Dane najcenniejszym kapitałem – Comarch IBARD Enterprise w BP Polska

Ile razy, szukając czegoś w swojej skrzynce mailowej, denerwowałeś się, bo nie mogłeś nic znaleźć w gąszczu odpowiedzi na jednego maila? Ile razy w pośpiechu zapisywałeś pliki na pulpicie pod tajemniczą nazwą „afedfef.doc”,  a liczba ikon była już tak wielka, że nie mieściła się na jednym ekranie. Brzmi jak koszmar? Z pewnością, ale większości z nas nieraz przydarzyła się taka sytuacja. Rozwiązaniem jest zastosowanie sprawnego systemu do zarządzania danymi.

Codzienne problemy

Ważne pliki i raporty firmowe zwykle potrzebne są „na już” i nikt nie chce słyszeć, że zostaną wysłane za pięć minut.  Dostępne rozwiązania chmurowe, tak zwane dyski w chmurze, oczywiście ułatwiają nam codzienną pracę (np. zapobiegną przypadkowemu usunięciu pliku), ale bez odpowiedniego katalogowania nie pomogą w łatwym dostępie do danych.

Częstym problemem w przypadku współdzielonych zasobów sieciowych (np. NAS lub dysku w chmurze) jest nieprawidłowy podział uprawnień użytkowników.  Osoby nieuprawnione nabywają praw do danych, które nie powinny być w ich zasięgu, i na odwrót. Manualne nadawanie praw do każdego katalogu to ciężka i żmudna praca, powodująca częste opóźnienia w dostępie do danych. Każdy nowy pracownik wymaga kolejnych czynności po stronie administratora działu IT czy kierownika działu.

Firma BP Polska pragnie zarekomendować zespół Comarch iBard24 z uwagi na fakt, iż wykazał się on zaangażowaniem, fachowością, wysokim poziomem wiedzy w zakresie specyfiki zamówienia oraz przyjaznym podejściem do klienta mówi Slawomir Przybyl

W małych organizacjach pracujących stacjonarnie błędy tego typu można rozwiązać szybko, a ich skala i szkodliwość jest marginalna. Jednak gdy organizacja zaczyna się rozrastać, a pracownicy przebywają w wielu lokalizacjach lub cześć z nich pracuje zdalnie, ręczne zarządzanie strukturą danych i użytkowników staje się uciążliwe i problematyczne.

Rozwiązanie – Comarch IBARD Enterprise

Przykładem rozwiązania  powyższych problemów jest wdrożenie Comarch IBARD Enterprise w firmie BP Polska. System (wtedy Comarch iBard24 Enterprise) działa od 2009 roku.Comarch IBARD Enterprise to dostosowany do struktury organizacji firmy system do backupu, synchronizacji i przechowywania danych. Dodatkowo system oferuje dostęp z urządzeń mobilnych, pracę zdalną i wiele innych funkcji przydatnych w codziennej pracy. System Comarch IBARD Enterprise może być rozbudowany o zaawansowane funkcje zarządzania użytkownikami, przestrzenią dyskową, retencją danych oraz wiele innych dopasowanych do potrzeb klienta.

Struktura danych

System wdrożony w firmie BP Polska pozwala na proste rozdysponowanie dokumentów na linii siedziba główna – dealerzy – stacje benzynowe. Dzięki zastosowanym algorytmom dokumenty trafiają do odpowiednich katalogów z ściśle określonymi użytkownikami, którzy maja do nich dostęp. Wszystkie procesy są w pełni zautomatyzowanie. Aplikacja działa zarówno w wersji desktopowej (wraz z regularnym katalogiem dostępnym przed Eksplorator Windows), jak i w przeglądarce internetowej. Dla zachowania bezpieczeństwa, dostęp możliwy jest tylko z sieci wewnętrznej BP Polska, a backupowane dane przechowywane są w najbezpieczniejszym w Polsce Comarch Data Center. 

Struktura użytkowników

Struktura użytkowników w powyższym systemie w pełni odzwierciedla stan fizyczny. Użytkownik główny (siedziba główna) ma możliwość dodawania nowych dealerów i stacji benzynowych oraz dostępu do danych wszystkich użytkowników.

Dealerzy mogą tworzyć nowe stacje benzynowe oraz przeglądać i dodawać dane do wszystkich swoich stacji, ale nie mają dostępu do danych innych dealerów. Użytkownik końcowy (stacja benzynowa) ma dostęp tylko do swoich danych. Dodatkowo każdy z użytkowników ma możliwość przechowywania własnych danych w chmurze.

Administrator zarządza dodatkową przestrzenią dyskową dostępną dla dealerów, a dealerzy – tą dostępną dla stacji benzynowych. Dzięki zastosowaniu retencji danych administrator może decydować, po jakim czasie pliki zostaną usunięte z katalogów użytkowników. Rozwiązanie to pomaga nie tylko w utrzymaniu porządku dokumentów, ale również w ograniczeniu używanej przestrzeni, a co za tym idzie – w obniżeniu stałych kosztów utrzymania infrastruktury.

Aleksandra Klusińska,

Product Manager Comarch IBARD