Dzwoni przyszłość – TRG odbiera z pomocą Comarch ERP Optima

TRG to firma o międzynarodowym zasięgu, specjalizująca się w dostarczaniu rozwiązań w zakresie technologii mobilnych. Od 13 lat realizuje usługi serwisowe, przygotowanie urządzeń do pracy oraz dystrybucję sprzętu mobilnego i biurowego najwyższej klasy. Oferując urządzenia marek takich jak Point Mobile, Zebra, Honeywell i Samsung, TRG zapewnia długotrwałą eksploatację bez konieczności wcześniejszej wymiany. Z biegiem lat, firma rozwinęła również własne centrum serwisowe, przyjmujące miesięcznie minimum 1000 urządzeń do naprawy, a to okazało się ogromnym wyzwaniem logistycznym i administracyjnym.

Rozmowa z przyszłością

Wzrost liczby Klientów i rozwój firmy, sprawiły, że dotychczasowe rozwiązania systemowe przestały wystarczać przedsiębiorstwu. Wraz ze zwiększeniem nakładu pracy pojawiła się konieczność przyspieszenia procesów. Niestety wraz z utrudnioną analizą rentowności kontraktów oraz dużym nakładem na założenie zleceń serwisowych, TRG nie było w stanie usatysfakcjonować każdego Klienta i zorganizować pracy tak, aby była bardziej efektywna. Nie pomagał również brak informacji o położeniu konkretnych urządzeń na magazynie oraz brak wykazu kosztów wykorzystanych komponentów i czasu pracy pracowników. Ważnym wyznacznikiem w poszukiwaniu odpowiedniego systemu jest także globalny charakter biznesu. TRG jest zobowiązany do zapewnienia obsługi wymagań formalnych w zakresie eksportu i importu towarów w Unii Europejskiej oraz poza nią, dlatego istotna jest specjalna procedura ulepszania czynnego.

Digitalizacja jako odpowiedź na wyzwania 

W obliczu rosnących potrzeb efektywnej obsługi oraz zarządzania procesami wewnętrznymi, zarząd TRG podjął decyzję o wdrożeniu nowoczesnego systemu klasy ERP. Poprzeczka dla nowego dostawcy systemu ERP była postawiona bardzo wysoko. TRG przeanalizował dostępne na polskim rynku rozwiązania i ostatecznie wybór padł na Comarch ERP Optima. To rozwiązanie, które zaoferowało nie tylko możliwość integracji z istniejącymi systemami wewnętrznymi firmy, ale również umożliwiło szybszą identyfikację i zarządzanie urządzeniami na magazynie, a także usprawniło procesy celne. System Comarch ERP Optima pozwolił na automatyczne obliczanie czasu naprawy na podstawie zarejestrowanych komponentów i znacząco usprawnił analizę rentowności kontraktów serwisowych.

Wdrożenie nowej rzeczywistości

Za wdrożenie systemu odpowiadała Partner Comarch, firma Graphcom. Proponowane rozwiązanie zapewniało interfejs w języku polskim i angielskim. Firmie zapewniono dostępność systemu ERP z chmury Comarch, a otwarta architektura API w Comarch ERP Optima, pozwalała na dodanie funkcjonalności masowych importów dokumentów zakupowych. Dostępny w standardzie system analityczny Business Intelligence oferował wszystkie potrzebne analizy, a dzięki Comarch DMS możliwa stała się digitalizacja kluczowych procesów biznesowych, co pozwoliło na rezygnację z papierowych dokumentów.

Automatyzacja pełną parą

Wprowadzenie nowoczesnego, a przede wszystkim zintegrowanego systemu pozwoliło między innymi na zautomatyzowanie importu dokumentów zakupowych oraz seryjne dodawanie przyjętych urządzeń do zleceń serwisowych. Obecnie każde urządzenie znajduje się na osobnym zleceniu serwisowym, które zawiera szczegółowe informacje na temat przebiegu prac serwisowych, takich jak czas naprawy. Co więcej, zlecenia serwisowe zaczęły być agregowanie w taki sposób, by w przypadku wielu zadań pozwolić na wystawienie jednej faktury sprzedaży. Dekompletacja zaczęła być przeprowadzana w oparciu o zdefiniowaną recepturę, a komponenty przyjmowane są na stan po ustalonych stawkach.

System wsparł również obsługę procedur celnych. Obecnie z łatwością przygotowywane są dokumenty, pozwalające na wykonanie tej czynności w bezpieczny sposób. Dostępna jest szczegółowa informacja na temat numerów dokumentów celnych przyjęcia i wydania towaru, który podlegał ulepszaniu czynnemu. Zwiększanie wartość przyjętych urządzeń o koszty robocizny i komponentów na potrzeby obsługi procedury celnej IPR, odbywa się teraz automatycznie, podobnie jak wystawianie faktur sprzedaży w odpowiednim formacie cyfrowym w Excel do wielu zleceń serwisowych.

– Dzięki wdrożeniu Comarch ERP Optima udało się przyspieszyć i zautomatyzować powtarzalne procesy związane z obsługą zleceń serwisowych oraz zapewnić zgodność procesów z przepisami – podsumowuje Agnieszka Szynaka, Główna Księgowa w TRG.

Comarch ERP Optima wykorzystuje cechy dostawy i pozwala rejestrować położenie urządzeń oraz komponentów. Udało się również uzyskać kontrolę tracebility urządzeń, dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu cech dostaw i atrybutów na zleceniach serwisowych.

Analizy Business Intelligence umożliwiły raportowanie rentowności działalności serwisowej i handlowej, co pozwoliło zrealizować jedno z kluczowych wyzwań projektu. Comarch BI stał się od tej pory codziennym narzędziem do raportowania ad-hoc dla pracowników i kadry managerskiej.

– Managerowie szczególnie docenili dostępny w BI miesięczny raport marży, na działalności serwisowej i handlowej. Pozwala on ocenić rentowność działalności firmy i stanowi podstawę do naliczania prowizji dla handlowców – podkreśla Marcin Majchrzak, Główny Informatyk w TRG.

Przełom technologiczny (i nie tylko)

Proces wdrożenia trwał jedynie 10 miesięcy. Dzięki implementacji Comarch ERP Optima, TRG zauważyło istotne korzyści operacyjne, w tym zwiększenie wydajności obsługi zleceń serwisowych o 20%, bez dodatkowych zatrudnień. Czas potrzebny na przygotowanie raportów skrócił się o połowę, co pozwoliło na lepsze zarządzanie czasem pracy pracowników. Zarząd firmy ocenił, że możliwości obsługi zleceń mogą wzrosnąć nawet o 50%, co stanowi ogromny potencjał rozwoju.

Podsumowanie

Historia TRG pokazuje, jak kluczowe może być wdrożenie odpowiednich narzędzi IT dla efektywności operacyjnej firmy. Comarch ERP Optima zapewnia takim firmom narzędzia niezbędne do skalowania operacji i zwiększania efektywności. Aby dowiedzieć się więcej o możliwościach Comarch ERP Optima, wejdź na stronę produktu i wybierz najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy.