Business Intelligence - odpowiedź na potrzeby spółek giełdowych

Systemy informatyczne klasy Business Intelligence są jednymi z najbardziej dynamicznie rozwijających się sektorów rynku IT. Są one niezbędne, aby przekształcić tak duże ilości danych w informacje, a następnie te informacje zamienić w przydatną wiedzę. Tak poukładane dane stanowią podstawę do prowadzenia różnego rodzaju analiz i raportów - czyli realizowania dostępu do wszelkich informacji wykorzystywanych w firmie.

W jaki sposób BI można wykorzystać do procesu analizy i raportowania? 

Aby przedsiębiorcy mogli podejmować szybkie i trafne decyzje, istotny jest wgląd nie tylko w historyczne i bieżące dane, ale również możliwość śledzenia trendów i wyciągania na ich podstawie wniosków. Wsparciem dla tych procesów niewątpliwie są narzędzia informatyczne klasy Business Intelligence, przy użyciu których można zweryfikować realizację założeń oraz reagować na nieprawidłowości i błyskawicznie podejmować właściwe decyzje. 

W jaki sposób BI może usprawnić pracę spółki giełdowej?  

Ogrom informacji gromadzonych przez różnorodne systemy informatyczne funkcjonujące w ekosystemie IT spółek giełdowych często nie jest w dostateczny sposób przetwarzany. Ma to najczęściej związek z trudnością w przechowywaniu tak wielkich zbiorów danych równocześnie zapewniając ich wysoką jakość, ustrukturyzowanie i szybkość przetwarzania. A to właśnie dane  kryją w sobie szereg istotnych wskazówek co do właściwego kierunku rozwoju firmy i osiągnięcia sukcesu rynkowego. Analiza danych w różnych perspektywach i uzyskanie efektu synergii, dzięki integracji danych z wielu procesów, to przyszłość spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych. To szansa na realny wzrost efektywności wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa, na przyspieszenie reagowania na możliwe zagrożenia i na dynamiczne rozwijanie produktów czy usług. Należy jednak pamiętać o tym, jak ważne jest holistyczne podejście do projektu wdrożenia tego typu rozwiązań w firmie notowanej na GPW i zwrócenie uwagi na różne obszary funkcjonowania biznesu. 

Niezwykle wartościowe dla decyzji strategicznych mogą być również informacje rynkowe niezwiązane bezpośrednio z systemami IT wewnątrz jednostki. Umożliwiają one między innymi, analizę wpływu czynników zewnętrznych, takich jak kursy walut, ceny surowców czy ogół procesów zachodzących w gospodarce światowej na cenę akcji spółki. Aby uzyskać bowiem pełny obraz przedsiębiorstwa, niezbędna jest integracja wszystkich występujących w firmie źródeł danych, a więc zarówno tych księgowych czy handlowych jak i magazynowych czy produkcyjnych a nawet statystycznych i rynkowych. To one  przełożą się na konkretną wiedzę możliwą do wykorzystania w procesie zarządzania firmą. 

Tak skrojone rozwiązania najczęściej są kierowane do kadry zarządczej firmy, menedżerów, analityków, kontrolerów, działów księgowych i kadrowych, którzy w największym stopniu potrzebują  wglądu do codziennie aktualizowanych raportów. 

Z jakiego typu zestawień najczęściej korzystają?

• Raporty sprzedażowe w podziale na kanały sprzedaży lub położenie geograficzne wraz z uzyskaną marżą, oceną rentowności oraz stanami magazynowymi.
• Analiza płatności wraz z aktualnym stanem należności oraz zobowiązań w podziale na strukturę wiekową oraz poszczególnych dłużników czy wierzycieli.
• Kluczowe wskaźniki efektywności odnoszące się do rentowności, płynności finansowej, osiąganych zysków lub poniesionych strat.
• Raporty związane z zasobami ludzkimi umożliwiające wgląd w strukturę czy koszty zatrudnienia, a także zestawienia wynagrodzeń oraz limitów urlopowych w przekroju wybranego okresu czasu.

Z jakimi korzyściami wiąże się zastosowanie tego typu analiz w spółce giełdowej?

