Jak przekuć dane w sukces – wykorzystanie Business Intelligence w zarządzaniu firmą Puccini

Dziś o sile firmy świadczą – obok pracowników – dane, które wzmacniają pozycję przedsiębiorstwa. W dobie intensywnego rozwoju e-commerce, którego świadkami obecnie jesteśmy, inwestycja w ulepszenie mechanizmów związanych z obsługą danych należy do jednych z najtrafniejszych, jakie może podjąć firma. Dlaczego?

W XXI wieku czas stał się cenniejszy niż kiedykolwiek, a potrzeby klientów gwałtownie wzrosły. Klienci – i mowa nie tylko o klientach sklepów internetowych – chcą być obsłużeni sprawnie i jak najszybciej. Firmy, aby nadążyć za ich oczekiwaniami oraz za zmieniającymi się trendami muszą je najpierw lepiej poznać. Sięgają więc po narzędzia do analizy danych – Business Intelligence (BI).

Szybkie analizy na szybkie czasy

Firma Puccini, choć włoska z nazwy – którą to zawdzięcza dobrej jakości włoskich skór i początkach współpracy z włoską fabryką – i z logo – przedstawiającego fragment stalowego okucia weneckiej gondoli, jest przykładem polskiego przedsiębiorstwa, mogącego się pochwalić imponującym rynkowym sukcesem. Puccini jest obecne na rynku od 24 lat. Specjalizuje się w produkcji i sprzedaży galanterii skórzanej, torebek i bagażu podróżnego. Produkty są dostępne w 28 salonach firmowych, w sklepach partnerów handlowych oraz od kilku lat w sklepie internetowym.

Przed wdrożeniem Comarch ERP Altum firma pracowała na czterech różnych systemach, co powodowało szereg niedogodności – dokumenty musiały być podwójnie wprowadzane z systemu handlowego do księgowego, brakowało informacji o dostępności produktów w innych salonach, a zbieranie samych danych do analiz zajmowało kilkorgu pracownikom aż 30 minut dziennie. Ponadto zdarzało się, że na skutek błędu ludzkiego, w analizach tych pojawiały się nieprawidłowości, co z kolei stwarzało ryzyko podjęcia niekoniecznie dobrych decyzji.

Bo wbrew obiegowemu przekonaniu, że dobre decyzje wymagają długiego namysłu, to wcale nie czas poświęcony na ich przemyślenie stanowi o ich celności – wiele osób podejmuje przecież dobre decyzje błyskawicznie. Istotne są przede wszystkim właściwie usystematyzowane dane uwzględniane przy ich podejmowaniu.

Raport raportowi nierówny

Raporty generowane przez Business Intelligence są wykorzystywane w Puccini na wielu poziomach – w sprzedaży, magazynowaniu, płatnościach. Jeśli chodzi o sprzedaż, to BI umożliwia wnikliwsze poznanie gustu klientów na podstawie ich decyzji zakupowych, co pomaga w dostosowaniu do nich oferty firmy, a to przekłada się na bardziej precyzyjne planowanie zamówień towaru od dostawców. Ponieważ w handlu torbami podróżnymi i galanterią dużo zależy od sezonowości – raporty sprzedaży z minionych pór roku okazują się bezcenne przy podejmowaniu przez Puccini kolejnych decyzji zakupowych. W zakresie logistyki – to na podstawie analiz BI uzupełniane są stany w odrębnym magazynie obsługującym sklep internetowy.

Dla salonów, do których raporty wysyłane są automatycznie przez Comarch ERP Altum, pełnią one funkcję motywacyjną. Kierownicy sklepów wykorzystują je, by zachęcić pracowników do realizacji planu sprzedaży (osoby odpowiedzialne za sprzedaż w sklepach, poza kadrą zarządzającą i działem zakupów, należą do najczęściej korzystających z raportów BI). Przy okazji warto odnotować, że zastąpienie czterech systemów jednym, nie tyle poprawiło, co w końcu ustanowiło prawidłową komunikację między centralą a salonami – teraz każdy z nich ma pełny wgląd w asortyment dostępny w pozostałych sklepach.

Informacja równa się wiedza

Rolą Business Intelligence nie jest wskazywanie, jak należy postąpić, ale przedstawienie jak najpełniejszego obrazu sytuacji: jaki był wcześniej i jaki jest teraz. Według badań zespołu stojącego za europejskim cyfrowym wydarzeniem biznesowym Cebit, firmy korzystające z rozwiązań opartych na BI podejmują je pięć razy szybciej w porównaniu do firm, w których za sporządzanie analiz nadal odpowiedzialni są pracownicy.

W Puccini wspomniane wyżej 30 minut, jakie poświęcano gromadzeniu danych, brało się stąd, że trzeba je było najpierw zebrać z wielu źródeł, a następnie prawidłowo zorganizować. Tymczasem danych ciągle przybywało, gdyż firma dynamicznie się rozwijała (i nadal się rozwija). Oczywiście aktualizowanie wskaźników na bieżąco, przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, było niemożliwe. Po wdrożeniu Comarch ERP Altum, raporty są nie tylko stale aktualizowane, ale też ich obsługa stała się bardziej intuicyjna, forma ich prezentacji uległa całkowitej zmianie – wyświetlane są w postaci przejrzystych wykresów, tabel i map, a kryteria, wedle których są tworzone (czy to grup asortymentowych, czy stanów magazynowych, czy innych) mogą być ustalane przez osoby zarządzające firmą.

System Comarch ERP Altum wdrożyła firma Graphcom.

Poznaj Comarch ERP Altum