Codzienne obowiązki pracowników działów kadrowych obsługujących PPK – rozmowa z ekspertami Comarch

Aktualizacja list pracowników objętych Pracowniczymi Planami Kapitałowymi, transfery, obliczanie składek – to tylko kilka z czynności, jakie mają w swoich obowiązkach pracownicy działów kadrowych odpowiedzialnych za obsługę programu PPK. O czym jeszcze muszą pamiętać specjaliści ds. kadr w firmach, które przystąpiły do PPK – o to pytała ekspertów Comarch: Urszulę Kozłowską oraz Magdalenę Pacan, Lidia Raś, dziennikarka, redaktorka oraz kierownik portalu gazetaprawna.pl.   

Lidia Raś, Dziennik Gazeta Prawna: Pracownicy działów kadrowo-płacowych w firmach oraz instytucjach, które wdrożyły Pracownicze Plany Kapitałowe wykonują codziennie szereg zadań, które obejmują sprawną obsługę programu. Jakie właściwie są to obowiązki? Wysyłamy pierwszą składkę, dalej przychodzą kolejne i kolejne miesiące. Pani Magdaleno, na co trzeba się przygotować?

Magdalena Pacan, Comarch: Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych to są obowiązki cykliczne, które się powtarzają, niektóre dziennie, inne w okresach tygodniowych lub miesięcznych. Pracodawcy czy też działy kadrowo-płacowe mają szereg zadań do wykonania. Po pierwsze jest to naliczanie składek - czyli co miesiąc razem z wynagrodzeniem powinny być naliczane oraz pobierane składki finansowane przez pracownika oraz naliczana wysokość składek finansowanych przez pracodawców. W międzyczasie pracownik może dobrowolnie określać wysokość swoich składek. Może zadeklarować chęć uiszczania wpłaty dodatkowej. Może też z tej wpłaty zrezygnować, jeśli wcześniej złoży taką deklarację albo zmienić jej wysokość. Jeśli zarabia do 120 proc. minimalnego wynagrodzenia może : także obniżyć wpłatę podstawową. Może też wysokość tej wpłaty potem dowolnie regulować, oczywiście w widełkach określonych przez ustawodawcę. Pracownicy działu kadrowo-płacowego muszą wszystkie informacje i deklaracje dotyczące wysokości składek ewidencjonować, a następnie odpowiednio te dane wykorzystywać do naliczania wypłat. W przypadku gdy pracownik obniża składkę podstawową ważna jest kontrola. Dział kadrowy musi skontrolować czy faktycznie wynagrodzenie pracownika nie przekracza tych 120 proc. Jeśli przekracza w danym miesiącu, to powstaje obowiązek naliczenia składki podstawowej w pełnej wysokości, czyli 2%, a nie obniżonej.

Dodatkowo pracownicy mogą składać deklaracje związane z samym uczestnictwem w Pracowniczych Planach Kapitałowych. Te osoby, które przystąpiły do programu, w każdym momencie mogą złożyć deklarację rezygnacji. A ci pracownicy, którzy wcześniej już zrezygnowali, w każdym momencie mogą do tego programu przystąpić.

LR: A ja pozwolę sobie tutaj znowu wkroczyć. Jak ten uczeń co nie nadąża za wszystkim, muszę dopytać i usystematyzować. Lubię słowo harmonogram, ono porządkuje mi życie. Gdybym pracowała w dziale kadrowo-płacowym, to chciałabym sobie ułożyć taki harmonogram obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dopytam o tą aktualizację list. Tworzymy listę pracowników, z którą wkraczamy w Pracownicze Plany Kapitałowe. Ale to nie jest dogmat, który będzie już obowiązywał na zawsze. Tylko tak jak Pani powiedziała;. ta lista będzie rotować,  bo proszę mnie poprawić, czy to są te powody, dla których będzie się zmieniać stan osobowy? Rozumiem, że ktoś może się namyślić i dołączyć do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Ktoś może się rozmyślić i wycofać się. I w ten sposób zmieniła się nam lista. Ktoś może przestać pracować w naszej firmie lub dołączyć do zespołu. Czy to jest właśnie ta aktualizacja listy?

