Comarch ERP XL w Agro-Sieci – od siania tradycji do zbierania plonów nowoczesności

Współczesne rolnictwo to nie tylko ciężka praca w polu, ale również skomplikowane zarządzanie zasobami, finansami i procesami. Zawiązana w 1992 roku w malowniczej miejscowości Chełmno, firma Agro-Sieć przez lata budowała swoją markę na solidnych fundamentach tradycji rolniczej. Dziś, pozostając wierna swoim korzeniom, Agro-Sieć śmiało wkracza w erę nowoczesnych technologii, decydując się na wdrożenie systemu ERP, który ma zrewolucjonizować zarządzanie przedsiębiorstwem.

Od ponad 30 lat Agro-Sieć z sukcesem prowadzi obsługę producentów rolnych w zakresie profesjonalnej dystrybucji środków ochrony roślin, nawozów, nasion, pasz oraz sprzedaży paliwa, skupu płodów rolnych, a także doradztwa agrotechnicznego. Obecnie Agro-Sieć posiada 9 oddziałów, punkty obrotu płodów rolnych oraz sklep firmowy na północy kraju. Przedsiębiorstwo zatrudnia około 100 osób i obsługuje 7 tysięcy gospodarstw rolnych, a w sumie ponad 35 000 klientów. Takie liczby stoją za liczbą generowanych dokumentów – aż 12 000 handlowych i 11 000 magazynowych miesięcznie. 

Hamulec rozwoju

Mimo dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwo znalazło się w punkcie zwrotnym. Firma Agro-Sieć, choć głęboko zakorzeniona w tradycji rolnictwa, zdała sobie sprawę, że aby przetrwać na konkurencyjnym rynku, musi dokonać cyfrowej transformacji. Ogromna ilość kontrahentów, bogata oferta i rosnąca liczba inwestycji sprawiły, że firma zauważyła potrzebę zmiany systemu informatycznego na zintegrowane i nowoczesne rozwiązanie, spełniające coraz większe wymagania przedsiębiorstwa. 

Dotychczasowy system informatyczny był coraz większym obciążeniem i hamował rozwój firmy. Brak spójności danych, a tym samym brak kontroli nad podstawowymi procesami w firmie utrudniały funkcjonowanie, zwłaszcza przy rosnącej ilości zamówień i chęci dalszego rozwoju. Istotnym problemem był również brak nowoczesnych rozwiązań mobilnych dla przedstawicieli terenowych, dzięki którym mogliby oni zapewnić klientom kompleksową obsługę. Ważnymi wyznacznikami w poszukiwaniu odpowiedniego systemu była możliwość rozbudowy o gotowe rozwiązania i modyfikacje, a także dostosowania go do zmieniających się przepisów oraz wsparcie techniczne i pomoc w razie potencjalnych problemów. 

Efektywność na każdym polu

Rewolucja systemowa w Agro-Sieci wymagała wprowadzenia ogromnej ilości zmian, które usprawniłyby logistykę, sprzedaż oraz magazyn w przedsiębiorstwie. Sprostanie tym wyzwaniom wymagało wyboru oprogramowania, takiego jak system Comarch ERP XL wraz z 18 modułami, który zautomatyzuje procesy i podniesie ogólną efektywność firmy, a także Partnera z doświadczeniem w branży rolnej. Zdecydowano, że za wdrożenie systemu będzie odpowiadał wieloletni Partner Comarch, firma Infortes z Wrocławia.

Zmiany zakładały również wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań, między innymi takich, jak aplikacja Comarch Mobile, która umożliwiła sprawdzanie stanów magazynowych, cen produktów, zakładanie nowych adresów czy rejestrację ofert sprzedaży. 

Dzięki nowemu systemowi dział logistyki może utworzyć dokumenty Wysyłek na podstawie dokumentów magazynowych ZWM. Cały proces jest rozbity na poszczególne etapy i podwyższa efektywność pracy, dzięki czemu pracownik może personalizować wszystkie kroki, przy jednoczesnej automatyzacji powtarzalnych i żmudnych czynności. Wdrożono również dedykowany mechanizm, który pozwala na aktualizację stanów magazynowych oraz automat, który generuje odpowiednie dokumenty rozchodowo-przychodowe „na bieżąco”, na podstawie wprowadzanych parametrów.

