KSeF – wyzwanie nie tylko dla przedsiębiorców. Na co czekają dostawcy ERP?

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur ma wejść w życie w 2026 roku, co w perspektywie ilości przygotowań na tę zmianę, nie jest wcale odległym terminem. Kolejne zasady i propozycje udoskonalenia systemu wychodzą na światło dzienne, ale przedsiębiorcy nadal mają wiele pytań i wątpliwości co do działania i korzyści z funkcjonowania KSeF. Co już wiadomo, a na jakie informacje przedsiębiorcy nadal czekają i jak dostawcy ERP mogą przygotować się na zupełnie nową formę fakturowania? 

Krajowy System e-Faktur, służący do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną to największa rewolucja w fakturowaniu ostatnich lat. Termin jego obligatoryjnego wprowadzenia już kilkukrotnie przesunięto, jednak zgodnie z najnowszym ustawodawstwem, wejście w życie obowiązkowego KSeF nastąpi:

• 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 roku 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.  

Implementacja KSeF to ogromne wyzwanie nie tylko dla przedsiębiorców. Również dla producentów systemów ERP (Enterprise Resource Planning) oznacza to konieczność dostosowania swoich rozwiązań do nowych, kompleksowych wymogów, które wymagają współdziałania różnych stron, w tym rządu, dostawców i samych producentów. Jak jednak przygotować całą firmę na tak ogromną zmianę i co może nas jeszcze czekać? 

Co już wiemy?

Na początku listopada ubiegłego roku Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt nowelizacji ustawy o KSeF, wprowadzający proponowane zmiany. Oprócz ogłoszonego już wcześniej terminu wejścia obowiązkowego KSeF w życie, rząd ogłosił między innymi:

• nową wersję schemy FA(3) mającą na celu dostosowanie KSeF do zmieniających się wymagań technologicznych oraz potrzeb podatników, 
• półroczny okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży na niewielkie kwoty,
• możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących do końca lipca 2026 r.,
• dobrowolność wystawiania e-faktur dla konsumentów,
• możliwość przesyłania faktur wraz z załącznikami, 
• odroczenie kilku wymogów (w tym podania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury, obowiązku wystawiania faktur w KSeF z kas rejestrujących oraz przedłużenie terminu na dostosowanie się do kar za brak realizacji obowiązków KSeF).

Warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur, dzięki czemu mogą już teraz zdobyć niezbędne doświadczenie, zanim obowiązek ten wejdzie do ich życia na stałe. 

Bariery na drodze do KSeF

Kluczowym problemem wydaję się brak ostatecznych wytycznych technicznych. Przedsiębiorcy, tak jak producenci ERP, aby móc skutecznie wdrożyć KSeF, potrzebują szczegółowych i jednoznacznych informacji, które precyzyjnie określą ostateczny format e-faktury. Brak stabilnych i ostatecznych wytycznych wymusza ciągłe dostosowywanie systemów. Zmiany w wytycznych, pojawiające się w trakcie procesu wdrożenia, generują dodatkowe koszty i opóźnienia, co wpływa na efektywność i rentowność całego przedsięwzięcia oraz frustrację przedsiębiorców.

Integracja z KSeF wymaga uwzględnienia specyfiki systemów ERP, którego często połączone są z innymi rozwiązaniami niezbędnymi do obsługi klientów i kontrahentów, takimi jak CRM, POS czy też narzędzia do obiegu dokumentów bądź obsługi przesyłek kurierskich, dlatego dobrym rozwiązaniem jest wybór jednego dostawcy, który jest w stanie obsłużyć wszystkie niezbędne procesy.

Mimo zapowiedzianych odroczeń i pozornie długiego czasu, który pozostał zanim KSeF stanie się obowiązkowy, przedsiębiorcy już teraz powinni przygotowywać się do obsługi Krajowego Systemu 
e-Faktur. 

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF to duże wyzwanie dla przedsiębiorców, ale również dla producentów systemów ERP. Aby sprostać temu wyzwaniu, potrzebne jest współdziałanie różnych stron. Kluczem do sukcesu jest zapewnienie jasnych i stabilnych wytycznych technicznych, interoperacyjności systemów oraz wystarczającej ilości czasu na wdrożenie. Tylko w ten sposób można zagwarantować, że KSeF będzie efektywnym i bezpiecznym narzędziem, które przyniesie korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i państwu.