MP: Dokładnie tak. Pracownicy, którzy już są w programie, mogą zrezygnować. Z kolei ci, którzy zrezygnowali, mogą ponownie przystąpić do PPK. Natomiast bardzo ważne jest, aby kontrolować obowiązki wobec nowo zatrudnionych pracowników i sprawdzać, kiedy oni muszą przystąpić do PPK. I jest to inna sytuacja niż w przypadku pracownika, który już na początku programu zrezygnował z uczestnictwa lub do niego przystąpił. Wówczas pracodawca musi wykonać zadania, które wynikają z działania pracownika; złożenie deklaracji o rezygnacji lub przystąpieniu do PPK w przypadku pracowników powyżej 55 lat. Po zatrudnieniu nowego pracownika, dział kadrowo-płacowy musi skontrolować jego staż pracy. Ustawodawca przewidział, że w przypadku takiego pracownika nie przystępuje on do PPK automatycznie w momencie zatrudnienia. Należy go zgłosić maksymalnie do dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik osiągnie trzymiesięczny staż.

LR: Czyli przychodzę jako nowy pracownik, pracodawca ma świadomość, że dopiero co zostałam zatrudniona i że od tego momentu musi upłynąć trzy miesiące stażu pracy. Gdy miną mi te trzy miesiące stażu pracy, zostaję wciągnięta osiągnięta na tę listę.

MP: Tak, maksymalnie do dziesiątego dnia miesiąca kolejnego pracodawca musi zgłosić takiego pracownika do PPK. Chyba że wcześniej pracownik złoży deklarację o rezygnacji. Wiadomo, że ustalenie stażu pracy nowozatrudnionego pracownika, który nigdy nie pracował w naszej firmie, to powiedzmy, że ustalenie stażu jest proste. Bierzemy tylko ten okres od daty zatrudnienia. Jeśli mamy pracownika, który kiedyś już u nas pracował w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy, musimy to uwzględnić przy liczeniu stażu pracy.

LR: Pokażmy taką sytuację na konkretnym przykładzie; zatrudniliśmy Panią Kowalską ale przypominamy sobie pani Kowalska na umowę zlecenie, od której odprowadzaliśmy składki emerytalno-rentowe, pracowała u nas w ubiegłym roku przez trzy tygodnie, a potem jeszcze pracowała przez miesiąc. Więc musimy to wszystko zsumować.

MP: Przy ustalaniu trzymiesięcznego stażu to poprzednie zatrudnienie, które miało miejsce w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy, będzie uwzględniane.

LR: Jak to jest pani Magdalena z tą aktualizacją listy, jeżeli pojawia się nowy pracownik?

MP: Jeżeli firma zatrudnia nowego pracownika, pracodawca zawiera umowę maksymalnie do dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny okres zatrudnienia. I to jest maksymalny termin, w którym ta umowa o prowadzenie, czyli poinformowanie instytucji finansowej i przekazanie danych tego pracownika musi nastąpić.

LR: Wraz z pojawieniem się i ewentualnym wypłatami do Pracowniczych Planów Kapitałowych, pojawia się też jeszcze transfer. Co to takiego ten transfer?

Urszula Kozłowska, Comarch: Z wypłatami transferowymi mamy do czynienia tak naprawdę w dwóch przypadkach. Pierwszy przypadek, kiedy jesteśmy zatrudnieni u danego pracodawcy i pracodawca zmienia instytucję finansową, z którą wcześniej podpisał umowę o zarządzanie. Wówczas środki zgromadzone przez uczestników PPK w poprzedniej instytucji finansowej mogą zostać przetransferowane do nowej instytucji finansowej, z którą pracodawca podpisał umowę o zarządzanie. A drugi przypadek to zmiana pracodawcy. Pracownik, który u poprzedniego pracodawcy był uczestnikiem PPK i u nowego pracodawcy także zdecydował się na przystąpienie do Pracowniczych Planów Kapitałowych może przenieść środki zgromadzone w instytucji finansowej prowadzącej PPK w poprzedniej firmie do instytucji, która zarządza PPK w bieżącej. W takim przypadku również mamy do czynienia z transferem środków.

