Comarch ERP XL wspiera obrót kruszcami w Mennicy Skarbowej

System Comarch ERP XL w znaczący sposób zwiększył sprawność biznesową Mennicy Skarbowej. Dzięki automatyzacji wielu procesów spowodował wzrost efektywności rotacji towaru o 60%.

Mennica Skarbowa jest jednym z największych na polskim rynku dealerów złota inwestycyjnego i innych metali szlachetnych, notowanym na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. Sprzedaje sztabki złota prestiżowych mennic (Argor-Heraeus, Valcambi, Perth Mint, czy Heraeus) o wadze od 1g do 1000g, sztabki srebra, a także złote i srebrne monety bulionowe z całego świata (są to monety lokacyjne łączące wartość kruszcu z wartością numizmatyczną), monety kolekcjonerskie, diamenty oraz biżuterię i zegarki. Mennica posiada także własny skarbiec z możliwością składowania depozytów. Sprzedaż prowadzona jest przez 16 oddziałów w całej Polsce oraz online. 

Inwestycje w metale szlachetne w ostatnich latach znacząco wzrosły z powodu zwiększonego zainteresowaniem Polaków tą formą lokaty kapitału, polecaną na niepewne czasy. Szczyt zakupów nastąpił po wybuchu wojny na Ukrainie. Cena złota wzrosła wówczas z  7100 PLN za uncję do 13 000 PLN i nastąpił szturm na oddziały. W całym 2022 roku klienci w Polsce kupili 19 ton produktów ze złota, głównie sztabek o wadze 1g i 100 g - w tym 5 ton sprzedała Mennica Skarbowa. 

Wybór systemu i zdalne wdrożenie

Mennica Skarbowa planowała poszerzenie zarówno stacjonarnej sieci sprzedaży jak i kanału e-commerce, jednak strategia dalszego rozwoju wymagała wdrożenia nowoczesnych, bezpiecznych rozwiązań informatycznych, które zwiększyłyby efektywność i konkurencyjność biznesu. 

Dotąd funkcjonowały w spółce cztery różne rozwiązania: ERP Optima, system IdoSell (dawniej IAI) do sprzedaży internetowej, CRM oraz Excel z którego w dużym stopniu korzystała księgowość i finanse m.in. przy generowaniu raportów giełdowych. 

Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań zdecydowano się na Comarch ERP XL w Comarch Cloud (początkowo w hostingu Comarch). System pozwalał scalić całą organizację w jednym rozwiązaniu oraz zapewniał rozszerzalność systemu w razie rosnących potrzeb przedsiębiorstwa. Wdrożenie wykonała firma partnerska Comarch – HQS Systems z Poznania. System ma obecnie 68 czynnych użytkowników (poza administratorami). Warte podkreślenia jest to, że wdrożenie, mimo iż było duże i skomplikowane, przeprowadzono całkowicie zdalnie, lokalnie odbyła się jedynie część szkoleń.

Uwzględnienie potrzeb branżowych i automatyzacja

Mennica Skarbowa z racji prowadzonej działalności ma bardzo specyficzne potrzeby. Musi m.in. co 3 minuty ustalać ceny w oparciu o dane z giełdy surowców oraz z Forex, największego na świecie pozagiełdowego rynku wymiany walut. Potrzebuje również usług hedgowania, czyli zabezpieczenia od ryzyka wahań cenowych wynikających z nagłych zmian kursów, które mogą prowadzić do strat. Ponieważ spółka zajmuje się również skupem musi posiadać usługę sprzedaży komisowej i konsygnacji (polegającą na przechowywaniu towarów należących do sprzedawcy w magazynie nabywcy, który pobiera je zanim jeszcze dokona formalnego zakupu i rozliczenia).  

Wiele procesów w mennicy z racji na swoją powtarzalność oraz oparcie na regułach było świetnymi kandydatami do automatyzacji. Automatyzacja wymaga jednak integracji danych z różnych obszarów przedsiębiorstwa, dlatego wdrożenie Comarch ERP XL pozwoliło zrealizować ten cel. 

