Czy narzędzia klasy Business Intelligence w firmie produkcyjnej to konieczność?

Do pełnego, skutecznego zarządzania procesem produkcyjnym sam system klasy ERP to czasami za mało. Bez zastosowania narzędzi Business Intelligence firmy tracą możliwość pełnej optymalizacji procesów wytwórczych przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów.

Oprogramowanie BI ( czyli Business Intelligence ) dają możliwość śledzenia każdego etapu procesu produkcyjnego od zaopatrzenia magazynu w potrzebne materiały aż po powstanie gotowego wyrobu. W efekcie pozwalają na utrzymanie kontroli nad kosztami, jakością oraz wydajnością poszczególnych jednostek zaangażowanych w powstanie gotowego produktu.

Narzędzia klasy BI oferują nie tylko wgląd w historyczne i bieżące dane, na podstawie których można zweryfikować realizację postanowionych założeń oraz natychmiastowo reagować na nieprawidłowości pojawiające się w czasie realizacji procesu produkcji. Dają również możliwość śledzenia trendów i wyciągania na ich podstawie wniosków skutkujących w podejmowaniu trafniejszych decyzji długofalowych oraz dostosowanie działań do dynamicznie zmieniającej się sytuacji na rynku.

Systemy BI umożliwiają:

• optymalizację kosztów poprzez lepsze zrozumienie miejsc ich powstawania,
• usprawnienie procesów produkcyjnych przez analizę tzw. „wąskich gardeł” i zidentyfikowanie niewykorzystanych zasobów celem podniesienia wydajności procesów,
• przekrojowe analizowanie łańcucha dostaw oraz optymalizację procesu magazynowania półproduktów i produktów gotowych.

Co warto wiedzieć przed przystąpieniem do wdrożenia systemu Business Intelligence?

Firmy produkcyjne oczekują konkretnych korzyści wynikających z wdrożenia systemu BI, którymi najczęściej są: poprawa jakości produktów, wzrost wydajności (zarówno pracowników, jak i linii produkcyjnych), redukcja kosztów, usprawnienie procesów.

Istotne jest holistyczne podejście do całego projektu i zwrócenie uwagi na różne obszary funkcjonowania biznesu – poza produkcją warto zwrócić uwagę również na dane księgowe, magazynowe czy te dotyczące klientów. Daje to menadżerom firm całościowy obraz funkcjonowania ich biznesu.

Produkcja jest bardzo mocno związana z samymi procesami definiowanymi w systemie ERP, dlatego też istotne z punktu widzenia raportowania jest takie zdefiniowanie procesów produkcyjnych, aby możliwe było raportowanie. Przykładem jest wyliczanie zbiorczego kosztu wytworzenia wyrobu, gdzie tak naprawdę nie ma jednego słusznego sposobu realizacji, a każdy klient podchodzi do tego na innym poziomie szczegółowości. Zazwyczaj składowe dla takiego kosztu wyliczane są na kilku płaszczyznach/obszarach: koszt materiałów pobieranych do danego zlecenia, koszty zmiany (a więc: płace pracowników), koszty mediów, transportu itd.

Każda firma produkcyjna posiada inną specyfikę procesów, a co za tym idzie - ma inne potrzeby analityczne. Ważne jest zatem indywidualne podejście do każdego klienta i weryfikacja, jakiego typu raporty będą potrzebne w danym przedsiębiorstwie, już na etapie pierwszych rozmów. Takie wsparcie przy wdrożeniu rozwiązania Comarch ERP XL BI oferuje nasza sieć partnerska.

Należy pamiętać, że z systemu raportowego często będą korzystały różne grupy odbiorców. Istotne jest, aby zaspokoić potrzeby analityczne zarówno kierownika linii produkcyjnej (np. dostarczając mu raport OEE będący podstawowym miernikiem używanym do analizy i oceny wykorzystania sprzętu w procesach wytwórczych), jak i głównego księgowego, który będzie oczekiwał wglądu do raportu MPK (wskazującego na miejsca gdzie dany koszt jest generowany, np. linia produkcyjna, wydział jakości, wydział R&D czy centrum logistyki).

Odpowiednio zaprojektowany system Business Intelligence umożliwi przekrojowe analizowanie oraz raportowanie kluczowych aspektów funkcjonowania całego zakładu produkcyjnego lub też poszczególnych jego wydziałów czy zespołów.

Najczęściej używane analizy firm produkcyjnych:

• Analiza zużycia materiałów w zadanym okresie czasu w celu weryfikacji ilościowej i wartościowej zapotrzebowania.
• Analiza łańcucha dostaw, która odpowie na pytania czy ilość dostępnych zapasów pozwoli na zachowanie płynności procesu produkcyjnego oraz czy potrzebne środki produkcji zostaną dostarczone na czas i w odpowiedniej ilości.
• Analiza braków dająca możliwość procentowego określenia jakości wyrobów gotowych (np. porównując karty towarowe jako towary II gatunku w zestawieniu z towarami I gatunku).
• Analiza kosztów produkcji, która odpowiada na pytania, które wydziały generują największe koszty oraz gdzie powstają koszty w firmie.
• Analiza wydajności, która wskaże na rodzaj zadań generujących największe opóźnienia oraz wskaże miejsca gdzie powstają wąskie gardła.
• Analiza czasochłonności czynności w rozbiciu na ZP, produkt, operację na różnych liniach produkcyjnych. Daje ona obraz wykorzystania poszczególnych typów maszyn czy czasu pracy wydziałów.
• Analiza TKW (techniczny koszt wytworzenia), która sięga po dane pochodzące z produkcji i z kont księgowych(media, koszty pracowników). Umożliwia ona właściwą alokację i rozbicie różnego rodzaju kosztów pośrednich na m.in. zlecenia, produkty, klientów.

Zarówno te, jak i inne zestawienia analityczne znajdziemy w ramach zestawu raportów i dashboardów rozwiązania Comarch ERP XL BI.

Pamiętajmy o tym, że ogrom informacji gromadzonych przez różnorodne systemy informatyczne funkcjonujące w ramach przedsiębiorstwa nie jest w dostateczny sposób przetwarzany – a to one kryją szereg istotnych wskazówek co do właściwego kierunku rozwoju firmy i osiągnięcia sukcesu rynkowego. Analiza danych w różnych perspektywach i uzyskanie efektu synergii dzięki integracji danych z wielu procesów to przyszłość firm z sektora produkcji. To szansa na realny wzrost efektywności zużycia zasobów przedsiębiorstwa, na przyspieszenie reagowania na możliwe zagrożenia i na dynamiczne rozwijanie produktów.

Autor:

Paulina Ziarek
Konsultant Business Intelligence

Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, z firmą Comarch związana od 2016 roku. Jako konsultantka Business Intelligence jest odpowiedzialna za rozwój produktu Comarch BI Point Menadżer. Zajmuje się również konsultingiem w zakresie doboru informatycznych narzędzi analitycznych wspierających codzienną pracę działów controllingu, kadry zarządczej czy działów księgowych przedsiębiorstw.