LR: Czyli to znaczy, że przedsiębiorcy mają obowiązek poinformować pracowników, że dokonają takiego transferu.

UK: Tak, poinformować pracowników, którzy są uczestnikami PPK o możliwości przetransferowania tych środków.

LR: I to jest obowiązek pracodawcy. Czy pracownik musi wyrazić zgodę na taki transfer? Co w przypadku, gdy pracownik chce, aby zgromadzone do tej pory środki nadal były zarządzane przez instytucję X, którą wybrał mój poprzedni pracodawca.

MP: Cały proces związany z wypłatą transferową rozpoczyna się od pracownika. To on informuje pracodawcę, że w poprzednim miejscu pracy był uczestnikiem Pracowniczych Planów Kapitałowych. Nowy pracodawca po otrzymaniu oświadczenia o posiadanym rachunku PPK u poprzedniego pracodawcy ma obowiązek poinformowania pracownika o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na dotychczasowych rachunkach PPK. Jednak to od pracownika zależy, czy ostatecznie dojdzie do tego transferu. Ma on 7 dni na złożenie na piśmie deklaracji, że nie że nie jest zainteresowany transferem środków. Wówczas te środki pozostaną w poprzedniej instytucji finansowej. I jest to zgodne z przepisami o PPK, bo pracownik może kilka rachunków, na których są gromadzone środki w ramach programu w różnych instytucjach finansowych. Jednak założeniem ustawodawcy było to, aby środki przechodziły z jednej instytucji do drugiej i kumulowały się. Wtedy jest dużo łatwiej gospodarować takimi środkami i w przypadku wypłaty pochodzą one z jednej instytucji.

LR: Myślę, że takim stałym, właściwie podstawowym, elementem obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych jest comiesięczne naliczanie składek i tych wpłat. O czym trzeba będzie pamiętać? Oczywiście sytuacją idealną jest ta, w której pracownik zarabia określone kwoty, od tego odprowadza mu się składkę. Załatwiona sprawa. Ale życie nie jest takie proste i pracownicy np. przebywają na zwolnieniach lekarskich. I co się wtedy dzieje z naliczaniem składek? Jak przebiega ten proces?

MP: Jeśli pracownicy pracują cały miesiąc, to nie ma problemu z naliczaniem składek. Natomiast w przypadku, kiedy pracownicy przebywają na zwolnieniach lekarskich, ich wynagrodzenie jest pomniejszane. Zgodnie z ustawą o PPK podstawą naliczania składek jest wynagrodzenie rozumiane jako podstawa składek emerytalno-rentowych. Jeżeli pracownik przebywa na zwolnieniu chorobowym, za które otrzymuje wynagrodzenie za czas choroby czy zasiłek, to te elementy wynagrodzenia nie podlegają oskładkowaniu. I automatycznie składka, która jest odprowadzana, jest naliczana od niższej podstawy. Ale sytuacja może być odwrotna, przecież pracownicy dostają premie czy dodatkowe świadczenia. I jeśli te elementy są oskładkowane, to automatycznie są też wliczane do podstawy naliczania składki PPK.

LR: Jeżeli pracodawca zastanawia się nad tym, czy od nagrody również ma liczyć składkę do PPK, co jest kluczem, który będzie pomagał w udzieleniu odpowiedzi na takie pytanie?

MP: Czy od tego elementu odprowadzane są składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. Jeśli tak, to należy obliczyć składkę na PPK. Należy również pamiętać, że w przypadku składek emerytalno-rentowych, : jest ograniczenie podstawy, tzw. 30 krotność. Natomiast w przypadku składek na PPK, nawet jeśli pracownik przekroczy tą 30 krotność, to wpłaty do PPK nadal są naliczane . Czyli ta podstawa nie jest ograniczana, o czym muszą pamiętać pracownicy działu kadrowego.

