KSeF – jak przygotować się na nadchodzące obowiązki w 2026 roku?

Ostatnie lata w branży IT przynoszą wiele szybkich i diametralnych zmian. Sztuczna inteligencja, cyfryzacja i nowe regulacje prawne zaskakują przedsiębiorców coraz większą ilością możliwości i szans, ale również wyzwań. Jedną ze zmian prawnych, które od kilku miesięcy nie schodzą przedsiębiorcom z ust jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur. Jak taka reforma wpłynie na działanie firm, jak się do niej przygotować i czy automatyzacja jest tak naprawdę konieczna? 

KSeF – nowa regulacja, nowy zasady

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma, która umożliwia elektroniczne wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur. System ten ma na celu uproszczenie skomplikowanego procesu fakturowania, zwiększenie transparentności transakcji oraz ułatwienie kontroli podatkowej przez organy skarbowe. Jednym słowem, KSeF wprowadza jednolite zasady dotyczące e-fakturowania. 

Mimo, że obowiązek wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur został przesunięty, już teraz dostępne są w pełni bezpieczne aplikacje, takie jak Comarch KSeF, dzięki którym przedsiębiorcy mogą intuicyjnie zarządzać e-fakturami w swoim systemie ERP, wymieniając dane z platformą KSeF. 

Jeszcze na początku zeszłego roku obowiązek wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur zapowiadany był na lipiec 2024. Został on jednak przełożony, a obecny termin planowany jest na 2 różne daty:

• 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży, wraz z kwotą podatku przekroczy 200 mln zł w 2025 roku,
• 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

Automatyzacja w erze KSeF

Krajowy System e-Faktur wprowadza istotne zmiany w zakresie automatyzacji procesów, nie tylko fakturowania, ale też całej firmy, co ma znaczący wpływ na efektywność działalności przedsiębiorstw. Dzięki zintegrowanemu podejściu do e-fakturowania, firmy mogą zredukować czas poświęcany na ręczne wystawianie i przesyłanie faktur, co nie tylko przyspiesza obrót dokumentów, ale także minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów. 

Automatyzacja w ramach KSeF umożliwia również lepsze zarządzanie danymi, a także zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami, co jest szczególnie ważne w kontekście dynamicznych zmian w regulacjach podatkowych. W efekcie, przedsiębiorstwa zyskują nie tylko na wydajności, ale także na przejrzystości swoich operacji finansowych. 

Dodatkowo, Krajowy System e-Faktur to również większe bezpieczeństwo danych, ponieważ faktury są przechowywane i przesyłane w sposób elektroniczny, minimalizując ryzyko ich zgubienia lub uszkodzenia.

Warto pamiętać, że automatyzacja w firmie, niezależnie od dziedziny, to obecnie niezbędny czynnik do tego, aby nadążyć za rosnącymi wymaganiami rynku i utrzymać konkurencyjność.

Jak się przygotować?

Mimo pozornie odległego terminu wprowadzenia KSeF, warto jak najszybciej podjęć niezbędne kroki przygotowawcze, nie tylko ze względu na obowiązek prawny, ale również na korzyści, które niesie za sobą zautomatyzowane fakturowanie. Firmy będą musiały zweryfikować odpowiednie procesy, aby skutecznie wdrożyć e-faktury w swoich organizacjach:

• Analiza istniejących procesów – audyt obecnych procesów fakturowania w firmie oraz identyfikacja obszarów, które można zautomatyzować, usprawnić i dostosować.
• Zmiana lub aktualizacja systemu – podjęcie decyzji o tym czy firma chce korzystać z własnego oprogramowania, czy może powinna znaleźć na rynku inne rozwiązanie. Warto upewnić się, czy wybrany system nie tylko jest zgodny z wymaganiami KSeF, ale i potrafi dzięki tej rewolucji cyfrowej zautomatyzować inne procesy w firmie.
• Szkolenie zespołu – organizacja szkoleń, materiałów pomocniczych i instrukcji dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie fakturami. 
• Testy systemu – sprawdzenie systemu przed pełnym wdrożeniem, w celu upewnienia się, że działa on zgodnie z oczekiwaniami i spełnia wszystkie normy.

Aby płynnie przejść przez proces wdrożenia KSeF warto wybrać kompleksowego dostawcę systemów IT. Comarch już teraz oferuje rozwiązania do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki integracji z systemami Comarch ERP, przedsiębiorcy mogą w pełni zautomatyzować proces wystawiania i odbierania faktur elektronicznych.

Comarch przygotował również praktyczny e-book „Jak przygotować firmę na KSeF?”, który krok po kroku przeprowadza przedsiębiorców przez proces przygotowania firmy do wystawiania e-faktur w KSeF. Dzięki niemu mogą oni zapoznać się z najważniejszymi aspektami wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, uniknąć kosztownych błędów i płynnie przejść na elektroniczne dokumentowanie transakcji.

Podsumowanie

Pierwsza połowa 2026 roku to czas rewolucji w zakresie fakturowania. Firmy już teraz powinny skoncentrować się na analizie i modernizacji swoich wewnętrznych systemów, zapewniając tym samym płynne przejście do nowej rzeczywistości cyfrowej. Inwestycja w szkolenia i testy systemowe to niezbędny element, który pozwoli uniknąć problemów związanych z nieprawidłowym funkcjonowaniem systemów e-fakturowania. 

Warto pamiętać, że takie firmy, jak Comarch oferują kompleksowe rozwiązania oraz wsparcie merytoryczne w postaci e-booków i poradników. Nadchodzące zmiany to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim szansa na rozwój i usprawnienie działalności przedsiębiorstwa, dlatego warto jak najszybciej w nie zainwestować.