Automatyzacja sposobem na ekspansję. Comarch ERP XL w Morele.net

Morele.net zna praktycznie każdy z nas – firma już od niemal 20 lat jest jednym z liderów rynku e-commerce w zakresie elektroniki użytkowej. Od trzech lat działalność jest jeszcze rozleglejsza – w 2019 roku powstała własna platforma marketplace firmy, która skupia ponad 2 mln ofert ponad 1400 sprzedawców.

Do tych liczb dołóżmy jeszcze jedną: zamówienia są obsługiwane w centrum logistycznym o powierzchni 24 000 m2. Rozmach działalności robi wrażenie, a żeby całą tę ogromną strukturę trzymać w ryzach, niezbędne są profesjonalne narzędzia. W Morele.net wiedzą o tym doskonale – dlatego już od niemal dziesięciu lat pracują z Comarch ERP XL, który udostępnia środowisko informatyczne pozwalające firmie realizować swoją filozofię: budowę przyjaznego i godnego zaufania sklepu, gwarancję niskiej ceny i szerokiej oferty, wykorzystanie innowacyjności, by oferować jeszcze więcej i prymat klienta, który zawsze pozostaje na pierwszym miejscu.

Rozległość i elastyczność

Wieloletnia współpraca Morele.net z firmą Comarch nie byłaby możliwa, gdyby nie duża elastyczność i wyporność systemu dedykowanego dla dużych przedsiębiorstw. Morele.net mogą na bieżąco dopasowywać system do swoich potrzeb – np. wprowadzając dodatkowe kolumny, filtry, raporty, wykresy, wydruki czy dodatki. Wpływa to na usprawnienie kontroli wielu procesów – np. poprawności księgowań, rozliczanych dokumentów, stanu płatności faktur, czy osób odpowiadających za dokumenty.

Z tego powodu Comarch ERP XL jest w stanie towarzyszyć Morele.net we wszystkich stadiach rozwoju i pracować na coraz większej liczbie danych. Obecnie system zawiera:

• 180 aktywnych użytkowników,
• 4,5 mln kontrahentów,
• 1 mln kart towarowych,
• pełną historię towarów (przyjęcia, wydania, przesunięcia),
• 4,5 mln kont księgowych,
• 50 magazynów.

Wszystkie te elementy muszą nieustannie pracować na najwyższych obrotach. Morele.net współpracują z 20 krajami w modelu B2B oraz siedmioma w modelu B2C, przy czym kolejne cztery kraje są w trakcie rejestracji. Działania te generują miesięcznie:

• 110 tys. zamówień sprzedaży (ZS),
• 100 tys. faktur przychodowych (FS/FSE),
• 35 tys. faktur kosztowych (FZ/FAI),
• 55 tys. dokumentów magazynowych (PZ/PZI/WZ/PW/RW/MM).

Automatyzacja w sprzedaży i księgowości

Bieżąca ręczna obsługa takiego nawału transakcji wymagałaby zatrudnienia nieprawdopodobnej liczby pracowników – praktycznie nieosiągalnej zarówno z logistycznego, jak i ekonomicznego punktu widzenia.

Oddalenie widma niepowodzenia związanego z tego rodzaju pułapkami wzrostu stanowi jednak sedno idei digitalizacji. Dzięki automatyzacji wielu procesów Morele.net są w stanie nie tylko prowadzić bieżącą działalność, ale i – ekspandować.

Zastosowana metodologia zwalnia pracowników Morele.net z konieczności ciągłego wykonywania mechanicznych, powtarzalnych prac, ale jednocześnie nie pozbawia ich kontroli nad procesami. Przykładowo: po dokonaniu sprzedaży w sklepie internetowym lub na innej platformie sprzedażowej dzięki stosowanemu przez firmę systemowi kolejkowemu automatycznie generuje się dokument ZS (zamówienie sprzedaży). W 99 proc. przypadków udaje się to zrobić bez żadnej ingerencji pracowników. W przypadku wystąpienia błędu – np. braku NIP-u w zamówieniu złożonym na firmę – system kolejkowy wraca do takiego zamówienia po pewnym czasie, podejmując kolejną próbę wystawienia ZS. Jeśli jest w stanie sfinalizować proces – dzieje się to automatycznie. Jeśli natomiast w dalszym ciągu są problemy – pracownicy, mający bieżący podgląd przebiegu procesów w czasie rzeczywistym, mogą zainterweniować i sfinalizować go ręcznie.

Automatyzacja pomaga nie tylko w sprzedaży, ale także w księgowości. W Morele.net wprowadzono proces księgowania wsadowego, który wykorzystuje zaimplementowane metody modelowania procesów. Można w ten sposób pracować na praktycznie wszystkich księgowanych w firmie dokumentach. Funkcjonalność ta pozwala dokonywać księgowania poza godzinami pracy, co minimalizuje obciążenie systemu podczas dnia roboczego. Automat rozpoczyna proces wieczorem i wszystko dzieje się w nocy.

Owoce automatyzacji w Morele.net

Wdrożenie automatyzacji pozytywnie wpłynęło na liczne aspekty funkcjonowania firmy. Udało się osiągnąć płynność w wystawianiu dokumentów – wszystkie zamówienia są fakturowane na bieżąco, wyeliminowano opóźnienia w przyjęciach towarów na magazyn, a klienci od razu dostają fakturę na maila. Sprawność procesu obsługi zamówień w prostej linii przekłada się na większe zainteresowanie klientów.

Udało się także uwolnić ludzki potencjał. Jeszcze kilka lat temu w dziale rozliczeń trzy osoby zajmowały się procesem rozliczania dokumentów – w tym momencie całym robi to jedna osoba, a pozostałe skupiają się na innych obowiązkach.

Zyskano też dodatkowy czas pracy w systemie. Niegdyś był on przeznaczany na żmudne rozliczanie, teraz pracownik tylko uruchamia "robota" i w oczekiwaniu na weryfikację jego poczynań ma czas, aby zająć się innymi obowiązkami. Księgowanie wsadowe natomiast poprawiło ergonomię pracy oraz zwiększyło wydajność systemu Comarch ERP XL.

Wobec satysfakcjonującej współpracy Morele.net planują dalej pracować z Comarch ERP XL, automatyzując kolejne procesy, zwłaszcza w obszarze księgowości i rozliczeń.

Zobacz jak system Comarch ERP XL wspiera pracę Morele.net:

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL

Przczytaj też więcej o robotyzacji procesów biznesowych (RPA) w systemach Comarch ERP