Bez zbędnych papierów na biurku

Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. to ćwierć wieku doświadczenia w dostarczaniu i serwisowaniu pasów napędowych i transportujących dla przemysłu. Aby zapewnić klientom sprawne i terminowe wsparcie, firma działa poprzez cztery oddziały, z których każdy posiada własny magazyn i własny serwis. Spoiwem, które pozwala tak rozbudowanej strukturze płynnie działać, są systemy Comarch ERP, których różne moduły towarzyszą firmie od 2013 roku, oraz Comarch DMS – intuicyjne oprogramowanie do obiegu dokumentów. 

Jak rozpoczęła się przygoda Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. z firmą Comarch? Można powiedzieć: klasycznie – rozwój firmy, zwiększenie skali działalności i powstawanie nowych oddziałów sprawiły, że dotychczas wykorzystywane narzędzia okazały się niewystarczające. Wówczas uwaga zarządu Wilhelm Herm. Müller skupiła się na propozycjach Comarchu, z którym wiele spółkę łączy: najwyższe standardy obsługi klienta i spełnianie najwyższych jakościowych norm.

Etapy wdrożenia Comarch ERP XL i Comarch DMS

- Głównym celem wdrożenia oprogramowania Comarch ERP było to, aby było widać powiązania pomiędzy pewnymi procesami: ofertami, zamówieniami, aby widoczna była także historia kontrahenta – wspomina Monika Domek, prezes zarządu firmy Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. Choć firma od 2013 roku systematycznie wdrażała kolejne moduły Comarch ERP XL (m.in. fakturowanie, magazyn, księgowość, reklamacje, zamówienia oraz oferty), w opinii prezes spółki jedną z najważniejszych aplikacji jest ta poświęcona obiegowi dokumentów, czyli Comarch DMS.

- Pierwszym, podstawowym powodem wdrożenia Comarch DMS była góra papierów leżąca na biurku, którą trzeba było podpisać, przekazać do następnego działu albo księgowości – kontynuuje Domek. – Wprowadzenie dokumentów kosztowych było wynikiem uczestnictwa w Spotkaniach z Użytkownikami Comarch ERP XL, podczas których trafił do nas przekaz, że możemy coś zrobić z tymi papierowymi dokumentami, które nam przeszkadzają.

Dokumenty kosztowe zapoczątkowały prawdziwą apokalipsę dla tradycyjnej „papierologii” w Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. Firma, zachęcona łatwością wdrożenia i obsługi Comarch DMS, wprowadziła do obiegu dokumentów reklamacje, wizyty handlowe i działania korygujące. W trakcie wdrożenia pozostają zapotrzebowania produkcyjne i delegacje.

Dokumenty kosztowe

Wyeliminowanie obiegu papierowych dokumentów było kluczową korzyścią, jaką Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. odniosła w związku z wdrożeniem Comarch DMS. Było to szczególnie ważne ze względu na wielooddziałową strukturę firmy – elektroniczny obieg dokumentów pozwala na to, by były one przesyłane i akceptowane na bieżąco, bez paraliżujących pracę firmy przestojów.

Dodatkowo poprawiony został nadzór nad prawidłowym obiegiem: Comarch DMS pozwala na precyzyjne przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego działu czy akceptacji przez odpowiednią osobę. Wyeliminowano również możliwość fizycznego zagubienia dokumentu – to, co raz do Comarch DMS zostało wprowadzone, systemu opuścić już nie może.

Szczególnie ważną funkcjonalnością w dzisiejszych czasach powszechnej pracy zdalnej i zwiększonej mobilności pracowników i kadry zarządzającej jest możliwość akceptacji dokumentów nawet poza biurem – poprzez aplikację mobilną lub w przeglądarce www. Oznacza to także, że w każdej kryzysowej sytuacji możliwy jest natychmiastowy dostęp do potrzebnych dokumentów – wystarczy tylko połączenie z Internetem i dowolne urządzenie.

Wizyty handlowe i reklamacje

Firma Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. udowodniła także, że możliwe jest niekonwencjonalne zastosowanie modułu do obiegu dokumentów, używając go do obsługi wizyt handlowych i reklamacji.