Automatyzacja objęła:

• magazyn i rozdysponowanie dostaw względem zamówień;
• statusy w IdoSell (oprogramowaniu obsługującym sklepy internetowe);
• łączenie przelewów z zamówieniami w celu wsparcia BOK;
• obsługę zaliczek i przedpłat oraz generowanie dokumentów fiskalnych zaliczek;
• proces rozdzielenia zamówień na osobne dokumenty sprzedaży względem stawek VAT;
• wysyłki pocztowe, w tym generowanie i wydruk listów przewozowych; 
• powiązanie zamówień zakupu z zamówieniami sprzedaży; 
• wybieranie daty ważności na dokumentach rozchodowych jako cechy priorytetowej;
• wykrywanie transakcji podejrzanych, blokada takich zamówień i płatności i przekazanie ich do systemu AML, przeciwdziałającemu praniu brudnych pieniędzy oraz do BOK w celu analizy klienta i zamówienia.

Dodatkowe aplikacje

Comarch ERP XL został dodatkowo skastomizowany pod potrzeby Mennicy Skarbowej. Należy jednak zaznaczyć, że ze względu na specyfikę branży, wiele wdrożonych rozwiązań oznaczonych jest klauzulą tajności, dlatego nie można ich wymienić. Specyficzne funkcje jakie pojawiły się w systemie to: 

• Umowy lombardowe –  stworzone w oparciu o moduł Umowy w ERP XL, które ułatwiają tworzenie dokumentów na podstawie form płatności i sposobów rozliczenia skupowanych towarów.
• Data ważności jako priorytet wyboru cech. Istotnym elementem rozwiązań była odpowiednia kolejność w systemie rozchodu towaru, dlatego system jako priorytet ustawia zawsze datę ważności.
• Powiązanie zamówienia zakupu z zamówieniem sprzedaży skutkujące automatycznym powiązanie dostawy towaru ze wskazanym zamówieniem.
• Pełna integracja z Idosell. Poprzez integrację z platformą IdoSell, firma może pobierać wszystkie zamówienia ze sklepu i wysyłać informacje o stanach magazynowych. Bardzo ważną funkcją tej aplikacji jest bieżąca aktualizacja cen wszystkich produktów. 
• Menedżer zarządzania cenami i parametry obliczeń umożliwia podejrzenie aktualnych kursów pobieranych co 3 minuty z Forex oraz z giełdy surowców. Dodatkowo pokazuje na bieżąco aktualne ceny sprzedaży oraz skupu.
• Szybka zmiana cen na zamówieniach zakupu powiązana z zamówieniami sprzedaży.   
• Generowanie listu przewozowego, który pobiera dane bezpośrednio z systemu ERP.
• Moduł odkupu depozytów oddanych do obrotu w intuicyjny sposób pozwala na zarządzenie całym procesem odkupu. 
• Seryjna fiskalizacja i auto-wiązanie płatności. Dla zamówień terminowych z przedpłatą został dodany moduł seryjnej fiskalizacji i generowania faktur zaliczkowych (FSL). System umożliwia fiskalizację wyłącznie zamówień opłaconych.
• Moduł wysyłki powiadomień. W procesie windykacji treść wysyłanej wiadomości jest uzależniona od statusu sprawy. 
• Log Viewer. Centrale zarządzanie automatami i wgląd do informacji.

Korzyści z wdrożenia Comarch ERP XL

• Dzięki uruchomieniu systemu nastąpiła możliwość otworzenia kolejnych oddziałów.
• Efektywność rotacji towaru wzrosła o 60%
• Pomimo wzrostu zamówień o 120%, który nastąpił w I kw. 2022 roku, sprawność działania logistyki została zachowana.
• Excel przestał być narzędziem do tworzenia giełdowych sprawozdań finansowych.
• Dzięki automatycznemu powiązaniu przelewów z zamówieniami sprzedaży i ofertami sprzedaży, a potem z rozrachunkami, biuro obsługi klienta może skupić się na innych pracach.
• Możliwość śledzenia listu przewozowego.
• Śledzenie działań operatorów w przypadku reklamacji i zmian w zamówieniach.
• Możliwość uzyskania właściwej marży ze sprzedaży i wyliczenia prowizji dla handlowców. Marża nie jest liczona jedynie w oparciu o wartość w magazynie ale również o wartość fixu - pozycji na giełdzie i odkupu po sprzedaży.
• Wspólna baza asortymentu pozwala uzyskać bieżące informacje o stanach magazynowych.
• Księgowość posiada wreszcie ujednolicone dane z obszaru logistyki i produkcji. 
• Zintegrowane i jednolite dane umożliwiają szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o ruchy na giełdach.

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL