Ciężka praca popłaca. Wdrożenie Comarch Mobile w firmie AGROAS

30 lat historii. 360 zatrudnionych pracowników. Obsługa ponad 5000 klientów. Zarządzanie gospodarstwami o łącznej powierzchni ponad 3500 ha. Te dane muszą robić wrażenie – i robią. Nieprzypadkowo firma AGROAS może pochwalić się licznymi nagrodami – m.in. wyróżnieniem w Diamentach Forbesa. 

Zarząd firmy doskonale wie zaś, że zarządzanie tak złożonym organizmem wymaga odpowiednich narzędzi – dlatego już od 2005 roku pracują z systemem firmy Comarch przeznaczonym dla tak zaawansowanych przedsiębiorstw, czyli Comarch ERP XL. W miarę rozwoju firmy, AGROAS korzystał z kolejnych modułów oprogramowania (uzupełnianych przez dedykowane branży rozwiązania Infortes – opiekującego się firmą partnera Comarchu), a w roku 2021 podjęto decyzję o wdrożeniu Comarch Mobile Sprzedaż i Comarch Mobile Serwis.

U korzeni

Jak można się domyślić po samej nazwie, firma AGROAS zajmuje się branżą rolniczą. Jej misją jest dostarczanie kompleksowych rozwiązań dla rolnictwa. AGROAS to dystrybutor i producent środków do produkcji rolnej, eksporter płodów rolnych, dostawca usług, takich jak serwis maszyn rolniczych, sprzedaż maszyn i części, dostarczanie środków ochrony roślin, nawozów i materiału siewnego oraz paliw.

Systematyczna ekspansja firmy – również terytorialna – postawiła przed władzami i pracownikami nowe, właściwe dla tak dynamicznego rozwoju, wyzwania. Przepływ informacji pomiędzy pracującymi w terenie handlowcami a centralą lub właściwymi oddziałami był zaburzony. Każdy przedstawiciel handlowy – a jest ich w firmie trzydziestu – korzystał ze zwykłych arkuszy Excel i rozproszonych, niezintegrowanych z sercem firmy w postaci Comarch ERP XL, programów, pełnych ograniczeń w rodzaju braku funkcji, zdawałoby się, w dzisiejszych realiach technologicznych i biznesowych niezbywalnej – to jest działania online. W efekcie nie sposób było mieć pełną, bieżącą kontrolę nad stanami magazynowymi, zamówieniami oraz zaopatrzeniem.

Pamiętajmy, że terenowe działania firmy to jednak nie tylko sprzedaż – to także usługi serwisowe. Bez odpowiedniego narzędzia niemożliwe było także planowanie pracy serwisantów w terenie oraz ewidencja zleceń serwisowych bezpośrednio u klienta. Braki te wpływały na sprawność obsługi, ale też – na koszty związane z zaburzoną logistyką i planowaniem codziennej pracy serwisantów.

W podwójnej roli na roli

Z powodu tej dwojakiej działalności, zarząd AGROAS poszukiwał kompleksowego rozwiązania dla mobilnych procesów, dzięki któremu powstanie w pełni spójne, zintegrowane środowisko. Potrzebom tym odpowiadało rozszerzenie ekosystemu Comarchu o programy Comarch Mobile poświęcone właśnie sprzedaży i serwisowi. Mając dodatkowo na względzie oczywistą łatwość integracji z Comarch ERP XL i bezpośredni kontakt z producentem, a finalnie – możliwość szybkiego i sprawnego uruchomienia, firma zdecydowała się na ten krok. Warto jednak w tym miejscu zaznaczyć, że dużą rolą przy decyzji odegrała dobra, wieloletnia współpraca AGROAS z firmą Infortes, która odpowiadała za wdrożenie Comarch Mobile.

Jakie cele postawiono przed ekipą wdrożeniową:

• w zakresie sprzedaży – głównym założeniem wdrożenia Comarch Mobile sprzedaż były: możliwość generowania dokumentów zamówień sprzedaży (ZS) z dokumentu oferty sprzedaży (OS), umożliwienie tworzenia i składania „zamówień” przez handlowców na zestawy produktów z różnych działów na jednym dokumencie oraz możliwość dodawania zarówno towarów fizycznie już obecnych w magazynie, jak i takich, które – już zamówione i potwierdzone – jeszcze do niego nie dotarły;
• w zakresie serwisu – jako że naprawa maszyn rolniczych to trudne zadanie logistyczne i techniczne dla pracujących w terenie serwisantów (mogą to być czynności banalne, jak rutynowa konserwacja czy wymiana olejów, ale również bardzo skomplikowane), celem wdrożenia Comarch Mobile Serwis było posiadanie systemu, który pozwoli przyjąć zgłoszenie serwisowe w terenie, zaplanować pracę serwisantów oraz wykonać i zaewidencjonować usługę naprawy.

Oprócz dwóch wyżej wymienionych programów, wdrożono także trzecią aplikację, spajającą całość działań Comarch Mobile Zarządzanie, która wspiera firmę AGROAS w obszarze planowania zadań dla pracowników w terenie i kontroli ich realizacji.

Po owocach ich poznacie

Wspierające się nawzajem doświadczenie klienta, firmy wdrożeniowej i producenta oprogramowanie przyniosło całemu procesowi rezultat, który był oczekiwany. Czyli – krótko mówiąc – pełny sukces.

W zakresie pracy przedstawicieli handlowych, odnotowano znaczne podniesienie efektywności, mierzone w zmniejszonej liczbie niezrealizowanych zamówień oraz w przyspieszeniu (przy znacznym ograniczeniu liczby błędów) realizacji procesów sprzedaży oraz kompletacji zamówień. Poprawiły się także kompetencje zarządcze i analityczne wewnątrz firmy, której menadżerowie wskazują teraz na lepszą kontrolę nad rentownością poszczególnych działań oraz nad uzyskiwanymi marżami.

Co do serwisu – również stwierdzono większą wydajność. A było to możliwe dzięki uzyskaniu możliwości śledzenia pełnego procesu obsługi serwisowej – począwszy od przyjęcia zlecenia serwisowego poprzez zaplanowanie pracy serwisanta, a na bezpośredniej ewidencji serwisowej u klienta w terenie skończywszy.

Dowiedz się więcej o wykorzystaniu systemu Comarch ERP XL w AGROAS:

Dowiedz się więcej o Comarch Mobile