Przygotowano także dedykowany mechanizm wyliczania wartości pozostałego limitu kredytowego dla rolników, uwzględniającego zarówno dokumenty rozchodowe, przychodowe, jak i kontrakty. Taki system umożliwia weryfikację stanu realizacji kontraktów, ich modyfikację, podaje też informacje na temat dostawy, powiązanych kontraktów, certyfikatów jakości oraz generuje dedykowane raporty.

System zatroszczył się także o kwestie księgowe. W procesie ewidencji faktur logistycznych istotne było zebranie informacji o tym, jakie wysyłki składają się na fakturę zakupu, jaki dział zarządza tym procesem oraz jaki przedstawiciel handlowy jest przypisany do kosztów. Stworzono również mechanizm, który pobiera dane z Comarch ERP XL oraz umożliwia operatorowi przypisanie odpowiedniego „oddziału” oraz „handlowca” do konkretnej wysyłki, tak aby dział logistyczny oraz księgowość potrafiły ewidencjonować odpowiedni koszt na dane konta księgowe. Oprogramowanie zapewnia również pełną kontrolę nad finansami całej firmy, sprawne rozliczenia z kontrahentami oraz zawsze aktualne dane, w stosunku do przepisów prawnych i zmian podatkowych.

Korzyści

Po zakończonej implementacji systemowej firma może cieszyć się przede wszystkim podniesionym zakresem oraz jakością informacji o aktualnym stanie firmy w centrali oraz oddziałach. Szybki dostęp do najważniejszych raportów i analiz z najważniejszych obszarów w firmie, przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi BI oraz BI Point, oznacza lepszą kontrolę i ujednolicenie wszystkich procesów.  

Proces kompletacji zamówień przyspieszył aż o 50%, przekładając się tym samym na wzrost efektywności operacji magazynowych i niemal całkowite wyeliminowanie błędów. Skrócony czas wykonywania inwentaryzacji oznacza mniej czasu potrzebnego na wykonanie operacji składania i przetwarzania zamówienia, a to skraca cały proces czterokrotnie.

Wszystkie zmiany wpłynęły na znaczne podniesienie poziomu obsługi klientów i składanych przez nich zamówień oraz na redukcję kosztów związanych z utrzymaniem systemu i podniesienie efektywności pracy przedstawicieli handlowych pracujących w terenie.

– Uważam, że sam proces wdrożenia jest olbrzymim wysiłkiem dla organizacji, ale również szansą na to, żeby zmienić, zoptymalizować to, co w firmie, która obecnie ma 32 lata, wymagało już tych zmian, wymagało odświeżenia, a z kolei stary system nie pozwalał albo nie umożliwiał takich zmian. Dzięki Comarch ERP XL udało nam się to zrobić i dzisiaj patrzymy już w przyszłość, zastanawiając się jakie ewentualne modyfikacje czy optymalizacje będziemy wprowadzać […] – podsumowuje Paweł-Bruderek-Żyżun, wiceprezes Agro-Sieci.

Podsumowanie

Agro-Sieć to kolejny przykład przedsiębiorstwa, które przez lata polegało na tradycyjnych metodach zarządzania, a obecnie z powodzeniem wdraża nowoczesne rozwiązania, które pozwalają na optymalizację kosztów, wzrost sprzedaży i poprawię relacji z klientami. To wdrożenie to historia o tym, jak tradycyjna firma, dzięki odwadze i nowoczesnym technologiom, zyskała nową jakość działania i stała się jeszcze bardziej konkurencyjna. 

Szukasz rozwiązania dla swojej firmy, które jak w Agro-Sieci usprawni każdy obszar jej działalności? Poznaj Comarch ERP XL i jego dostępne moduły już dziś!