Czym jest pieczęć prewencyjna i jakie korzyści może przynieść przedsiębiorcom?

Jak wskazują badania rynkowe, ponad ¼ wszystkich faktur wystawionych w Polsce nie jest płacona w terminie. Sytuacjom takim może zapobiec stosowanie pieczęci prewencyjnej.

Zanim jednak wystawimy fakturę, pierwszym krokiem w kierunku dbania o płynność finansową naszej firmy powinna być weryfikacja kontrahenta (np. poprzez usługę Poznaj swojego kontrahenta) na etapie nawiązywania potencjalnej współpracy. Prowadząc biznes, narażeni jesteśmy na ryzyko finansowe, a budowanie współpracy z nowym kontrahentem wymaga od nas decyzji, czy jesteśmy w stanie to ryzyko ponieść. Nawiązanie relacji z nieuczciwą firmą może skutkować zarówno utratą pieniędzy czy towaru, jak i nadszarpnąć wizerunek naszego przedsiębiorstwa.

Obserwacja działalności kontrahenta

Niebezpieczeństwo możemy ograniczyć, monitorując zachowania płatnicze kontrahenta. Kontrola taka powinna mieć miejsce zarówno przed nawiązaniem współpracy, jak również podczas jej trwania u już obecnych klientów. Znaczna część strat przedsiębiorców spowodowana jest bowiem przez znanych kontrahentów, z którymi firmy długo współpracują.

Dzięki danym dostępnym na rynku (rejestr dłużników w ramach Biur Informacji Gospodarczej, wywiadownie gospodarcze, Biuro Informacji Kredytowej, otwarta bankowość) możemy przeanalizować i zobaczyć, czy występują opóźnienia w płatnościach naszych klientów. Jesteśmy więc w stanie sprawdzić, czy klient ma problemy z płynnością.

Dzięki holistycznemu podejściu oraz weryfikacji w różnych źródłach, możemy w łatwy sposób poprawić spływ należności od wybranych kontrahentów, jak również zaplanować kroki i warunki współpracy z konkretnym partnerem biznesowym.

Z opracowań Biur Informacji Gospodarczych wynika, iż kontrahenci popadający w kłopoty finansowe i mający przez to problemy z płynnością finansową, w pierwszej kolejności regulują zobowiązania publicznoprawne takie jak ZUS czy US oraz raty kredytów bankowych, a płatności na rzecz partnerów biznesowych mają wówczas najmniejszy priorytet. Wysyłanie post factum monitów, jak również ponagleń może okazać się bezskuteczne.

Pieczęć prewencyjna jako środek zapobiegawczy

Wielu klientów notorycznie spóźnia się z płatnościami, przez co świadomie kredytuje się kosztem firm, z którymi współpracuje. Takich działań możemy uniknąć poprzez zastosowanie pieczęci prewencyjnej jako środka zapobiegawczego.

Pieczęć prewencyjna jest informacją, która może zostać umieszczona np. na fakturze, nocie odsetkowej, umowie sprzedaży czy dokumencie stanowiącym wezwanie do zapłaty i mówi, że w przypadku braku płatności w terminie, wierzyciel przekaże sprawę do obsługi wskazanej firmie windykacyjnej.

Stosowanie pieczęci prewencyjnej  może wpłynąć mobilizująco na kontrahenta, jak również przyczynić się do ograniczenia przeterminowanych zobowiązań oraz poprawy płynności finansowej firmy.

Zarówno pandemia, jak i wojna w Ukrainie przyczyniły się do ograniczenia działalności firm – taką sytuację można zauważyć u co ósmego przedsiębiorstwa. Wpływ na to może również mieć rosnąca inflacja. Z badań wynika, iż 8 na 10 przedsiębiorców obawia się, że niepohamowany wzrost cen przełoży się na opóźnienia w płatnościach w relacjach B2B, uniemożliwiając przywrócenie wysokości obrotów do poziomu sprzed pandemii.

Problemy w funkcjonowaniu przedsiębiorców związane są również z niedoborami kadrowymi, zakłóconymi łańcuchami dostaw, jak również rosnącymi cenami surowców energetycznych, w tym gazu, ropy naftowej i węgla, które finalnie przekładają się na zwiększenie kosztów prowadzonej działalności.

Stosowanie pieczęci prewencyjnej przełoży się na stabilności finansowej i zadbanie o terminowy spływ należności od kontrahentów. Klienci priorytetowo będą traktować zobowiązania na twoją rzecz, mając na uwadze rezultaty w przypadku braku płatności w terminie.

Kwestie wizerunkowe również są bardzo ważne. Stosując pieczęć prewencyjną, budujesz wizerunek firmy dbającej o terminowe regulowanie płatności, dając tym samym sygnał do potencjalnych parterów biznesowych, iż dbasz o kondycję finansową i bezpieczeństwo. Stosowanie pieczęci prewencyjnej przyczyni się również do ograniczenia kosztów prowadzenia działań windykacyjnych w przyszłości.

Możesz skorzystać z możliwości stosowania pieczęci prewencyjnej w swoim systemie Comarch ERP Optima, jeśli:

1. Jesteś użytkownikiem Apfino i jesteś zintegrowany z Comarch ERP Optima, otrzymujesz od razu dostęp do wydruku dokumentu z pieczęcią prewencyjną. Aby wygenerować fakturę z pieczęcią, skorzystaj z opcji wydruku Eko Faktury. Tak wygenerowaną fakturę możesz wydrukować, bądź wysłać mailowo do Twojego kontrahenta.
2. Jesteś użytkownikiem Apfino, ale nie jesteś zintegrowany z Comarch ERP Optima - zintegruj się z Comarch Apfino zgodnie z instrukcją. W efekcie uzyskasz dostęp do możliwości generowania faktur z pieczęcią prewencyjną.
3. Nie jesteś  użytkownikiem Apfino – załóż konto na platformie Apfino i zintegruj się ze swoim systemem Comarch ERP Optima. Dzięki temu otrzymasz możliwość generowania faktur z pieczęcią prewencyjną.

Czytaj więcej o Comarch ERP Optima 

Załóż darmowe konto na Apfino