Ekologia w parze z technologią – Comarch DMS w Grupie Econ

Globalne ocieplenie to niestety jeden z najpopularniejszych tematów ostatnich lat. Ziemia drastycznie się zmienia i tylko proekologiczne działania mogą wnieść znaczącą poprawę jej stanu. Oszczędzanie wody i energii elektrycznej, wybór środków transportu o mniejszym wpływie na środowisko, inwestycja w odnawialne źródła energii oraz systematyczna segregacja odpadów stanowią istotne elementy ekologicznego trybu życia. To między innymi takie działania mogą przyczynić się do polepszenia jakości naszego ekosystemu, dlatego przedsiębiorstwa z branży ochrony środowiska i ich sprawne funkcjonowanie są niezwykle ważne.

Grupa Econ działa na polskim rynku od 26 lat, a w swojej misji jest odpowiedzialna za środowisko. Przez spółki zależne, takie jak Econ, EkoPartner Recykling i Econ Trader, Grupa prowadzi działalność biznesową na szeroko pojętym rynku związanym z gospodarką odpadami, recyklingiem oraz odnawialnymi źródłami energii. Obecnie firma zatrudnia ponad 180 pracowników i jest właścicielem oraz operatorem zakładów do zagospodarowania odpadów zajmujących się mechaniczno-biologicznym przetwarzaniem odpadów, w ramach którego prowadzone jest również kompostowanie selektywnie zebranych bioodpadów, a także sortowanie frakcji nadających się do recyklingu materiałowego. Grupa Econ posiada wieloletnie doświadczenie w obrocie odpadami przemysłowymi, w tym niebezpiecznymi, komunalnymi oraz surowcowymi. Obecnie firma może gospodarować aż 800 tys. ton odpadów rocznie.

Odpowiedź na potrzeby – system Comarch ERP XL 

Przedsiębiorstwo poszukiwało rozwiązania, które pozwoli na przekształcenie przestarzałych, niepołączonych narzędzi w jeden zintegrowany system. Zgodnie z misją firma zawsze koncentrowała się na poszukiwaniu sposobów na efektywniejszą i bardziej ekologiczną pracę. 

Do tej pory obowiązkowy rejestr dokumentów prowadzony był w darmowych arkuszach kalkulacyjnych. Każdy dokument musiał być ręcznie dodany jako nowy wiersz w arkuszu, który składał się z kilkudziesięciu kolumn zawierających dane na temat numerów, płatności czy kwot – te dane niestety również musiały być również ręcznie naniesione przez użytkownika. Taka forma ewidencji informacji nie dość, że była czasochłonna i błędogenna to jeszcze nie zapewniała oczekiwanych funkcji:

• skany dokumentów były przechowywane w lokalizacjach sieciowych, które były podlinkowane w arkuszu, a ich podgląd wymagał otwierania nowych okien,
• arkusz jako zewnętrzne narzędzie nie był zintegrowany z pozostałymi systemami w firmie, przez co jakiekolwiek zmiana danych (np. zmiana statusu płatności) wymagała ręcznej aktualizacji,
• brak mechanizmów usprawniających proces akceptacyjny, począwszy od wsparcia przy wyborze osób odpowiedzialnych, przez powiadomienia o potrzebie podjęcia decyzji, a kończąc na ustaleniu informacji o bieżącym statusie (etap, osoby itp.). 

System nie był spójny, wykorzystywano wiele różnych rozwiązań, dlatego potrzebowano ujednolicenia, które usprawni i zoptymalizuje pracę firmy. 

Odpowiedzią na potrzeby okazał się system Comarch ERP XL, z wykorzystaniem Comarch DMS wdrożony przez Partnera Comarch, firmę CDNPARTNERS sp. z o.o. z Wrocławia. Elektroniczny obieg dokumentów to narzędzie, z którym część kadry pracowała wcześniej, co usprawniło implementację.

Nowa era 

Prace wdrożeniowe, które zakładały kompleksowe wdrożenie systemu Comarch ERP XL wraz z Comarch DMS i Comarch BI Point rozpoczęto na przełomie października i listopada 2022 roku. Już w styczniu 2023 r. udało się uruchomić skonfigurowane systemy zgodnie z oczekiwaniem Klienta. Co ciekawe, całe wdrożenie odbyło się w 90% zdalnie.

Grupa Econ postawiła przed systemami Comarch oraz firmą wdrożeniową duże wyzwania, którym dzięki elastyczności Comarch DMS i zaangażowaniu CDNPARTNERS sp. z o.o. udało się sprostać.

Jedną z najważniejszych kwestii było zagadnienie sprawnej pracy w strukturze wielofirmowej, dla różnych typów dokumentów. W tym celu przygotowano jeden, spójny proces Workflow, w ramach którego wprowadzono możliwość ewidencji dokumentów dla każdego podmiotu z grupy, niezależnie czy mowa tu o fakturze czy korekcie. 

Dzięki temu pracownicy mają ułatwione zadanie już na pierwszym etapie pracy z dokumentem. Warto wspomnieć również o zastosowanych uproszczeniach podczas procesowania dokumentów. Osoba, która powinna przekazać dokument otrzymuje już wstępnie zawężoną listę odbiorców wg odgórnie określonych kryteriów, system sam pilnuje czy wymagane są dodatkowe akceptacje (m.in. zależne od progów kwotowych), a gdy za wieloetapową akceptację odpowiada ta sama osoba – wystarczy jedno kliknięcie, aby zatwierdzić dokument na dwóch etapach obiegu. Na potrzeby działu Księgowości aktywowano możliwość przyspieszonego zaingerowania w obieg i zamknięcia sprawy od strony księgowej, aby przyspieszyć proces zamknięcia miesiąca. 

W związku z tym, że system DMS bezpośrednio współpracuje z Comarch ERP XL, a poszczególni użytkownicy korzystają wymiennie z tych systemów to komplet podstawowych danych takich jak wartości z dokumentu, ale również historia obiegu (kto i kiedy przekazał dokument) są dostępne w obu widokach. Również z obu miejsc jest możliwość otwarcia dokumentu w drugim module poprzez kliknięcie w link, co znacząco uprościło pracę i dostęp do danych. 

Jednym z wymagań Klienta było również zachowanie możliwości raportowania danych, która była wcześniej dostępna w arkuszach kalkulacyjnych. Dzięki możliwości prezentacji każdego pola z dokumentu Comarch DMS w postaci kolumny na liście i filtra, taka opcja została zachowana, a nawet rozbudowana – każdy pracownik może teraz dostosować widok listy dokumentów do własnych potrzeb i preferencji. 

Dzięki wdrożeniu Comarch ERP XL wraz z Comarch DMS udało się spełnić wszystkie oczekiwania firmy. Nastąpiła również maksymalna optymalizacja pracy z dokumentami w strukturze wielofirmowej jaka ma miejsce w grupie Econ. 

- Wdrożenie produktu Comarch DMS w trybie wielofirmowym spełniło nasze oczekiwania. Cele zostały zrealizowane, nasza praca została przyspieszona – przyznaje Marcin Piekarski, Wiceprezes Zarządu Grupy Econ.

Odpowiedzią na potrzeby systemowe firmy był zgrany system klasy ERP, który charakteryzuje się elastyczną budową modułową oraz automatyzuje procesy biznesowe i obieg dokumentów. Dzięki sprawnemu procesowi wdrożeniowemu firma może funkcjonować szybciej i efektywniej.

Interesujesz się tematyką ESG i zrównoważonego rozwoju? Zobacz jak rozwiązania Comarch ERP adresują te obszary >>>