Krajowy System e-Faktur, czyli rewolucja w zakresie dokumentowania transakcji

Od 1 stycznia 2022 r. w ramach ustawy o VAT obowiązują przepisy umożliwiające podatnikom dokumentowanie transakcji za pomocą faktur ustrukturyzowanych z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Na chwilę obecną wdrożenie KseF w firmie jest dobrowolne i uzależnione od zgody nabywcy towarów lub usług. Brak takiej zgody oznacza konieczność przekazania nabywcy faktury w oparciu o stosowany dotychczas sposób (papierowo lub elektronicznie, tj. poza KSeF).

Już w momencie projektowania przepisów o KSeF, Ministerstwo Finansów zapowiadało jego wprowadzenie w wariancie obowiązkowym. Z uwagi jednak na fakt, że nie byłoby to zgodne z regulacjami unijnymi w oparciu, o które tworzony jest polski system VAT, konieczne było w pierwszej kolejności uzyskanie od odpowiednich organów unijnych stosownej zgody w formie tzw. decyzji derogacyjnej. Taka zgoda finalnie została uzyskana i umożliwia ona wprowadzenie obowiązkowego KSeF w Polsce najwcześniej począwszy od 1 stycznia 2024 r. Oznacza to, że z początkiem 2024 r. faktury wystawiane przez podatników mających siedzibę w Polsce, powinny zasadniczo przybrać formę faktury ustrukturyzowanej (e-faktury) zgodnej z obowiązującą strukturą logiczną, a ich przekazanie drugiej stronie odbywać będzie się za pośrednictwem KSeF. 

Narzucenie na podatników z góry obowiązku stosowania e-faktur samo w sobie jest daleko idącą zmianą w porównaniu do dotychczasowej praktyki. Nowe reguły wymuszają dodatkowo wdrożenie odpowiednich narzędzi z zakresu IT w celu dostosowania do wymogów stawianych fakturom ustrukturyzowanym. Dodatkowo, warto podkreślić, że w związku z wejściem przepisów o KSeF ustawodawca przewidział szereg rozwiązań skutkujących koniecznością zmian w obszarze stosowanej dotychczas praktyki wystawiania faktur. 

Po pierwsze, wskazać należy na zmianę pojęcia „data wystawienia faktury”. W przypadku korzystania z KSeF, datę tę należy bowiem utożsamiać z faktycznym przesłaniem e-faktury do KSeF, a nie tak jak dotychczas datą wystawienia nadaną fakturze przez system finansowo-księgowy lub przyporządkowaną takiemu dokumentowi ręcznie. W praktyce oznaczać to może dwie różne „daty wystawienia” odnoszące się do jednego dokumentowi. Nie będzie to jednak błąd podatnika – MF dopuszcza takie sytuacje, przy czym zaznacza jednocześnie, że w przypadku rozbieżności pomiędzy tymi datami decydujące znaczenie dla ustalenia daty wystawienia faktury będzie miała data przesłania dokumentu do KSeF. Skutkować to może istotnymi konsekwencjami z zakresu VAT m.in. w odniesieniu do świadczeń, dla których obowiązek podatkowy ustalany jest w dacie wystawienia faktury oraz w zakresie terminów jej wystawienia. Data przesłania faktury do KSeF powinna być również wykazywana w JPK_V7 w pozycji „DataWystawienia”. 

Z perspektywy nabywcy przez datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej rozumieć należy natomiast moment nadania fakturze ustrukturyzowanej numeru identyfikacyjnego KSeF (w praktyce – przesłanie poprawnej faktury do KSeF). Oznacza to, że już w momencie przesłania przez sprzedawcę e-faktury do KSeF będzie ona uznawana za odebraną przez nabywcę. Ma to z kolei istotne znaczenie w zakresie ustalenia prawa do odliczenia podatku.

Po trzecie, każdej e-fakturze przesłanej do KSeF przyporządkowany będzie numer identyfikacyjny KSeF znajdujący się w zwrotnym UPO potwierdzającym wysyłkę. Numeru jego nie należy jednak utożsamiać z numerem faktury nadawanym przez system finansowo-księgowy stosowany przez podatnika. Jego celem, jak sama nazwa wskazuje, jest wyłącznie identyfikacja danej faktury ustrukturyzowanej w bazie KSeF. Na potrzeby rozliczeń VAT w dalszym ciągu podatnicy bazować powinni na numerze faktury nadawanym jej przez system stosowany do fakturowania. Nie ma też obowiązku przywoływania indywidualnego numeru KSeF w treści samej faktury. W odniesieniu do tej zasady obowiązywać będzie jednak wyjątek – w przypadku wystawienia przez podatnika korekty faktury ustrukturyzowanej konieczne będzie dodatkowo w jej treści przywołanie numeru KSeF faktury korygowanej (obok oryginalnego numeru nadanego jej przez system fakturowy).

W końcu, wskazać należy na same ograniczenia natury technicznej związane ze stosowaniem KSeF. Do wysyłanych za jego pośrednictwem e-faktur nie będzie można dołączyć załączników, nawet jeżeli obecnie stanowią one integralny element faktury. Konieczne będzie ich przekazywanie kontrahentowi inną metodą (np. mailem). Pole dotyczące nazwy towaru lub usługi ograniczone zostało do 256 znaków. Z praktyki wiemy, że w niektórych branżach może to powodować istotne problemy oraz konieczność zmian stosowanych dotychczas opisów. 

Pomimo planów wprowadzenia powszechnego obowiązku stosowania KSeF, już teraz wiadomo, że w odniesieniu do pewnych typów faktur występujących w obrocie utrzymana zostanie dotychczasowa forma wymiany dokumentów (poza KSeF). Dotyczy to m.in. faktur uproszczonych (w tym paragonów z NIP nabywcy), faktur dokumentujących przejazd autostradą płatną, faktur VAT-RR czy biletów jednorazowych)

Z uwagi na fakt, że KSeF jest rozwiązaniem skierowanym do podatników mających siedzibę w Polsce, wątpliwości dotyczące jego stosowania związane są również z transakcjami o charakterze transgranicznym. Dotyczy to zarówno transakcji sprzedażowych (m.in. WDT, eksport towarów), gdzie MF proponuje aby taką fakturę również wystawić w formie ustrukturyzowanej i przesłać ją do KSeF oraz dodatkowo obraz tej faktury przekazać zagranicznemu odbiorcy w innej formie, jak i zakupowych (m.in. WNT, import usług), w przypadku których planowane jest nałożenie na polskich nabywców dodatkowego (ręcznego) wprowadzania takich faktur do KSeF. 

Krajowy System e-Faktur w Comarch ERP

Wprowadzanie obowiązków związanych z wymianą danych z Krajowym Systemem e-Faktur niewątpliwie wymaga dostosowania po stronie systemów ERP. Dlatego już teraz użytkownicy systemów Comarch ERP mają możliwość wysyłki ustrukturyzowanych faktur sprzedaży do KSeF, uwierzytelniając się przy tym odpowiednią metodą. W kolejnych miesiącach planujemy udostępnić szereg innych funkcjonalności związanych z KSeF. Staramy się, aby budowane rozwiązania były intuicyjne, skuteczne, a przy tym pomagały w zarządzaniu dokumentami i przepływem informacji w firmie. 

Dowiedz się więcej

Kamil Wilczewski i Marcin Radwan, Taxpoint