Ile czasu zaoszczędza Comarch OCR przy wprowadzaniu faktur? - wywiad

Po zeskanowaniu ponad 395 970 faktur w fazie testów, nasza nowa usługa – Comarch OCR – kilka dni temu miała oficjalną premierę. Dziś w rozmowie z Tomaszem Homelem – dyrektorem produkcji oferty MSP, odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania związane z oprogramowaniem typu OCR. Zachęcamy do lektury wszystkie osoby, których praca związana jest z ręcznym przepisywaniem papierowych faktur.

Czym jest dokładnie OCR i w jaki sposób działa? Podejrzewam, że część osób słyszała wcześniej ten skrót, ale nie każdy wie, co on oznacza.

Tomasz Homel: Skrót OCR to z angielskiego Optical Character Recognition, w sensie ogólnym oznacza on rozpoznawanie znaków i cyfr z postaci graficznej –  z obrazów. My natomiast tworzymy usługę Comarch OCR, która również rozpoznaje litery i cyfry z obrazów, jednak w specyficznym ujęciu, ponieważ dotyczy to głównie transformowania danych z faktur do systemu ERP. Comarch OCR jest usługą internetową, co oznacza, że można z niej skorzystać poprzez połączenie się z Internetem i, tak jak powiedziałem, dotyczy to transformowania danych z faktur do systemu ERP.

Dla kogo jest przeznaczone to narzędzie i kto może skorzystać na tym, że będzie używał Comarch OCR?

T.H.: Narzędzie to jest stworzone przede wszystkim dla użytkowników systemów ERP. W pierwszej kolejności są to użytkownicy systemów naszych, czyli stworzonych przez Comarch. Głównie są to osoby, których zadaniem jest wprowadzanie danych do systemu – chodzi tu o faktury zakupowe i przetwarzanie faktur papierowych na formę cyfrową. Najwięcej na używaniu naszego narzędzia skorzystają biura rachunkowe ze względu na liczbę tych papierowych dokumentów, które trzeba przetworzyć. Faktury zakupowe są jednak w każdej firmie, w związku z czym w każdej firmie to narzędzie się przyda.

Jakie dokumenty można skanować przy pomocy Comarch OCR – czy są to tylko faktury, czy jeszcze jakiś inny typ dokumentów?

T.H.: Sam Comarch OCR nie skanuje faktur. Comarch OCR zamienia uprzednio zeskanowaną fakturę – w formie pliku graficznego lub PDF – na formę danych cyfrowych w systemie ERP. Funkcjonalność ta dotyczy w tej chwili faktur zakupu, korekt do faktur zakupu oraz faktur sprzedaży. Zakres przetwarzanych danych dotyczy przeniesienia danych o kontrahencie, o płatności, o stawkach VAT i kwocie VAT do rejestru VAT w systemie ERP.

W jaki sposób trzeba przygotować dokumenty, aby Comarch OCR mógł je rozpoznać i właściwie odczytać?

T.H.: Jeżeli chodzi o przygotowanie faktur, to trzeba je mieć w postaci cyfrowej, czyli zrobić zdjęcie, skan albo mieć plik graficzny lub PDF uzyskany innym sposobem. Sprawność rozpoznania dokumentu przez OCR zależy od tego, jakiej jakości będzie ten skan, zdjęcie czy plik graficzny. Znaczy to, że zdjęcie lub skan powinny być wyraźne – bez zamazań i dobrze naświetlone. To jest pierwsza kwestia – co do drugiej, to zdjęcie lub skan powinien być zrobiony w pozycji pionowej – tak jak czytamy dokument – bez przekrzywień, tak aby dokument nie był pod innym kątem, niż prostopadłym. Trzecia sprawa – trzeba zwracać uwagę, aby ważne dane merytoryczne nie były przesłonięte albo niezeskanowane. NIP, tabelka VAT, forma płatności – te dane nie powinny być zniszczone przez dziurkacz lub zasłonięte palcem czy spinaczem. Trzeba zadbać o to, by były dobrze widoczne.

