Czy roboty śnią o Comarch ERP Optima w Chmurze? Wdrożenie w HYU Robotics Sp. z o.o

Jako cywilizacja jesteśmy już na takim etapie, że roboty robią roboty, ale w firmach bardzo często nadal ludzie muszą wykonywać nużące, powtarzalne obowiązki, które blokują ich potencjał, a zarazem – rozwój firmy. Taki rozstrzał jest szczególnie rażący, kiedy chodzi o przedsiębiorstwo, które… faktycznie zajmuje się dystrybucją i wdrażaniem robotów w firmach. Nic więc dziwnego, że włodarze HYU Robotics widzieli problem i postanowili go rozwiązać. Poprzez automatyzację. Za sprawą systemu Comarch ERP Optima w Chmurze.

HYU Robotics Sp. z o.o. to oficjalny polski dystrybutor robotów koreańskiej marki Hyundai Robotics oraz chińskiej marki premium ESTUN oraz chwytaków i innych elementów niemieckiej marki ASS Maschinenbau GMBH. Ponadto właściciele firmy prowadzą dwie inne powiązane operacyjnie spółki, tj. Succon Group i EneBariery. HYU Robotics specjalizuje się w systemach pakowania i paletyzacji, ale także uzbrajania maszyn w detale, kontroli jakości, procesów obróbczych, rozwiercania, polerowania, czy spawania. Niedawno poszerzył również portfolio swoich produktów o roboty serwisowo usługowe dla branży gastronomicznej. Wśród klientów firmy znajdują się także  reprezentanci branż spożywczej, farmaceutycznej, meblarskiej, lotniczej oraz automotive.

Ludzie i roboty

State the obvious: sprzedaż robotów nie jest najbardziej powszechną gałęzią sprzedaży w ogóle. Niewielu z nas szuka sklepów internetowych z robotami, a podczas codziennych wędrówek po galeriach handlowych z rzadka zatrzymujemy się przy wyspach z robotami – także dlatego, że ich nie ma. Dzieje się tak nieprzypadkowo.

Po pierwsze, popyt na tego rodzaju usługi nie jest masowy, każda sprzedaż jest wydarzeniem. Po drugie, oferowany sprzęt ze względu na złożoność technologiczną wymaga profesjonalnego, spersonalizowanego doradztwa i wyklucza standardowy, bezkontaktowy system sprzedaży. Dlatego w sprzedaży robotów tak ważny jest czynnik ludzki, nie do zastąpienia przez automaty – wykwalifikowani specjaliści, którzy są w stanie opowiedzieć klientom o produkcie i wspomóc ich w zakresie jego użytkowania. Im więcej czasu tracą na coś, czego nie muszą robić – tym mniej mają go dla klientów. Każdy klient zaś jest na wagę złota. Firma HYU Robotics Sp. z o.o tymczasem nie posiadała wydajnego systemu do obsługi rejestracji kontaktów – używane oprogramowanie nie umożliwiało rejestracji wszystkich niezbędnych informacji o kontaktach biznesowych i załączników w jednym miejscu.

Istotnym, związanym z wymienionym wcześniej, problemem były także niedostatki w zakresie automatyzacji marketingu. Stosowany w firmie system nie umożliwiał wysyłki e-maili do kontrahentów bezpośrednio z programu – handlowcy musieli ręcznie przekopiowywać je do swoich skrzynek i wysyłać wiadomości z ich poziomu. Takie rozwiązanie było nie dość, że czasochłonne, to na dokładkę ryzykowne – wysyłanie seryjnej korespondencji z prywatnych skrzynek w końcu zaczyna uruchamiać filtry antyspamowe i obniżać ranking zaufania domeny.

Firma, której priorytetem miała być spersonalizowana, profesjonalna obsługa każdego klienta, traciła zatem cenne zasoby na czynności, które mogły i powinny być wykonywane przez automaty. Sytuacja wymagała reakcji.

Mniej roboty przy robotach

Wystarczył miesiąc. Tyle bowiem czasu potrzebowała firma Softsol Group, aby wdrożyć system Comarch ERP Optima w Chmurze Enterprise.