• Możliwość podejmowania decyzji w oparciu o wiarygodną i łatwo dostępną informację.
• Łatwość w odnajdywaniu słabych punktów i wąskich gardeł w firmie.
• Uproszczenie niektórych procedur i przyspieszenie obiegu informacji w firmie.
• Łatwiejsze osiąganie celów przedsiębiorstwa oraz kontrola ich wykonania.
• Możliwość błyskawicznego podjęcia działań korygujących zdarzenia niepożądane w firmie.

Czy korzystanie z tego typu rozwiązań niesie ze sobą jakieś ryzyka? 

Warto mieć świadomość, że ze stosowaniem systemów klasy Business Intelligence mogą wiązać się pewne ryzyka. Temat jest o tyle istotny, że mowa tu o danych, czyli o najcenniejszym zasobie w przedsiębiorstwie, którego przemyślane zastosowanie może przynieść wiele korzyści, ale nieumiejętne użycie może również skutkować poniesieniem pewnych strat.

Warto zainwestować w usługi takiego dostawcy rozwiązań IT, który posiada stabilną pozycję na rynku i ma zaufanie wielu klientów. To on powinien zagwarantować, że powierzone mu dane będą bezpieczne bez względu na formę ich przechowywania. Coraz częściej bowiem odchodzi się od fizycznych serwerów z danymi na rzecz chmury obliczeniowej. Niewątpliwie to rozwiązanie zyskuje coraz więcej zwolenników, w 2020 r. wartość rynku usług chmurowych w Polsce wynosiła 1,8 mld PLN, a szacuje się, że ma wzrosnąć do prawie 3,5 mld PLN w 2024 r. Jak pokazują badania, główną przyczyną większości przypadków wycieków danych z chmury nie są błędy w oprogramowaniu czy działania hakerów, a złe konfigurowanie i administrowanie chmurą. Dlatego tak ważne jest zaufanie do firmy, która tymi danymi będzie zarządzać. 

Co również istotne w kontekście ryzyk, wdrażając system analityczny musimy mieć pewność, że dostarczone raporty prezentują rzeczywiste dane. Wybrany dostawca powinien przeprowadzić odpowiednią analizę skupiając się na specyficznych potrzebach danej firmy. Powinien poznać specyfikę branży i wczuć się w rolę odbiorców analiz, zrozumieć ich potrzeby i codzienną pracę. Istotne jest też zastosowanie nowoczesnej technologii i dostosowanie jej do potrzeb biznesu oraz do aktualnych wymagań rynkowych. 

Niestety coraz częściej tego typu projekty kończą się niepowodzeniem również z powodu niedostosowania interfejsu do grona jego odbiorców. Zdarza się, że pojawia się także opór ze strony pracowników przed wymogiem korzystania z nowych systemów  i strach związany z koniecznością nabycia nowych umiejętności. Odpowiedzią na te obawy i ryzyka jest w pierwszej kolejności wybór takiego dostawcy usług IT, który zapozna się z potrzebami użytkowników i dostosuje do nich funkcjonalności systemu a następnie przeprowadzi odpowiednie przeszkolenie personelu. 

Z pewnością warto też zadbać o  UX (User Experience), czyli całość wrażeń jakich doświadcza użytkownik podczas korzystania z produktu. To dzięki nim otrzymamy gwarancję pełnego wykorzystania dostarczonego rozwiązania oraz pewność zaadoptowania się pracowników do nowego narzędzia.  

Podsumowując:

Zdaniem analityków IDC wzrasta świadomość potencjalnych korzyści wynikających z zastosowania oprogramowań Business Intelligence, a zwłaszcza zaawansowanych narzędzi analitycznych. W dobie cyfryzacji, analityka jest kluczowa przy utrzymywaniu konkurencyjności na rynku. Co więcej, pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych na wielu obszarach, a przez to udoskonala działania firmy, wpływa na lepsze gospodarowanie budżetem oraz w efekcie zwiększa atrakcyjność oferowanych usług i towarów. W czasach, gdy dane stanowią dla przedsiębiorców coraz większą wartość, a ich rzetelna analiza pozwala na ukształtowanie i rozwój biznesu, wdrożenie rozwiązania Business Intelligence jest koniecznością w każdej firmie.    

Tekst powstał we współpracy z dziennikiem „Parkiet”.