Handlowcy Bripoxu dostali elastyczne narzędzie

Telewizyjna reklama pokazuje skuteczne, szybkie i niezawodne działanie kleju do butów sportowych Tadam. W podobny sposób może działać informatyka. Nowy system IT Comarchu zmienił codzienną działalność dystrybutora tego kleju – firmy Bripox.

Do mowy potocznej wszedł „efekt wow”, jako określenie natychmiastowej, trochę niespodziewanej, zaskakującej zmiany. Na przykładzie firmy Bripox Sp. z o.o., wyłącznego dystrybutora na Polskę popularnych klejów marek: Kropelka, Poxipol, Poxilina, Ośmiorniczka i TADAM, urugwajskiego producenta Fenedur, także możemy mówić o „efekcie wow”, choć może bardziej adekwatne jest określenie „efekt Tadam”.

W każdej firmie handlowej najważniejsi są… handlowcy. To przedstawiciele odpowiadają za budowanie rynku i zbieranie zamówień od sklepów i sieci handlowych. To oni aktywnie poszukują nowych klientów, zbierają zamówienia i dbają o wygląd ekspozycji na sklepowych półkach. Dlatego muszą być wyposażeni w nowoczesne, wydajne, efektywne i wygodne narzędzia pracy. Dziś jest to przede wszystkim jak najściślej dopasowany do profilu działalności firmy system IT.

Błądzenie we mgle

Największym ograniczeniem codziennej działalności biznesowej Bripoxu był brak spójnej bazy danych gromadzącej najważniejsze informacje biznesowe firmy. Owszem funkcjonowało kilka programów m.in.: do ewidencji sprzedaży i należności, do ewidencji kosztów i zobowiązań oraz do księgowości, jednak w codziennej praktyce oznaczało to brak spójnych analiz i konieczność ręcznej, żmudnej integracji danych pomiędzy programami. Rozproszone środowisko aplikacyjne oznaczało, że dane do raportów były pobierane z dostępnych, różnorodnych programów i składane ręcznie. 

Ponadto urugwajski właściciel oczekiwał raportów z ankiet klienckich przeprowadzanych przez handlowców podczas wizyt. Z kolei kierownictwo w Polsce potrzebowało raportów z realizacji przez handlowców przypisanych im planów sprzedażowych. Kierownicy regionów odczuwali brak informacji o stanach wierzytelności klientów podległych im przedstawicieli handlowych. Dodatkowo w Bripoxie wykorzystywano aplikację do obsługi sieci mobilnej sprzedaży oferującą jedynie podstawowe funkcjonalności, przez co handlowcy nie mogli tworzyć np. rezerwacji na towar, a nawet nie mieli dostępu do raportów o należnościach klientów i realizacji planów sprzedażowych. Stany magazynowe wymagały ręcznej synchronizacji, przez co szybko stawały się nieaktualne. Przedstawicielom doskwierały też problemy z ergonomią posiadanego programu. Musieli przykładowo ręcznie tworzyć dokumenty przyjęć i wydań podczas przesuwania towarów pomiędzy magazynami czy wpisywać dane sprzedażowe do programu księgowego.

Przestarzałe,  rozproszone i niedostosowane do potrzeb Bripoxu oprogramowanie przekładało się na zmniejszenie efektywności działań całej organizacji.

Rozwiązaniem bolączek trawiących Bripex okazało się nawiązanie współpracy z Comarchem. W efekcie prac konsultantów firmy Prospeo, partnera wdrożeniowego Comarchu, powstało jednorodne rozwiązanie w całości oparte o Comarch ERP XL. Obszar analityczny zyskał nowe możliwości dzięki wykorzystaniu chmurowego rozwiązania Comarch BI Point. Sprzedaż mobilna jest obsługiwana przez natywna aplikację Comarch Mobile.

Analizy z chmury

Najciekawszym fragmentem nowego rozwiązania IT spinającym wszystkie obszary działalności Bripoxu, jest Comarch BI Point, który umożliwia kompleksowe i wielowymiarowe analizy w chmurze. Analizuje informacje, porównując ze sobą dane sprzedażowe, marketingowe, pochodzące z serwisów społecznościowych, statystyki publiczne, benchmarki rynkowe i wiele innych. Działa w przeglądarce internetowej, dlatego do pełnego korzystania wymagane jest jedynie urządzenie z przeglądarką i dostępem do internetu. Dzięki jego wykorzystaniu możliwe staje się efektywne wykorzystanie firmowych danych do podejmowania świadomych decyzji, co w efekcie przyczynia się do lepszej realizacji celów biznesowych. Comarch BI Point pozwala na analizę danych pochodzących z różnych źródeł. W przypadku Bripexu połączenie danych z wcześniej wykorzystywanych programów programów i funkcjonalności Comarch ERP XL dało nową jakość.

Funkcja wieloźródłowości umożliwiła podłączenie danych ze starego programu. Dzięki temu zachowany został dostęp do danych historycznych z ostatnich pięciu lat, w szczególności do newralgicznych raportów sprzedaży towarów z podziałem na handlowców i klientów.. Rozwiązanie Comarch BI Point tworzy też raporty nietypowe, przykładowo wykazanie kompletów promocyjnych z rozbiciem na składowe.

Handlowcy i kierownicy regionalni otrzymali bezpośredni dostęp do kluczowych danych, które wcześniej musiały być im udostępnione przez biuro handlowe co zabierało dużo czasu i angazowało pracowników. Aktualnie analiza wizyt handlowych bazuje na ankietach tworzonych przez przedstawicieli handlowych w Mobilnej Sprzedaży. Raport korzysta z około 100 pól umieszczonych w strukturze wizyt handlowych CRM. Ten raport jest skrupulatnie analizowany przez centralę w Urugwaju. To ogromna zmiana przynosząca wiele korzyści. Aplikacje Comarchu wniosły do Bripoxu ergonomię zapewniając atrakcyjny sposób prezentacji raportów z możliwością porównania kilku zestawień na jednym ekranie.

O sukcesie wdrożenia zadecydowała przewaga funkcjonalności Comarch BI Point w stosunku do konkurencyjnych rozwiązań. Jednak nie mniejsze znaczenie miały: restrykcyjna umowa wdrożeniowa, doświadczony zespół wdrożeniowy, a także duże zaangażowanie klienta. Na uwagę zasługuje fakt, iż samo uruchomienie tych zaawansowanych narzędzi analitycznych trwało niespełna miesiąc, prace zakończyły się w lipcu 2018 r. wraz ze startem rozwiązania. Poprzedziły je cztery miesiące analiz wdrożeniowych. W efekcie, radykalnej zmianie uległ obszar IT Bripoxu zyskując nowe funkcjonalności, dzięki którym organizacja może wznieść się na nowy poziom działalności. Firma osiągnęła „efekt Tadam”.

Jacek Klimek, prezes zarządu Bripox Sp. z o.o.:

Nowe oprogramowanie umożliwiło nam mocny wzrost efektywności i duże lepsze alokowanie zasobów. Rozwiązanie okazało się idealne dla rozproszonej struktury sprzedażowej kumulując natychmiastowo informacje na poziomie firmy, ale jednocześnie przekazując przedstawicielom handlowym strumień koniecznych analiz. Zarządzanie kluczowymi klientami, zarządzanie terytoriami i zarządzanie szansami stało się o wiele bardziej przejrzyste i zakończone sukcesami. To wszystko spięte nowoczesną logistyką, księgowością i CRM.