Jak nie popełniać błędów przy wdrożeniu i utrzymaniu systemu Business Intelligence?

W dobie postępującej cyfryzacji i coraz szybszego przepływu informacji kluczowe okazuje się racjonalne wykorzystanie danych. Analityka biznesowa na odpowiednim poziomie pozwala skutecznie wspierać istotne zmiany w organizacji i zwiększać wydajność ważnych procesów. Przedsiębiorców w osiąganiu celów wspierają systemy Business Intelligence. Niemniej wdrażanie BI wiąże się również z błędami, popełnianymi przez firmy. Jak sobie z nimi poradzić?

Oprogramowanie Business Intelligence zyskuje coraz większą popularność wśród przedsiębiorców. Firmy widzą potrzebę implementacji w swoich systemach modułów BI. Często ich wcześniejsze procesy analityczne nie dostarczały im takich danych, jakich oczekiwano. Główne problemy, z jakimi stykają się przedsiębiorstwa, to:

• Zbyt ogólne informacje pozyskane z systemu
• Problem z odpowiednią i czytelną wizualizacją danych
• Przygotowanie danych pochłania dużo czasu i zasobów
• Problem z dystrybucją danych do zainteresowanych osób

Systemy BI dla firm produkcyjnych i handlowych

Odpowiedzią na te problemy jest system BI. Przynosi on firmom wymierne korzyści, takie jak: 

• Oprogramowanie BI jest jednym źródłem prawdy dla całej organizacji.
• Gromadzi i prezentuje dane przygotowane do natychmiastowej analizy, uwzględniając dane historyczne oraz bieżące, które mogą być analizowane w czasie.
• Wspomaga doświadczenie i wiedzę ludzi, dostarczając wiarygodnych danych wsadowych do podejmowania perspektywicznych decyzji.
• Pozwala śledzić wiele procesów wielowymiarowo z uwzględnieniem informacji o zjawiskach pochodzących z wielu źródeł (systemów).

Systemy BI wspierają przedsiębiorców z różnych branż. Dzięki niemu firmy produkcyjne mogą np. pozyskiwać raporty dotyczące kosztów wytworzenia w różnym ujęciu, analizować zużycie materiałów, rozliczać koszty pracy czy monitorować wydajność produkcji. Z kolei organizacje o profilu handlowym wykorzystują BI m.in. do analizowania rentowności sprzedaży czy działań marketingowych, mierzą lojalność klientów, określają najbardziej marżowe produkty.  

System z powodzeniem spełnia swoją rolę także w firmach z sektora publicznego, telekomunikacji, ochrony zdrowia czy finansów.

Business Inteligence – wyzwania i błędy

Przed organizacjami wdrażającymi oprogramowanie BI stoją również wyzwania. Związane są m.in. z koniecznością ujednolicenia standardów i definicji danych, zapewnieniem bezpieczeństwa czy zaprojektowaniem mechanizmów kontroli jakości danych. 

Co więcej, wdrażanie modułów BI w firmie nie jest pozbawione ryzyka popełnienia błędów w takich obszarach, jak: 

• Podejście do projektu IT (np. firma chce zaspokoić potrzeby wszystkich interesariuszy w jednym momencie albo pokryć raportowaniem wszystkie obszary działalności).
• Dobór narzędzi i technologii (np. brak dostosowania narzędzi do profilu użytkowników – hard users i pozostali; firma nie ma sprofilowanego typu użytkownika/klienta). 
• Analiza potrzeb i prowadzenie projektu (np. brak dedykowanych liderów projektu z odpowiednią wiedzą o BI; zmiana priorytetów działania).
• Utrzymanie i rozwój (np. niska adaptacja rozwiązania wśród użytkowników, niechęć do zmian).

Na czym w takim razie przedsiębiorstwo powinno skupić się w pierwszej kolejności, by nie popełniać błędów przy wdrażaniu i rozwoju systemów BI? 

Istotna jest ewaluacja celów – wyznacz w swojej organizacji realne i mierzalne cele, których spełnienie (bądź nie) pozwoli obiektywnie ocenić sukces wdrożenia.

Po drugie: odpowiednio rozłóż priorytety, nadając większą wartość wymaganiom przynoszącym największą korzyść biznesową organizacji. 

Nie należy zapominać również o ciągłym kontakcie ze sponsorami projektu. Komunikuj im korzyści, ale też ryzyka w projekcie. Zdobądź ich wsparcie.

Systemy BI w Comarch

Odpowiednio dobrany system Business Intelligence i wiedza na temat jego działania pozwolą Ci znacząco wesprzeć decyzje biznesowe w przedsiębiorstwie. Comarch od lat pomaga firmom w zrozumieniu i wdrożeniu oprogramowania BI. Mamy 20-letnie doświadczenie w projektowaniu, wdrażaniu i utrzymaniu systemów BI, które są przeznaczone i dostosowane do potrzeb firm każdej wielkości, niezależnie od branży.

Korzystając z naszych usług, nie musisz zatrudniać specjalisty u siebie w organizacji. Oferujemy wiedzę i gotowe moduły BI, wspierając takie obszary jak: 

• Modelowanie danych
• Migracja danych historycznych
• Zarządzanie danymi (Data Governance)
• Zarządzanie jakością danych (Data Quality)
• Zarządzanie danymi głównymi (Master Data Management)
• Rozwój raportów i dashboardów
• Projektowanie oraz wdrażanie hurtowni danych/data lake
• Rozwój i wsparcie ETL (Extract, Transform, Load)
• Optymalizacja wydajności
• Audyt i doradztwo BI
• Zarządzanie Projektami z obszaru BI
• Przygotowanie PoC (Proof of Concept)

– Wśród firm, ale również instytucji publicznych, dużą popularnością cieszą się obecnie usługi zarządzane (ang. managed services) w obszarze prowadzenia projektów analitycznych. Jest to elastyczna formuła rozbudowy zespołu i jego zasobów. Polega na tym, że niewielkim nakładem możemy zapewnić swojej organizacji dodatkową wiedzę techniczną i biznesową oraz doświadczenie ekspertów zewnętrznych podczas wdrażania nowego projektu lub też zmiany istniejącego rozwiązania – zapewnia Robert Żuber, Konsultant Business Intelligence w Comarch.

Zapraszamy również do udziału w bezpłatnym webinarze pt. „Jak uniknąć błędów przy wdrożeniu systemu BI”, który odbędzie się 10 kwietnia. 

Autor tekstu

Robert Żuber Product Manager Comarch BI Point Konsultant odpowiedzialny za rozwiązania analityczne wykorzystujące hurtownie danych oraz narzędzia Business Intelligence. Product Manager aplikacji analityczno-raportowej Comarch BI Point, zaangażowany w rozwój produktu, projektowanie nowych funkcjonalności biznesowych, szkolenia merytoryczne oraz wdrażanie usprawnień w zakresie UI/UX.