Jak nie stracić i jeszcze zyskać? Poradnik dla biur rachunkowych

W gąszczu konkurencyjnych biur rachunkowych bardzo trudno utrzymać i zdobyć nowego klienta. Poniżej przedstawiamy kilka propozycji, które pomogą zachęcić do współpracy nowych klientów. 

Internet zasypuje nas różnego rodzaju poradami dotyczącymi zakładania biura rachunkowego, głównie związanymi z wymaganiami formalnymi, lecz nigdzie nie znajdziemy doskonałej recepty na pozyskanie i utrzymanie klienta. Comarch jako firma działająca w branży księgowej oraz będąca dzięki swoim rozwiązaniom niejako prekursorem księgowości internetowej od wielu lat zbiera i analizuje doświadczenia swoje i swoich klientów, przekuwając je w narzędzia pracy księgowych. Nasze obserwacje pozwalają zdefiniować kilka elementów, które mogą okazać się pomocne we współpracy z klientem biura rachunkowego.

Coś więcej, coś ekstra

Coraz częściej jednym z wymogów stawianych przez klientów biurom rachunkowym jest wymóg nowoczesności - podążania za nowymi trendami i technologiami. Księgowość prowadzona w tradycyjnej formie - stacjonarnego biura wciąż jest popularna, jednakże nie jest już wystarczającą zachętą dla klientów.

Biura rachunkowe prześcigają się w oferowaniu usług dodatkowych. Od dojazdu do klienta i odbierania dokumentów, po zastosowanie i oferowanie narzędzi internetowych oraz mobilnych.

Nowe modele współpracy z biurem rachunkowym

Stosowanie nowoczesnego rozwiązania, jakim jest rachunkowość online, zdecydowanie ułatwia dotarcie do klientów, którzy stawiają coraz wyższe wymagania. Dodatkowo ten sposób pozwala zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym zmniejszyć różnego rodzaju problemy z dokumentacją czy komunikacją, będące często argumentem przemawiającym za decyzją o zakończeniu współpracy. Na podstawie długoletniego doświadczenia we współpracy Comarch z księgowymi i badań przeprowadzonych przez Comarch w ubiegłych latach najczęściej występujące we współpracy z klientami problemy biur rachunkowych dotyczą kwestii dowożenia dokumentacji do biura. Problem ten wskazuje 60 proc. badanych. Na drugim miejscu znajdują się trudności związane z komunikacją – statystycznie co drugi problem sprowadza się do tego tematu. Na ostatnim miejscu uplasowały się zagadnienia tyczące się błędów w dokumentach (błędy związane z poprawnością danych firmy, tj. nazwą, adresem, numerem NIP, niewłaściwym określeniem wysokości VAT czy też niepoprawnymi datami) – stanowiąc 25 proc. odpowiedzi. Stosowanie rachunkowości online pozwala ograniczyć, a nawet wyeliminować te trudności. Korzyści wynikające z tego rozwiązania to przede wszystkim ograniczenie kosztów i czasu przeznaczanego na wystawianie dokumentów oraz dostarczanie i wprowadzanie ich do systemu księgowego. Na rynku istnieje wiele aplikacji do fakturowania online. Stosowanie ich jest już powszechną praktyką.

W odpowiedzi na potrzeby rynku prowadzony przez nas serwis iKsięgowość24.pl oferuje księgowym rozwiązania usprawniające współpracę z klientami, m.in. możliwość wymieniania dokumentów z użytkownikami programu do obsługi mikrofirm Comarch ERP XT, za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD) – narzędzia usprawniającego pracę i komunikację w biurze rachunkowym i u klienta. IWD ogranicza czas obiegu dokumentów i minimalizuje ryzyko błędów w dokumentacji. Oferta iKsięgowość24 stanowi jeden z bardziej innowacyjnych modelów współpracy na rynku i jest istotnym wyróżnikiem dla biura rachunkowego.

Formy kontaktu z klientem

Obecnie każde profesjonalne biuro rachunkowe posiada swoją stronę internetową, która jest wizytówką i formą prezentacji oferty biura. Jest to absolutna konieczność.