LR: Mówiłam już o tym nieidealnym zupełnie życiu, zwłaszcza przy obsłudze tych skomplikowanych programów, to jeszcze na dokładkę mogą się nam zdarzyć, z tego co już mówią osoby doświadczone w obsłudze PPK, korekty. Zmora chyba każdego pracownika działu kadrowo-płacowego. No ale te korekty po prostu są i będą. Trzeba to brać pod uwagę. Jakie są te sytuacje, w których pracownicy działów kadrowo-płacowych muszą nanosić?

MP: Korekty są codziennością działów kadrowo-płacowych. Często zdarza się, że wypłacone wynagrodzenie musi zostać skorygowane, gdyż w momencie jego naliczania, nie było informacji o  zwolnieniu chorobowym albo innej nieobecności pracownika. Może mieć także sytuacja odwrotna: pracownik powinien otrzymać premię, a dział kadrowo-płacowy nie otrzymał takiej informacji i należny dodatek nie został mu wypłacony. Te wszystkie sytuacje powodują, że musi zostać dokonana korekta wysokości wynagrodzenia oraz wpłat na PPK.

LR: Ten drugi scenariusz mógłby się powtarzać co miesiąc, każdy lubi dostawać premie..   

MP: Oczywiście… W obu przypadkach możemy zastosować zasadę rozliczenia różnicy przy obliczaniu wynagrodzenia w kolejnym miesiącu: dopłacamy lub odpowiednio zmniejszamy należne wpłaty z tytułu tej korekty. Natomiast jeśli w kolejnym miesiącu nie ma już możliwości skorygowania tych wpłat, to wtedy już mamy do czynienia z prawdziwą korektą składek. Należy przekazać do instytucji finansowej informację, że wysokość wpłat za poprzedni miesiąc powinna być inna. Wtedy może dojść do sytuacji, że instytucja finansowa musi zwrócić pracownikowi te środki. Zwrócone przez instytucję finansową wpłaty mogą być w kwocie wyższej lub niższej niż zostały odprowadzone z wynagrodzenia pracownika.

LR: Dlaczego?

MP: Ponieważ środki, które zostały wpłacone do PPK pracują.

LR: Co w przypadku, kiedy dział kadrowo-płacowy naliczył już wysokość wpłat na PPK w tym miesiącu, a pracownik rezygnuje z udziału w programie. Nie ma ustawowo określonego terminu, do którego można zrezygnować albo wrócić do PPK. Co wtedy?

MP: Tak, panuje tu pełna dobrowolność, która z punktu widzenia kadr może być uciążliwa.

LR: Dlaczego?

MP: Uczestnictwo pracownika w PPK wpływa na wyliczenie jego wynagrodzenia. Składki finansowane przez pracownika obniżają kwotę netto do wypłaty więc w przypadku, gdy pracownik złoży deklarację rezygnacji, wszystkie pobrane wpłaty muszą zostać mu zwrócone. To wymaga odpowiednich korekt.

LR: Lista czynności, które pracownicy działów kadrowo-płacowych muszą wykonywać w ramach obsługi PPK jest rzeczywiście długa i z każdym dniem się powiększa, bo tak jak mówiliśmy, przedsiębiorstwo to organizm żywy.

MP:  Tak, lista nowych obowiązków jest długa, zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników i rotacji. Dodatkowo działy kadrowo-płacowe powinny na bieżąco śledzić przepisy i interpretacje związane z PPK, aby nie narazić firmy na ewentualne kary finansowe. To jest bardzo ważne.

LR: Mam nadzieję, że na te najbardziej nurtujące udało nam się odpowiedzieć. Dziękuję za rozmowę.

UK i MP: Dziękujemy.

Przetestuj apklikację którą automatyzuje i ułatwie szereg prac związanych z obslugą PPK w firmie

Comarch PPK