Łączy ich Comarch ERP XL. Wdrożenie w firmie Insell

Firma Insell, założona w 1995 roku w Łodzi, to zarazem największy skład kabli i przewodów elektrycznych w Polsce oraz oficjalny dystrybutor modułów fotowoltaicznych od największych producentów na świecie. Bez dwóch zdań są to więc ludzie, którzy rozpoznają potencjał drzemiący w łączeniu ze sobą różnych poziomów rozproszonej struktury tak, aby skutecznie transferować moc w utworzonej sieci. Nie dziwi więc, że to właśnie oni zdecydowali się prowadzić firmę przy pomocy Comarch ERP XL.

Z Comarchem firma związana jest już od roku 2010. Dzisiaj na niemal dziesięciu modułach pracuje około stu pracowników. Bez sprawnego serca, które dystrybuuje informacje i polecenia po całym złożonym organizmie (mówimy tu o dwunastu oddziałach i ośmiu biurach handlowych w całej Polsce!), nie byłby możliwy dalszy rozwój, który zaspokajałby aspiracje właścicieli firmy. Ciągłe poszerzanie oferty, dalsza rozbudowa sieci dystrybucji, ekspansja zagraniczna, wzrost zatrudnienia i obrotów – to tendencje, które już w Insellu występują i które zarząd planuje utrzymać. Za wdrożenie systemu odpowiada Partner Comarch, firma Gecos.

Dokumenty WZ

Skąd wzięła się potrzeba wdrożenia systemu? – Z magazynu centralnego w Łodzi dokumenty WZ wystawia rzesza ok. 80 handlowców z całego kraju – mówi Marcin Bednarek, kierownik działu IT w Insell. – Nie ma w tym nic trudnego: handlowiec wystawia dokument do bufora, drukuje w magazynie, magazyn przygotowuje towar, wysyła go do logistyka. To prosty, zamknięty proces, ale życie pokazuje nam wiele innych scenariuszy.

Często w trakcie obsługi zamówienia okazuje się, że klient zmienia preferencje: chciałby jednak dostać inny towar, czy skierować dostawę w inne miejsce. W takiej sytuacji handlowiec musiał zmienić dane na dokumencie WZ, wydrukować go jeszcze raz w magazynie… Nie zawsze informacja ta trafiała we właściwym momencie do osób odpowiedzialnych za zamówienia na ostatniej prostej i nie zawsze udawało się uwzględnić życzenia klienta w ostatecznym zamówieniu, wobec czego trafiał do niego towar, który nie figurował na fakturze. Sprawiało to problemy i logistyczne, i wizerunkowe.

Po rozpoznaniu problemu – pozostało go rozwiązać. Za pomocą API napisano dodatek, który na podstawie dodanych do dokumentu atrybutów zarządza nam dostępem do edycji dokumentu. Jeśli magazyn przejmie dokument WZ i zacznie go szykować, oznacza go atrybutem „wydrukowana – tak”, co oznacza, że nikt już nie może go edytować – np. zmienić ilości zamówionych produktów. Żeby zatem dokument edytować – należy zwrócić się o to do osoby z odpowiednimi uprawnieniami, co wyeliminowało problem, bo magazyn siłą rzeczy musiał dowiadywać się, że handlowiec planuje zmianę w WZ. Przygotowanie takiego spersonalizowanego rozwiązania potrwało nie dłużej niż trzy tygodnie, a oszczędności z tym związane okazały się niebagatelne.

Samoobsługa pracownicza

Samoobsługa pracownicza to, w dobie coraz większej konkurencji pomiędzy przedsiębiorstwami także na rynku pracy, temat-rzeka, a jednocześnie jeden z wielu czynników, który w ostatecznym rozrachunku decyduje o tym, czy firmie uda się związać ze sobą pracownika na dłuższy czas.

