Bezpieczeństwo to podstawa – wdrożenie Comarch DMS w Hunters

W branży ochrony innowacje to nie wybór, ale konieczność. Firma Hunters świadczy profesjonalne usługi ochroniarskie wspierane przez nowoczesne metody zarządzania i systemy IT takie jak Comarch DMS. Aplikacja odpowiada na potrzeby przedsiębiorstwa m.in. w obszarach zapotrzebowań, faktur kosztowych oraz wniosków urlopowych.

Hunters: Mamy oko na wszystko

Korzenie rodzinnej firmy Hunters sięgają roku 1991, kiedy to mała agencja detektywistyczna zaczęła działalność, a wraz z nią – intensywny, nieustający okres rozwoju. Dzięki dużej sile przebicia Hunters operuje dzisiaj w całej Polsce, a jakość świadczonych usług potwierdza wiele certyfikatów.

Obecnie działalność firmy opiera się na ochronie fizycznej, ochronie imprez czy prewencji. Ponadto Hunters prowadzi również:

• monitoring (monitoring systemów alarmowych i mobilny, analityka wideo),
• techniczne zabezpieczenie mienia (montaż zintegrowanych systemów bezpieczeństwa i wdrożenia automatyki budynków),
• usługi sprzątania (sprzątanie biur i hal, wysokościowe mycie okien, odśnieżanie),
• obsługę dokumentów (digitalizacja, archiwizacja i utylizacja).

Wymagania i potrzeby

Tak duża firma o skomplikowanej infrastrukturze wymaga odpowiedniego zorganizowania pracy. W dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwie generuje się coraz więcej dokumentów związanych z działami kadr, płac i księgowości. Ponadto w Hunters potrzebne było rozwiązanie, które ułatwi obieg dokumentów w firmie z biurami w całym kraju.

Pozostałe potrzeby organizacji to m.in.:

• stopniowalny dostęp do centralnej platformy niezależnie od miejsca,
• skalowalność systemu,
• elastyczność w konfiguracji modułów,
• dostosowanie systemu do procedur ustanowionych w Hunters,
• zautomatyzowanie procesu dostępu użytkowników.

Wdrożony system Comarch DMS z powodzeniem uporządkował procesy związane z kadrami, a także obiegiem faktur, zapotrzebowań i nie tylko. Za wdrożenie odpowiada Partner Comarch, firma Pulsar System.

3 obszary działalności Comarch DMS w Hunters

1. Zapotrzebowania

Ten obszar systemu Comarch DMS działa w Hunters od 2019 r. Optymalizuje proces związany z tworzeniem i realizacją zamówień. Pracownicy, składając wniosek zakupowy (zapotrzebowanie), mogą wprowadzić wiele ważnych informacji, np. dotyczących przedmiotu zamówienia czy linków do specyfikacji. Z perspektywy firmy Hunters równie istotne są dane takie jak spółka, dział czy obiekt kosztowy. Dzięki temu wszystkie wydatki są precyzyjnie alokowane, co przekłada się na gotowy zbiór danych pod zestawienia, które zapewniają pełna kontrolę nad kosztami.

Wprowadzane informacje kosztowe nie służą tylko do późniejszych raportów i analiz, ale także pozwalają na zachowanie firmowych reguł, wg których dokumenty powyżej określonej kwoty muszą przejść przez dodatkowe etapy akceptacji. Po wdrożeniu takie elementy są pilnowane przez system i użytkownicy nie muszą zastanawiać się, jaką ścieżkę w danym przypadku powinni zastosować.

Co ważne, elastyczność systemu Comarch DMS pozwala na wprowadzanie modyfikacji do procesu na bieżąco, aby optymalizować realizowany proces w oparciu o doświadczenia zebrane podczas codziennej pracy. Dlatego obecnie obieg związany z zamówieniami różni się od tego uruchomionego w 2019 r., gdyż wprowadzono liczne usprawnienia zwiększające efektywność pracy.

2. Faktury kosztowe

Kontrola wydatków to element nie tylko istotny w procesie zapotrzebowań, ale także w przypadku pracy z fakturami. Wsparcie tego obszaru przez system Comarch DMS zapewnia Hunters pełną kontrolę nad zobowiązaniami finansowymi, w tym realizację płatności na czas.

W firmie ochroniarskiej obszar Faktur kosztowych jest ściśle związany z Zapotrzebowaniami. Dzięki automatycznemu pobieraniu danych kontrahenta, faktura, która jest wysyłana na odpowiednią skrzynkę mailową, zostaje przypisana do konkretnego zapotrzebowania.

3. Wnioski urlopowe

Proces obsługi Wniosków urlopowych w Hunters nie tylko umożliwia samo wystawienie wniosku, ale również sprawdzenie liczby dni do wykorzystania (ta informacja jest automatycznie pobierana z systemu Comarch ERP Optima). Co więcej, we wniosku wskazuje się również osobę zastępującą oraz akceptującą wniosek.

Obszar daje też możliwość wystawienia wniosków o urlop bezpłatny, okolicznościowy czy opiekę nad zdrowym dzieckiem. Złożenie wniosku oraz jego akceptacja odbywają się błyskawicznie. Ponadto zgodnie z wymogami prawnymi pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną po wcześniejszym wskazaniu miejsca wykonywania pracy – ten proces również odbywa się przez Comarch DMS.

Korzyści z wdrożenia Comarch DMS – podsumowanie

Jedną z najważniejszych funkcji Comarch DMS jest automatyzacja obiegu dokumentów. Dzięki niemu przedsiębiorstwo może:

• zredukować koszty,
• zaoszczędzić na czasie,
• zwiększyć efektywność pracy,
• uzyskać pełną kontrolę nad procesami.

W ramach systemu obiegu dokumentów procesuje się również wiele poufnych informacji technicznych i biznesowych. Narzędzie Comarch DMS umożliwia ustawianie dostępów do dokumentów i szyfrowanie przepływu informacji, a także wymusza na użytkownikach ustawienie silnego hasła. Dzięki temu zminimalizowano ryzyko uzyskania dostępu do informacji w firmie ochroniarskiej przez nieupoważnione osoby.

Wdrożenie Comarch DMS w Hunters i wnioski

Wcześniej pracownicy Hunters korzystali z innych rozwiązań o podobnej funkcjonalności do Comarch DMS, dlatego część zatrudnionych z niechęcią przyjęła informację o wdrożeniu nowego systemu. Z czasem jednak wykorzystanie intuicyjnego oprogramowania weszło w nawyk pracownikom Hunters i dzisiaj organizacja może cieszyć się wieloma zaletami tego rozwiązania.

Comarch DMS sprawdza się od lat, a firma doskonale widzi potężny potencjał, jaki oferuje system. Z tego względu w przyszłości Hunters zamierza wycisnąć z aplikacji Comarch DMS jeszcze więcej.

Dowiedz się więcej o Comarch DMS