima, za pomocą jednego kliknięcia można pobrać historię transakcji za wskazany okres bez potrzeby zmiany interfejsów, czy zaczytywania plików. Z poziomu rachunku bankowego w systemach Comarch użytkownicy mogą również w trybie online zweryfikować saldo rachunku, które jest odzwierciedleniem salda z Millenetu dla Przedsiębiorstw.

Co istotne, bezplikowa wymiana danych jest dostępna po stronie systemów ERP bez dodatkowych kosztów. Wystarczy skontaktować się z Bankiem  i można taki tryb pracy uruchomić. Nie jest to jednak droga bez powrotu. Przy każdym zleceniu istnieje możliwość wskazania, że tym razem nie korzystamy z webservice, a ze „starszej”, plikowej wymiany opartej na imporcie i eksporcie. Tylko czy ktoś chciałby do tego wracać?

Pytania i odpowiedzi:

1. Czy certyfikat komunikacyjny może być jeden dla kilku stanowisk?
Certyfikat komunikacyjny identyfikuje w komunikacji z bankiem firmę a nie użytkownika, tak więc ten sam wykorzystywany jest na wielu stanowiskach. W przypadku certyfikatu komunikacyjnego mówimy o wysyłce przelewów do banku oraz pobraniu danych.  Natomiast opcjonalny certyfikat autoryzacyjny (do podpisywania przelewów bezpośrednio z ERP) powinien być przypisany i wykorzystywany tylko przez jedną osobę bo jej dane widnieją w banku jako osoby, która zatwierdziła przelewy.

2. Czy nagranie webinaru będzie dostępne offline?
Tak, webinar dostępny jest pod adresem.

3. Czy w Comarch ERP Optima można utworzyć paczkę przelewów?
W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość zaznaczenia wielu płatności i wysłania ich razem do systemu bankowego w postaci paczki. Natomiast w samym systemie nie ma obiektu typu paczka, który podlegałby odrębnej akceptacji jak w przypadku ERP XL.

4. Jaki jest koszt integracji poziomu 1 a jaki poziomu 2 po stronie systemu ERP?
Jeżeli chodzi o koszty po stronie systemu ERP to integracja na poziomie 2 nie niesie ze sobą dodatkowych kosztów. Na poziomie 1 integracja jest bezkosztowa w obrębie standardowych struktur plików płaskich (np. wykorzystywanych w systemie elixir) natomiast jeżeli struktura wymaganego pliku nie jest dostępna w standardzie to można ją przygotować „na własną rękę” lub przy pomocy autoryzowanego partnera (wycena indywidualna).

5. Jakie są dodatkowe koszty takiego rozwiązania (wymiana bezplikowa) od strony banku?
W Cenniku usług dla Klientów Bankowości Przedsiębiorstw  widnieją trzy  pozycje powiązane z usługą Millenet Link – jednorazowa opłata implementacyjna, miesięczny abonament oraz opłata za komunikat powyżej 500 sztuk miesięcznie. Bank umożliwia bezpłatny okres testowy (np. 3 miesiące).

6. Od jakiej wersji Comarch ERP dostępna jest funkcjonalność webservice?
Wbudowana integracja pomiędzy Comarch ERP, a Bankiem Millennium jest dostępna dla ERP Optima od wersji 2019.5, a ERP XL od 2019.2.

7. Czy można obsługiwać kilka rachunków bankowych w systemie ERP?
Tak, w systemie Comarch ERP (XL oraz Optima) mogą Państwo prowadzić ewidencję oraz rozliczenia dotyczące wielu rachunków, które firma posiada w obrębie tego samego banku.

8. Czy istnieje możliwość importu transakcji z banku w czasie rzeczywistym?
Import zrealizowanych i/lub otrzymanych przelewów z systemu bankowego jest możliwy w zakresie danych historycznych tj. pobranie rachunków za dzień „wczorajszy” oraz poprzednie.. W czasie rzeczywistym można natomiast pobierać saldo rachunku oraz status wysłanych transakcji.

9. Jak wygląda robienie przelewów w przypadku Split Payment?
Integracja pomiędzy Bankiem Millennium a Comarch ERP obejmuje również realizację transakcji metodą podzielonej płatności (split payment). Użytkownik nie musi podejmować w tym zakresie specjalnych, dodatkowych zadań. W systemie ERP płatności mogą być automatycznie kwalifikowane jako MPP (przy spełnieniu odpowiednich reguł) lub takiej kwalifikacji można dokonać ręcznie (zaznaczenie odpowiedniego parametru w przypadku gdy płatność nie spełnia określonych reguł np. poniżej 15 tys.). System ERP wysyłając przelewy do banku wysyła również informacje o tej kwalifikacji i dzięki temu bank w odpowiedni sposób przekazuje te środki na konto odbiorcy (przelew standardowy lub MPP).

10. Jeśli w Comarch ERP Optima nie można tworzyć paczki to jak wygląda temat eksportu wynagrodzeń - przy 60 pracownikach wychodzi 60 pojedynczych przelewów do banku?
W Comarch ERP Optima nie ma paczki, która jest zapisywana w samym systemie, natomiast taka paczka może być tworzona podczas wysyłki danych do banku – czyli jednokrotne wciśnięcie przycisku „eksport/wyślij” dla wielu zaznaczonych przelewów. W ramach wysyłki takiej paczki istnieje możliwość grupowania przelewów po numerze rachunku. Wtedy w banku pojawia się jeden przelew na kilka płatności z systemu ERP. W przypadku pracowników raczej zawsze te numery są odrębne więc z systemu ERP wysyłkę realizujemy jednokrotnie ale system bankowy prześle te dane jako odrębne przelewy na konta pracowników.

11. Czy jest możliwość wyodrębnienia i autoryzacji w systemie bankowości internetowej banku tylko jednego przelewu z zaimportowanej paczki przelewów?
Jeżeli wysyłamy wiele poleceń przelewów z podpisem autoryzowanym to są one wszystkie automatycznie realizowane przez bank. Jeżeli wysyłane przelewy nie są autoryzowane z poziomu systemu ERP to trafiają one na listę przelewów oczekujących na autoryzację w systemie bankowym, gdzie ich akceptacja może odbywać się pojedynczo lub zbiorczo.

12. W Preliminarzu Płatności w Comarch ERP Optima w dolnym rogu ikona pozwala tylko na eksport przelewów. Nie ma możliwości aktualizacji stanu przelewów. Czy muszę coś zmienić w konfiguracji?
Dodatkowa opcja „aktualizuj stany przelewów” jest dostępna w Comarch ERP Optima po wyborze w filtrze rejestru bankowego, który ma w konfiguracji wskazany bank z wymianą webservice. Dla rejestrów z wymianą plikową nie ma dostępnej takiej opcji, gdyż nie ma tu bezpośredniego połączenia z systemem bankowym.

13. Dlaczego w Comarch ERP Optima nie widzę kolumny z informacją o statusie przelewu?
Kolumna „komunikat Webservice” pojawia się automatycznie w oknie Preliminarza Płatności w momencie wskazania w filtrze rejestru bankowego, który ma w konfiguracji wskazany bank z wymianą webservice. W przypadku innych ustawień filtra taka kolumna automatycznie zostaje ukryta.