Rozwiązania, które były w pełni funkcjonalne i wystarczające w małej czy średniej firmie, często nie zdają już egzaminu w dużych – a taką właśnie stał się Insell. Przykładowo – wnioski urlopowe. Niegdyś takie sprawy załatwiano za pomocą maila – przy płaskiej strukturze i niewielkiej liczbie pracowników nie było to problematyczne. Ale im więcej ich się pojawiało, tym więcej trudności zaczęło występować – a stan osobowy w firmie w ciągu pięciu ostatnich lat zwiększył się o niemal 50 proc. – i kadrom trudno było kontrolować zmieniające się czasami plany urlopowe pracowników, którzy, po uzyskaniu akceptacji urlopu od przełożonego, nie zawsze przekazywali tę informację do działu HR.  

Rozwiązanie okazało się niekonwencjonalne – ale nie wymagało ponoszenia kolejnych kosztów związanych z wdrożeniem nowego modułu. Do obiegu wniosków urlopowych zastosowano odpowiednio skonfigurowany Comarch DMS. Wygenerowane w ten sposób dane trafiały następnie do Excela, a potem do systemu HR, co pozwalało kadrom kontrolę nad urlopami.

Na dłuższą metę ten pomysł okazał się jednak nie w pełni satysfakcjonujący. System nie tylko nie był w pełni zintegrowany, ale i pracownicy dopominali się o kolejne funkcjonalności, których DMS ze względu na swoją specyfikę obsłużyć już nie był w stanie – a dalsze przerabianie go wiązałoby się już z nieproporcjonalnymi kosztami. Równocześnie kadry zgłosiły zapotrzebowanie na program, który umożliwi rozsyłanie kwitków wypłaty pracownikom bez konieczności wysyłki dziesiątek maili. Pojawiła się więc okazja, by wdrożyć Comarch HRM. Na ostatecznej decyzji zaważyły niewysokie koszty programu, możliwość dostosowania go do specyfiki firmy, szybkość wdrożenie i charakterystyczna dla Comarchu stała, pewna zgodność z nowinkami w przepisach.

Obieg dokumentów i Business Intelligence

Oczywiście nie oznacza to, że Insell zrezygnował z DMS – wręcz przeciwnie: system do obiegu dokumentów stanowi wręcz filar codziennego funkcjonowania firmy. Wiąże się z wieloma usprawnieniami - takimi jak na przykład automatyzacja przekazywania dokumentów czy rozczytywanie danych ze skanowanych dokumentów dzięki OCR – ale przede wszystkim pozwala zdjąć cały ciężar obsługi z księgowości, angażując w procesy pracowników innych działów. Dzięki Comarch DMS firma Insell zarządza najróżniejszymi obszarami – od faktur kosztowych po flotę samochodową. System umożliwia także szybkie i łatwe tworzenie raportów wystarczających w standardowych procesach.

Do tych potężniejszych, bardziej złożonych potrzeba jednak silniejszego narzędzia klasy Business Intelligence. Insell korzysta z Comarch BI Point, którego główną siłą są zdywersyfikowane źródła pozyskiwania danych – SQL, Excel czy inne moduły ekosystemu Comarch.

Oczywiście najwydajniejsze jest korzystanie z tego ostatniego – jest to możliwe praktycznie od razu po zainstalowaniu modułu, co jeszcze bardziej podkreśla zalety posiadania zintegrowanego systemu ERP od jednego producenta. Wpływa to także na bezpieczeństwo, często bardzo wrażliwych, danych, eliminując potencjalnie niebezpieczne miejsca obiegu i umożliwiając intuicyjne zarządzanie dostępami.

Automatyzacja!

Wszystkie wymienione wyżej przykłady oddają istotę jednej z najistotniejszych przewag procesu digitalizacji firmy – automatyzacji, która redefiniuje podejście kierownictwa i pracowników do organizacji pracy na przestrzeni całej firmy czy pojedynczego działu. Uwolnione na każdym szczeblu czas i siły pozwalają się zagospodarować na terenach dotąd nieeksplorowanych, co wydatnie pomaga w dalszym rozroście organizmu tak prężnego jak ten stworzony pod marką Insell.

Dowiedz się więcej o Comarch ERP XL