Automatyzacja produkcji i magazynowania w Nerli Gruppen

Nerli Gruppen Poland to część norweskiej grupy kapitałowej, która od 35 lat – a od dziesięciu lat w Polsce – zajmuje się produkowaniem artykułów przyciemniających, osłon przeciwsłonecznych, czyli żaluzji, rolet i tym podobnych. Obecnie firma szykuje się do otworzenia trzeciego obiektu, który będzie zajmował się produkcją systemów wewnętrznych.

Aby tak złożone i dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo mogło sprawnie pracować, potrzebna jest odpowiednia struktura organizacyjna oparta na jednolitym, zintegrowanym systemie IT. Tymczasem w Nerli Gruppen obszar ten wymagał poprawy.

Potrzeba zmian

LibreOffice, OpenOffice – to bezpłatne i mało specjalistyczne narzędzia, na których przez długi czas opierała się działalność firmy. Był to jeden z dwóch fundamentów – drugim była insiderska wiedza pracujących w firmie ekspertów. Problem w tym, że ta ze swej natury pozostawała niedostępna, jeśli akurat brakowało takiego pracownika, nie wspominając już o ewentualności jego rozstania z firmą. Transfer know-how w takim przypadku byłby bardzo utrudniony, o ile nie wręcz niemożliwy.

Jak taki układ działał w praktyce? Dokumenty wprowadzano do oprogramowania ręcznie. Zamówienie od klienta żyło swoim życiem, zlecenie produkcji – swoim, a jedyne, co je łączyło, to… numer, który pozwalał pracownikom orientować się w tym, co akurat robią. Dokumenty magazynowe – PW, RW, WZ – także były tworzone ręcznie.

Taki stan rzeczy utrzymywał się przez pięć lat, a firma cały czas rozwijała się i zatrudniała kolejnych pracowników. Ekskluzywna wiedza o jej działaniu, dotychczas dostępna tylko dla wąskiego grona, zaczęła być potrzebna wielu innym osobom. Dlatego zarząd firmy zdecydował, że czas na zmiany.

Zanim wdrożono Comarch ERP

Pierwsze próby podjęto w roku 2017. W firmie panowało przekonanie, że skoro jest tak specyficzna – wszystkie zamówienia były spersonalizowane, dostosowane do klienta, który mógł wybierać specyfikację spośród bardzo wielu opcji – w grę wchodzi jedynie unikalny, w stu procentach dopasowany do niej system. Podjęto więc próbę napisania własnego programu.

A dokładnie rzecz biorąc: trzy próby – wszystkie zakończone niepowodzeniem. Raz twórcy specjalizujący się w systemach magazynowo-księgowych nie poradzili sobie z produkcją. Innym razem – norweski zarząd grupy polecił zagraniczną firmę. Ta jednak nie znała polskich przepisów podatkowo-prawnych, więc polski oddział musiałby dostarczyć jej wszystkie niezbędne do wdrożenia dane. Ponadto program napisany specjalnie dla Nerli Gruppen okazałby się… zupełnie nieelastyczny, bo każdej drobnej modyfikacji musieliby dokonywać jego twórcy.

Firma zaczęła się więc rozglądać za gotowym systemem. Decyzja była szybka – wybór padł na Comarch ERP XL.

Jeśli czegoś nie da się zrobić, to zrobimy tak, żeby się dało!

Wdrożenie systemu zostało poprzedzone trzema ważnymi krokami:

• badanie rynku i wybór dostawcy,
• audyt zerowy – w celu poznania i zdefiniowania realnych potrzeb firmy: co mamy, jak pracujemy, czego nam brakuje, co chcielibyśmy osiągnąć?
• wybór firmy wdrożeniowej – w tym przypadku Profisys – autoryzowanego Partnera Comarch.

Ważnym elementem wdrożenia, o którym mówi się rzadko, a jest bardzo istotny i wpływa na jego powodzenie, jest także… troska o pracowników. Nikt nie lubi radykalnych zmian – zwłaszcza w pracy, zwłaszcza takich, które odciągają uwagę od codziennych obowiązków. Pracodawca musi wykazać zaangażowanie, aby przekonać pracowników, że to właśnie oni najbardziej skorzystają na wdrożeniu, że dzięki niemu to właśnie ich praca stanie się wygodniejsza, prostsza, ciekawsza.

Zgodnie z obietnicami

I tak właśnie się stało – nawet jeżeli niektórzy pracownicy pozostawali sceptyczni wobec zapewnień o bliskich korzyściach i usprawnieniach, to już kilka pierwszych miesięcy potwierdziło, że nie były to wyłącznie czcze obietnice.

Przez cztery lata firma zautomatyzowała procesy produkcji. Nerli Gruppen odeszło od papierów, planowanie stało się automatyczne – dzieje się to w nocy. Podobnie jak bilans towarów – dział zakupów rano, zaraz po przyjściu do pracy, otrzymuje informacje o rezerwacjach i niedoborach. Zmiany te pozwoliły wprowadzać i przetwarzać dziennie o 50 proc. zamówień więcej.

Przykład wdrożenia w Nerli Gruppen potwierdza, że digitalizacja jest pewnym sposobem na rozwój przedsiębiorstw – i to taki rozwój, z którego korzyści odczuwalne będą nie tylko przez kadrę menadżerską, ale też pracowników na każdym szczeblu. Ujednolicenie i integracja to mniej awarii – a mniej awarii to mniej stresu, mniej dodatkowej pracy, a więcej przychylności ze strony przełożonych; automatyzacja oznacza z kolei kolejne roboczogodziny wolne od najbardziej rutynowych i uciążliwych zajęć, co nie przekłada się tylko na sam czas pracy, ale też na psychofizyczną sprawność pracownika, który w optymalnej formie może zaoferować przedsiębiorstwu to, co w nim najlepsze: jednostkowe talenty, ekspercką wiedzę czy indywidualną kreatywność.

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL