Jak uzyskać dotacje na zakup oprogramowania dla firm?

Polskie przedsiębiorstwa czeka zastrzyk pieniędzy na transformację cyfrową. Do firm popłyną środki z nowego budżetu unijnego na lata 2021-2027 oraz fundusze z Krajowego Planu Odbudowy. Na jakie inwestycje w obszarze IT organizacje mogą pozyskać dotacje i kto skorzysta ze wsparcia?

Budżet unijny na lata 2021-2027 i Krajowego Plan Odbudowy zakładają duże wsparcie finansowe dla firm planujących transformację cyfrową. Które grupy przedsiębiorstw mogą liczyć na dofinansowanie inwestycji w tym obszarze? 

Magdalena Trybus, Kierownik ds. finansowania w Comarch Enterprise Solutions: Po kliku chudych latach w dotacjach unijnych zaczynają spływać do Polski odblokowane fundusze z siedmioletniego budżetu i środki na odbudowę gospodarki po pandemii – tzw. Krajowy Plan Odbudowy (KPO). Cyfryzacja odgrywa w nich dużą rolę. Czas COVID-19 i wojna na Ukrainie, która spowodowała np. zerwanie łańcuchów dostaw, przyspieszyły procesy cyfryzacji, uwidoczniły tę potrzebę, zarówno w sektorze administracji, finansów jak i przedsiębiorstw. 

Jeżeli chodzi o przedsiębiorstwa, to znajdzie się wsparcie zarówno dla dużych firm, jak i sektora MŚP, w tym startupów i osób rozpoczynających działalność. Jest to oczywiście różne wsparcie, bo potrzeby tych podmiotów są odmienne – inny poziom dofinansowania, inne koszty kwalifikowane, generalnie inne założenia programów kierowanych do różnych grup przedsiębiorców. Otrzymanie wsparcia finansowego wymaga oczywiście spełnienia określonych warunków.  Podstawową zasadą funduszy jest to, że środki powinny trafić do firm, które potrzebują takiej pomocy, nie mają środków na niezbędne inwestycje i są w stanie udowodnić, że udzielona dotacja przyczyni się do wzrostu ich konkurencyjności. 

Czy będą grupy szczególnie wspierane? 

Tak. Podobnie zresztą jak w ubiegłych latach, szczególnie mocno będzie dotowany sektor produkcyjny. Automatyzacja procesów i transformacja w kierunku Przemysłu 4.0 to ważne założenia polityki unijnej na kolejne lata. Prostsze w pozyskaniu środki na inwestycje dostępne będą wyłącznie dla sektora MŚP. Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników mogą otrzymać dotacje, jeżeli transformacja cyfrowa powiązana jest z działalnością badawczo-rozwojową i innowacyjną firmy. 

Programy określają obszary, na które można przeznaczyć środki z dotacji. Na jakie usprawnienia i nowoczesne rozwiązania IT firma może uzyskać dofinansowanie?

Generalnie programy unijne premiują innowacyjne rozwiązania automatyzujące procesy w firmie, oparte na analityce biznesowej, sztucznej inteligencji, uczeniu maszynowym, uwzględniające cyberbezpieczeństwo. Na te rozwiązania powodujące wzrost dojrzałości cyfrowej firmy najłatwiej uzyskać wsparcie unijne. „Pudełkowe” rozwiązania, wymagające jedynie instalacji, dotyczące obsługi księgowej czy kadrowej firmy, nie mogą być przedmiotem takiego projektu. O dofinansowanie mniejszych, bardziej standardowych systemów można się ubiegać jedynie w programach na rozpoczęcie działalności gospodarczej. 

Zakres możliwych do sfinansowania inwestycji różni się w zależności od programu, który rozpatrujemy. Katalog wydatków kwalifikowanych może obejmować zakup sprzętu IT, licencji na oprogramowanie, usług doradczych i wdrożeniowych czy szkolenia. W programie Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości pojawia się też możliwość sfinansowania oprogramowania w modelu usługowym, takim jak SaaS, PaaS.

Czy firmy muszą spełniać jakieś konkretne wymogi, by starać się o dotacje, np. wielkość organizacji, jej wiek czy wysokość przychodów?

Tak, ale nie ma jednego zestawu tych wymogów. Do każdego konkursu ogłaszany jest regulamin, który precyzuje, do jakich firm skierowane jest wsparcie – czy wyłącznie do sektora MŚP, czy również do dużych firm, jak długo firmy muszą prowadzić działalność, w jakiej branży, na jakim obszarze. Są przykładowo środki unijne skierowane do firm działających dłużej niż dwa lata albo wsparcie przeznaczone dla zupełnie nowych podmiotów i startupów. 

Jeżeli chodzi o kwestie finansowe, to firma musi sporządzić biznesplan, w którym przedstawia swoją sytuację finansową i możliwość wykonania projektu. Musi wykazać źródła finansowania inwestycji (wkładu własnego) i spodziewane rezultaty ekonomiczne projektu. 

Warto wiedzieć, że dofinansowanie unijne udzielane jest w formie zaliczki (na część wydatków, rzadko na całość projektu) albo refundacji na już poniesione koszty. Informacji o warunkach finansowych dotacji (poziomie dofinansowania czy sposobie wypłaty środków) należy szukać w regulaminie konkretnego konkursu.

Generalnie dofinansowanie nie jest udzielane podmiotom w upadłości, firmom, które w przeszłości nieprawidłowo wykorzystywały środki unijne czy działają w branżach niewspieranych przez Unię Europejską (tytoniowa, alkoholowa, transport drogowy). Ostatnie lata przyniosły też kilka nowych zasad. Niektóre formy wsparcia mogą być kierowane do firm w trudnej sytuacji finansowej, które poniosły straty wynikające z pandemii. Środki unijne nie mogą być też udzielane podmiotom wspierającym rosyjską agresję na Ukrainę.  

Podsumowując - pierwszy krok przed przystąpieniem do pisania projektu o dofinansowanie to weryfikacja wymogów formalnych danego konkursu. Należy sprawdzić, czy firma wpisuje się w podstawowe założenia konkursu i może być odbiorcą wsparcia. 

W jaki sposób zgłosić się do konkursu? 

Dotacje przydzielane są w trybie konkursowym, który polega na tym, że instytucja obsługująca dane działanie ogłasza konkurs, podając jego regulamin, kryteria wyboru, wzór wniosku do wypełnienia i inną dokumentację. Firmy zainteresowane wsparciem muszą przygotować wniosek z wymaganymi załącznikami zgodnie z tymi wytycznymi i złożyć go w wymaganym terminie. Wniosek podlega ocenie formalnej i merytorycznej, czasem firma wzywana jest do uzupełnienia informacji. Przy większych projektach, np. badawczo-rozwojowych, firma wnioskująca o dotację musi spotkać się z panelem ekspertów i odpowiedzieć na dodatkowe pytania. 

Lista projektów, które otrzymały dofinansowanie wraz z informacją o punktacji i kwocie dofinansowania jest publikowana na stronach funduszy europejskich. Potem następuje etap podpisania umowy i jej realizacja zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i określonym we wniosku harmonogramem. 

Na jakie kwestie i wątki firma powinna zwrócić szczególną uwagę, wnioskując o dofinansowanie inwestycji IT? Co należy uwzględnić we wniosku?

Przede wszystkim wniosek musi być spójny i zgodny z realnymi potrzebami przedsiębiorstwa. Im więcej czasu poświęci się na przygotowanie budżetu, harmonogramu i biznesplanu inwestycji, tym łatwiej później projekt zrealizować i rozliczyć. 

W przypadku inwestycji w obszarze cyfryzacji częstym problemem jest rozbieżność zapisów wniosku przygotowanego przez ekspertów od pozyskiwania dotacji i realnych potrzeb firmy. Żeby uniknąć takiej sytuacji przygotowanie wniosku o dofinansowanie należy poprzedzić analizą przedwdrożeniową. Nie zawsze stanowi ona koszt kwalifikowany w ramach projektu, ale jest gwarancją, że rozwiązania wpisane później do wniosku wynikają z rzeczywistych potrzeb firmy, a kosztorys jest realny. Oczywiście na etapie realizacji projektu wybór dostawcy następuje w ramach otwartego postępowania ofertowego. 

Wybierając dostawcę rozwiązań warto zwrócić uwagę na doświadczenie danej firmy i potencjał do wdrożenia projektu. Niezwykle ważne jest też wsparcie po etapie wdrożenia, gwarancja rozwoju oprogramowania i utrzymania jego zgodności z przepisami. Sama cena nie powinna być kryterium rozstrzygającym. 

Terminy poszczególnych konkursów ogłaszane są na bieżąco przez konkretne instytucje. W których regionach firmy mogą już teraz starać się o dofinansowanie na transformację cyfrową? 