Strona powinna oddawać charakter biura, a także skupić uwagę klienta. Nie należy jednak popadać w przesadę. Poważny ton oraz rzeczowość to cechy, które należy uwzględnić przy projektowaniu strony internetowej. Zachowanie tych atrybutów pozwoli utrzymać stosowną atmosferę dla branży księgowej.

Podstawowe informacje, które klient musi znaleźć na naszej stronie internetowej, to: szczegółowy opis świadczonych usług, cennik oraz sposoby komunikacji z biurem, a także krótkie objaśnienie modelu współpracy. Jest to niezbędne minimum, które w umiarkowanym stopniu zadowoli klienta. Dziś na stronie internetowej muszą się znaleźć informacje dotyczące historii biura, jego pracowników oraz wyczerpujące dane kontaktowe. Dodatkowo, mile widziane są referencje czy komentarze zadowolonych klientów. Jednak pamiętajmy, że liczą się jedynie prawdziwe słowa uznania. Zbyt duża liczba pochwał prezentuje się sztucznie.

Graficznie strona internetowa powinna być przejrzysta i przyjemna dla oka. Nadmiar informacji zniechęca czytelnika. Szczególnie wyróżnione i zaznaczone przez biuro powinny być usługi, sposób komunikacji, nagrody, certyfikaty, których nie posiada konkurencja.

Aby strona była widoczna w Internecie i w wyszukiwarce, warto pozycjonować ją i optymalizować (SEO) na biznesowo ważne frazy – zapytania które potencjalny klient wpisuje w wyszukiwarkę internetowa. Oto link do ciekawego wpisu o pozycjonowaniu Biura rachunkowego w Google. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z portalu umożliwiającego tworzenie własnej wizytówki na stronach zrzeszających usługi księgowe. Taką możliwość daje nam wspomniany portal iKsięgowość24, na którym można zamieścić link, który pomoże w osiągnięciu wyższych pozycji w Google Państwa stronie www.

Klient musi nas znaleźć

Pierwszym krokiem potencjalnego klienta będzie wpisanie w wyszukiwarkę internetową hasła typu „biuro rachunkowe” czy „usługi księgowe”, wraz z nazwą miejscowości. Dlatego równie ważną kwestią jest zadbanie o to, aby dać się odnaleźć. Kolejnym etapem po stworzeniu strony internetowej jest określenie zasięgu jej reklamy. Czy chcemy działać lokalnie, czy regionalnie, a może na terenie całej Polski? Od naszej decyzji zależy bowiem miejsce i sposób reklamy. Internet pozwala z jednej strony zatrzeć granice terytorialne, a z drugiej doprecyzować poszukiwania do określonego miejsca.

Różnego rodzaju portale internetowe umożliwiają reklamowanie usług biura rachunkowego wraz z prezentacją oferty. Usługi takich portali są dodatkowo wzbogacone o inne przydatne funkcjonalności, np. pozwalają określić, czy reklama ma dotyczyć danego regionu, czy przykładowo całego kraju. Potencjalny klient poszukujący biura za pośrednictwem takiego portalu może różnicować parametry wyszukiwania w taki sposób, by odnaleźć ofertę dostosowaną do swoich potrzeb.

Przykładowo iKsięgowość24 skupia podmioty świadczące usługi księgowe z całej Polski w jednym miejscu i możliwa reklamowanie ich działalności. Serwis odwiedza rocznie ponad 90,000 użytkowników szukających usług księgowych w swoim mieście.

Mechanizmy wyszukiwania pozwalają klientom szybko i sprawnie rozeznać się w ofertach dużej liczby biur zebranych w serwisie. Wyszukiwarka księgowych iKsięgowość24 pozwala określić parametry takie jak: województwo, miejscowość, posiadane uprawnienia czy prowadzenie internetowego biura rachunkowego. Bezpośrednio z poziomu serwisu za pomocą funkcji zapytań ofertowych klient może skontaktować się z wyszukanymi podmiotami.