Możesz powiedzieć ile trwa ręczne przepisywanie jednej faktury i ile czasu można zaoszczędzić używając OCR?

T.H.: Trudno jest to jednoznacznie stwierdzić, ponieważ sprawność pracowników jest bardzo różna. Początkujący pracownik wprowadza pojedynczą fakturę dość długo, natomiast osoba pracująca wiele lat w biurze rachunkowym ma taką wprawę, że robi to bardzo szybko, niemniej jednak średnia to kilka minut. Z kolei przetworzenie faktury przez Comarch OCR to od 2 do 5 sekund. Przewagą na korzyść naszego narzędzia jest też fakt, że OCR się nie męczy – może przetwarzać kilkaset faktur, jedną po drugiej, i nie potrzebuje wyjść na kawę czy zrobić sobie przerwę, tylko robi to cały czas z tą samą prędkością.

Jak już powiedziałeś, główną korzyścią z korzystania z Comarch OCR jest czas – aplikacja rozpozna fakturę w ciągu kilku sekund, podczas gdy przepisanie jej przez człowieka to kilka minut. Równie istotna jest wydajność – narzędzie nie odczuwa zmęczenia, nie choruje, może pracować dzień i noc. Jakie jeszcze korzyści może przynieść to rozwiązanie?

T.H.: Plusem jest z pewnością fakt, że dokumenty, które OCR już przetworzył, są w formie cyfrowej gromadzone albo w bazie danych systemu ERP, albo bezpośrednio na komputerze, albo w chmurze internetowej – w naszej usłudze IBARD, która jest sprzężona z tym rozwiązaniem – co oznacza, że mamy zapasowe cyfrowe repozytorium tych dokumentów.

Jeśli ktoś posiada nasz system ERP i chciałby skorzystać z usługi Comarch OCR, to w jaki sposób może ją kupić?

T.H.: Systemy ERP, w których dostępna jest w tym momencie usługa OCR, czyli Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL, w rejestrach VAT mają przycisk aktywujący współpracę z OCR. Po kliknięciu w niego można skorzystać z wersji demo Comarch OCR – jest to bezpłatny pakiet 50 dokumentów do przetworzenia. Jeżeli usługa się spodoba, po wyczerpaniu pakietu demo, system ERP skieruje nas do sklepu, gdzie można zakupić pierwszy pakiet usługi. Kolejne miesięczne pakiety będą przedłużane już automatycznie do czasu rozwiązania umowy o świadczenie tej usługi. Koszt pakietu jest zależny od liczby przetwarzanych stron w danym miesiącu.

Wiemy już, że Comarch OCR sprzedawany jest w formie odnawialnych co miesiąc pakietów. Jakiego rzędu jest to wydatek?

T.H.: Podstawowy pakiet startowy pozwala na przetworzenie do 500 stron dokumentów i kosztuje 150 zł netto miesięcznie. Jeżeli pakiet skończy się wcześniej, niż przed upływem miesiąca, to można dokupić rozszerzenie – kolejne 250 stron w cenie 100 zł netto. Wszystkie wielkości pakietów wraz z cenami dostępne są w naszym sklepie internetowym sklep.comarch.pl.

Na koniec powiedz jakie są plany rozwoju, do czego w przyszłości może być wykorzystywany Comarch OCR?

T.H.: Plany na przyszłość są dość szerokie. Przede wszystkim chcemy udoskonalać algorytmy, które przetwarzają dokumenty, czyli poprawić sprawność przetwarzania – to jeden człon działań rozwojowych. Drugi to rozszerzenie wachlarza przetwarzanych faktur o faktury w walutach obcych i faktury zagraniczne. Trzeci to wprowadzenie integracji z naszymi pozostałymi systemami ERP, czyli Comarch ERP Altum i Comarch ERP XT, a na późniejszym etapie również z systemami innych producentów poprzez udostępnienie API.