Instytucje zajmujące się dotacjami dla przedsiębiorców na poziomie województw czy programów krajowych powinny do końca listopada ogłaszać harmonogram konkursów na cały kolejny rok. Jesteśmy jednak w takim momencie, że dotacje właściwie dopiero wystartowały, wprowadzane są liczne zmiany i harmonogramy na cały 2024 rok i wieloletnie plany dystrybucji środków unijnych są bardzo często aktualizowane. Niestety utrudnia to firmom planowanie inwestycji z udziałem dotacji. W kolejnych latach powinno się to już ustabilizować, ale póki co trzeba po prostu regularnie sprawdzać strony instytucji czy oficjalną stronę funduszy europejskich, która agreguje wszystkie te informacje. 

Jeżeli chodzi o dotacje na inwestycje informatyczne, to najciekawsze, pozwalające na kompleksową transformację cyfrową, były dostępne już w tym roku w Małopolsce. Firmy mogły wnioskować o dofinansowanie bardzo szeroko rozumianej cyfryzacji, obejmującej zakup i wdrożenie systemu IT. Kolejne województwa z podobnymi naborami w 2024 to Podlasie i Śląsk. 

Ciekawym konkursem zapowiadanym na ten rok jest też projekt grantowy z Agencji Rozwoju Przemysłu o nazwie „Dig.IT. Transformacja cyfrowa polskich MŚP”. Skierowany do branży produkcyjnej program ma wspierać firmy z całego kraju w szeroko rozumianym rozwoju cyfrowym, obejmującym automatyzację procesów, zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa i cyberbezpieczeństwo, ale też analitykę, wykorzystanie rozwiązań chmurowych i sztucznej inteligencji. Dofinansowanie może więc objąć zakup systemów klasy ERP do zarządzania produkcją i logistyką, systemów IoT czy Business Intelligence. 

W jaki sposób Comarch pomaga firmom w pozyskiwaniu finansowania na rozwój cyfrowy? 

Wiemy, jak trudne może być odnalezienie się w gąszczu przepisów unijnych, dlatego staramy się wspierać naszych klientów. Przede wszystkim monitorujemy programy we wszystkich województwach i te krajowe pod kątem możliwości inwestowania w IT i informujemy o dostępnych dotacjach, np. za pośrednictwem naszej strony internetowej „Finansowanie IT”. 

W przypadku firmy, która zdecyduje się na nasze rozwiązania, weryfikujemy czy ze względu na branżę, w jakiej działa i planowaną inwestycję, ma ona możliwość pozyskania dofinansowania. Jeżeli jest aktualnie konkurs dopasowany do potrzeb tej firmy, wspieramy ją na etapie tworzenia projektu unijnego. Daje to gwarancję zgodności planowanej inwestycji z projektem unijnym. Nasi klienci doceniają takie całościowe wsparcie, które przekłada się potem na płynną realizację i rozliczenie projektu. 

Które z rozwiązań oferowanych przez Comarch mogą pomóc firmom w transformacji cyfrowej? 

Comarch ma bardzo szerokie portfolio rozwiązań dla firm każdej wielkości i branży, pozwalających na automatyzację właściwie wszystkich procesów w firmie. Ze względu na wymogi konkursów unijnych najczęściej mówimy o dofinansowaniu systemów wspierających produkcję – Comarch ERP XL oraz Comarch IoT MES czy też o systemie do zarządzania magazynem  - Comarch WMS. W innowacyjne projekty wpisują się również rozwiązania z obszaru Business Intelligence, w tym dedykowane projekty klasy enterprise. 

Wśród rozwiązań Comarch znajduje się też cała paleta aplikacji mobilnych i systemów z obszaru retail i e-commerce. Zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami, którzy przedstawią rozwiązania dostosowane do potrzeb firmy i ewentualnie możliwości ich sfinansowania. 

Przeczytaj więcej o finansowaniu IT dla Twojej firmy

Autor tekstu

Magdalena Trybus Kierownik ds. finansowania Comarch ERP Od ponad 8 lat w firmie Comarch doradza przedsiębiorcom w obszarze finansowania inwestycji IT z dotacji unijnych oraz środków zwrotnych. Wcześniej przez wiele lat skutecznie pozyskiwała dotacje dla firm oraz prowadziła i rozliczała projekty inwestycyjne, badawczo-rozwojowe czy szkoleniowe. Absolwentka UJ i Zarządzania Projektami UE na AGH.