Forma pracy w działach handlowych Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. sprawia, że potrzeby w zakresie ewidencji wizyt handlowych również są specyficzne. Wynika to z faktu, że pracownicy podczas spotkań z Klientami nie skupiają się na typowych działaniach jak wprowadzanie zamówień, a podejmują zindywidualizowane rozmowy i działania. Takie informacje powinny być zaewidencjonowane w systemie, aby mieć wgląd do pełnej historii działań i właściwie podejmować kolejne kroki.

Dlatego zarząd postanowił wykorzystać Comarch DMS również do tego celu. Ta innowacyjna praktyka okazała się możliwa dzięki niezwykłej elastyczności aplikacji, która sprawia, że można z łatwością dopasować ją do najbardziej specyficznych potrzeb użytkownika – w tym przypadku: umożliwiając identyfikowanie własnych pól czy bezpośrednią komunikację w aplikacji.

Jeśli chodzi o moduł reklamacji istniał co prawda w Comarch ERP XL, ale zarząd Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. uznał jednak, że w całym przebiegu reklamacji brak procesowości. Dlatego zdecydowano się na wdrożenie osobnego procesu przebiegu i akceptacji reklamacji w ramach Comarch DMS, co umożliwiło indywidualne śledzenie każdego, nierzadko rozbudowanego i wieloetapowego, reklamacyjnego wątku na każdym jego etapie. Nie oznacza to, że całkowicie zrezygnowano z ewidencji reklamacji w module sprzedażowym - wbudowana integracja pomiędzy Comarch DMS a Comarch ERP XL pozwoliła na połączenie dokumentu RLS (XL) z odpowiednim procesem w DMS. Dzięki temu informacje o reklamacji, jej statusie i innych ważnych danych są dostępne z dwóch miejsc.

Działania korygujące

Naturalną konsekwencją rozstrzygnięcia reklamacji jest podjęcie działań korygujących – ich przeprowadzanie jest niezbędne, by Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. mogła szczycić się działaniem z normą ISO 9001. Ten obieg dokumentów jest bezpośrednio powiązany ze zdefiniowanymi wcześniej działaniami reklamacyjnymi – są one inicjowane właśnie z ich poziomu w aplikacji Comarch DMS.

Obieg działań korygujących pozwala na kontrolę i nadzór nad działaniami prewencyjnymi, pomagając firmie nie dopuścić do sytuacji, w której ten sam błąd zostałby popełniony po raz drugi. Dodatkowo, podobnie jak w poprzednich przypadkach, umożliwia wprowadzenie procesowości, a w konsekwencji – śledzenie każdego działania na każdym jego etapie.

Manager dokumentów

Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. używa także Managera dokumentów, który gwarantuje łatwy dostęp do dokumentów, umożliwiając ich posegregowanie na wirtualnych półkach ze względu na kategorie.

W Managerze dokumentów istnieje także możliwość przypisania uprawnień dostępu do poszczególnych dokumentów w zależności od funkcji pracownika. Minimalizuje to prawdopodobieństwo odczytania treści przez niepowołane osoby, dodatkowo chroniąc wrażliwe dane firmy.

Dalsze etapy wdrożenia

- Comarch DMS to świetna aplikacja, która pozbawi was zbędnych papierów na biurku, uporządkuje wasze procesy oraz sprawi, że będziecie mieć dostęp do procesów i dokumentów 24h na dobę przez siedem dni w tygodniu bez względu na to, gdzie jesteście – rekomenduje aplikację Monika Domek.

W ślad za tymi rekomendacjami idą kolejne czynności. Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. szykuje się do wprowadzenia kolejnych związanych z Comarch DMS funkcjonalności: zapotrzebowań produkcyjnych powiązanych z dokumentami kosztowymi, powiązań wizyt handlowych z rozliczeniem delegacji przez handlowców, wersjonowania i migracji dokumentów do nowego Repozytorium.

Dowiedz się więcej o Comarch DMS