Pierwszym etapem prac było wdrożenie modułu Handel Plus, który pozwolił HYU Robotics uporządkować i spersonalizować bazę kontrahentów. Już chwilę później przystąpiono do implementacji modułu CRM Plus – kluczowego w obliczu wyzwań, jakie postawili przed zespołem wdrożeniowym włodarze HYU Robotics.

Co udało się osiągnąć?

• Usprawniono komunikację mailową – poprawnie skonfigurowano skrzynki e-mail, wdrożono szablony wiadomości, które można już wysyłać z poziomu programu, bez wykorzystania indywidualnych skrzynek pracowników
• Pojawiły się szablony ofert – zniknęła konieczność każdorazowego przygotowywania ich od zera
• Wprowadzono ankietowanie – cenne narzędzie, które umożliwia optymalizację działań przedsiębiorstwa na podstawie uzyskanego od klientów feedbacku
• Zautomatyzowano procesy związane z fakturowaniem – możliwa stała się obsługa faktur cyklicznych, system dodatkowo pilnuje też terminowości kontrahentów, dostarczając usługę automatycznej windykacji
• Lepsza kontrola nad czasem i organizacją pracy – system wysyła przypomnienia o zaplanowanych spotkaniach, rejestruje też czas, którzy pracownicy poświęcali na rozmowy i wizyty handlowy

Jak można się było spodziewać – usprawnienie kontaktów z kontrahentami przełożyło się na konkretne wyniki: pracownikom firmy udaje się teraz obsługiwać o 10 proc. klientów więcej. Automatyzacja w zakresie faktur i marketingu pozwoliła natomiast przesunąć zaangażowanie pracowników w inne rejony działalności firmy. Osoby decyzyjne wskazuję z kolej na łatwiejszy dostęp do informacji, co przekłada się na sprawniejsze podejmowanie rzetelnych decyzji biznesowych.

Uwaga! Roboty na górze (w chmurze)

Należy wspomnieć o jeszcze jednym aspekcie wdrożenia. Wyzwania nowoczesności sprawiają, że nie wszystkie czynności da się, czy powinno się, wykonywać w siedzibie firmy. W przypadku HYU Robotics ten aspekt był szczególnie istotny ze względu na bliską współpracę z dwiema powiązanymi spółkami. Dlatego ważne stało się współdzielenie plików przez wszystkie zaangażowane podmioty, niezależnie od wykorzystywanych urządzeń i systemów operacyjnych, a także dostęp do nich z dowolnego miejsca. I – oczywiście – ich bezpieczeństwo.

Odpowiedzią było wdrożenie w Chmurze Comarch. W tym rozwiązaniu sam program Comarch ERP Optima, jak i baza danych umieszczone są w nowoczesnych i bezpiecznych serwerowniach Comarch Data Center, a HYU Robotics i dwie powiązane z firmą spółki mają możliwość korzystania z systemu z wybranego miejsca.

Dodatkowym rozwiązaniem było rozszerzenie informatycznego ekosystemu firmy o Comarch IBARD wraz z funkcją automatycznego backupu baz danych.

Wdrożenie tych rozwiązań nie tylko stanowiło kompleksową odpowiedź na zgłoszone zapotrzebowanie, ale również przełożyło się na realne zyski. Pełne przeniesienie infrastruktury IT do polskiej chmury aplikacji dla firm Comarch obniżyło koszty obsługi informatycznej o 50 proc. A koszty te są nie tylko niższe, ale też w pełni przewidywalne, co pomaga precyzyjnie planować budżet.

Jak wyniki wdrożenia ocenia zarząd HYU Robotics? - Zarządzanie dystrybucją trzech różnych dostawców w zakresie robotów i urządzeń dla przemysłu wymaga bardzo poukładanych procesów wewnętrznych oraz mocnego wsparcia ze strony systemów informatycznych – mówi Michał Duplaga, współwłaściciel firmy. - Wdrożenie Comarch ERP Optima wyeliminowało większość naszych problemów w zakresie zarządzania operacyjnego, jak i pomogło zwiększyć efektywność realizacji projektów sprzedażowych dla zróżnicowanego grona klientów – dodaje.

Dowiedz się więcej o Chmurze Comarch

Testuj za darmo Comarch ERP Optima w chmurze