Reklama dźwignią handlu i usług księgowych

Bardzo istotny jest również sposób komunikowania reklamy. Inaczej należy formułować przekaz do dużych firm, a inaczej do tych mikro. Aby reklama była efektywna, musimy skierować ją do grupy, dla której świadczymy usługi. Dodatkowo, powinniśmy zastanowić się, gdzie umiejscowimy nasz komunikat reklamowy. Z zasady powinny być to miejsca odwiedzane często przez naszą grupę docelową. Przykładowo, mogą to być portale prawne, blogi tematyczne czy branżowe. Równie często odwiedzanym miejscem przez przedsiębiorców są strony dotyczące sposobów finansowania działalności gospodarczej oraz prezentujące porady dotyczące rozpoczynania i rozwijania biznesu. To również miejsce, gdzie można zamieścić reklamę.

Jeśli jesteśmy posiadaczami własnej strony internetowej, możemy także skorzystać z popularnego narzędzia oferowanego przez Google, a mianowicie Google Ads. Pozwala ono na określenie słów kluczy, po których wpisaniu w wyszukiwarkę zostaje wyświetlony link do strony internetowej.

W miarę naszych możliwości powinniśmy zadbać o kwestie wiążące się z tradycyjnymi metodami reklamy, takie jak: wizytówki, szyldy reklamowe oraz gadżety z logo biura. Te formy reklamy pomagają budować świadomość konsumenta oraz prestiż biura.

Polecenia i dobre opinie działają najlepiej

Żadna reklama nie pomoże nam jednak utrzymać klienta, jeśli nasze usługi będą słabej jakości i świadczone nierzetelnie. Mówi się „co tanie, to drogie” i tak jest w rzeczywistości. Usługa dobra jakościowo, sumiennie i starannie wykonywana obroni się sama.

Równocześnie sama reklama, choćby nie wiadomo jak wyszukana, nie przyciągnie klientów, a zatem nie przyczyni się do wzrostu przychodów.

Z jakością związany jest temat marketingu szeptanego, w którym ludzka skłonność do plotkowania może okazać się naszym „być albo nie być”. Dobre biura rachunkowe w pewnym stopniu zdobywają klientów właśnie dzięki poleceniom osób, które usługę już wypróbowały i są z niej zadowolone. Niestety na tę formę reklamy mamy mocno ograniczony wpływ. Dlatego należy pamiętać, że nawet jedna negatywna opinia może zniweczyć wszystkie nasze wysiłki włożone w promocję i pozyskiwanie klientów.

By bardziej zaktywizować obecnych klientów do mówienia o nas, można wykorzystać system poleceń. Przykładowo, udzielając rabatu klientowi, który zachęci inną osobę do korzystania z usług naszego biura rachunkowego. Dobrze zbudowany system poleceń może być bardzo skuteczny – zapewni nam nowych klientów. Opcjonalnie możemy zastosować referencje, które zostaną odpowiednio rozdystrybuowane. Szczególnie dobrze prezentują się rekomendacje instytucji państwowych (Stowarzyszenia Księgowych Polskich oraz Krajowej Izby Biegłych Rewidentów).

Grono przedsiębiorców wychodzi z założenia, że jeśli się wybrało księgowego, to trudno jest zrezygnować z jego usług. Nic bardziej mylnego. W każdym czasie można zmienić usługodawcę i poszukać innego. Przy wyborze księgowego klienci będą weryfikować takie dokumenty jak certyfikat księgowy oraz polisa OC. Warto więc zamieścić ich kopie na stronie internetowej biura.

Wykorzystanie tych kilku wspomnianych w artykule zasad pozwoli uniknąć sytuacji, w której będziemy narzekać na brak klientów. Na pewno należy pochylić się nad nimi, zanim rozpoczniemy działalność w zakresie obsługi księgowej, ale i wracać, aby zweryfikować ich stan na późniejszych etapach prowadzonej działalności. Dużą część ze wspomnianych nowoczesnych narzędzi wpływających na współpracę z klientem odnajdziemy w usługach typu iKsięgowość24. Wykorzystanie ich bezsprzecznie wpłynie na pozytywną ocenę oferowanych przez nas usług.

Autor: Jadwiga Handzel, Product Manager iKsięgowość24, Comarch