Między planem a realizacją - controlling i narzędzia BI w firmach produkcyjnych

Ciągły wzrost cen mediów oraz płacy minimalnej pracowników produkcyjnych sprawia, że producenci muszą podnosić ceny swoich towarów. Nie uchodzi to uwadze klientów, zwracających coraz większą uwagę na relację ceny do jakości. To dlatego – aby usprawiedliwić podwyżki wytwórcy zmuszeni są przykładać większą wagę do jakości produktów, lepiej planować i kontrolować produkcję. 

Czy można się lepiej przygotować na awarię i trafniej przewidzieć, kiedy do niej dojdzie? Ile czasu potrzeba na przezbrojenie linii produkcyjnej? Jaki jest odsetek odpadów na poszczególnych liniach? Jak skrócić czas przestoju? Czy zasoby, którymi dysponuję, wykorzystywane są optymalnie? To tylko niektóre z pytań, jakie zadają sobie menadżerowie zakładów działających w branży wytwórczej.

Kiedyś informacji potrzebnych do tego, by móc odpowiedzieć na powyższe pytania trzeba było szukać w różnych działach przedsiębiorstwa – było to zajęcie żmudne, długotrwałe i obarczone błędami.  Dziś za sprawą oprogramowania ERP można je łatwo znaleźć w jednym miejscu – na ekranie komputera. Oprogramowanie, wspierane przez Business Intelligence, daje kadrze zarządzającej wgląd we wszystkie etapy procesu produkcyjnego, przez co nieporównywalnie prościej może ona poprawiać parametry produkcji.

Controlling jako proces

Controlling to proces wciąż niewystarczająco doceniany, mimo że odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu przedsiębiorstwa – zwłaszcza produkcyjnego.

Wczesne wychwycenie problemów i błędów jest w stanie znacząco pobudzić produktywność, a przez to – w dłuższej perspektywie – zwiększyć przewagę konkurencyjną firmy.

Jednym z jego najbardziej istotnych elementów jest określenie kapitału produkcji i środków trwałych zaangażowanych w poszczególne jej procesy, co pozwala stwierdzić, czy dany towar został wyprodukowany po jak najniższych kosztach.

Przy czym trzeba dodać, że narzędzia BI wspierają oczywiście nie tylko proces kontroli produkcji. Raporty operacyjne, strategiczne, ad-hoc, wykorzystujące dane z wielu obszarów firmy, dotyczą też takich zagadnień jak logistyka, księgowość, kadry i płace, reklamacje, wyniki operacyjne czy CRM

Cztery obszary controllingu w produkcji

Każdy przedsiębiorca chce mieć pewność, że oferowany przez niego towar będzie nie tylko atrakcyjny dla klienta, ale przede wszystkim, że jego wyprodukowanie będzie opłacalne. Pod uwagę bierze więc takie aspekty jak ceny surowców, koszty zużycia materiałów, pracy, maszyn, ludzi, a także ewentualne straty. To właśnie dlatego rozliczenie produkcji – kosztów bezpośrednich, pośrednich, narzutów – uznawane jest za jeden z czterech zasadniczych obszarów funkcjonowania firmy, na które ma wpływ controlling. Pozostałe trzy to: realizacja produkcji (uwzględniająca m.in. analizę powodów zalegania materiałów i wyrobów gotowych, ilości zużycia materiałów), wydajność produkcji (polegająca na monitorowaniu zaangażowania pracowników, wydajności tzw. gniazda roboczego, czyli zarówno ludzi, jak i maszyn, a także na badaniu przyczyn przestojów produkcyjnych) i jakość produkcji (ustalenie liczby wyrobów uszkodzonych, reklamacji oraz monitorowanie czasu kontroli).

Jak zwiększyć przewagę firmy dzięki controlingowi 

Jednak zanim proces controllingu zostanie zaprojektowany, firma musi najpierw podjąć decyzję, które obszary działalności i jakie parametry chce nim objąć, a następnie określić pożądaną wartość tychże parametrów.  Jeżeli dojdzie do odchyleń, to analiza wyników – przy pomocy narzędzi BI – pozwoli rozpoznać ich konkretne przyczyny i ustalić, jakie działania korygujące są potrzebne, by planowane rezultaty były jak najbardziej zbieżne z założeniami.

Ostatnim etapem procesu jest opracowanie działań zaradczych bądź naprawczych. Jeśli w produkowanie danego komponentu zaangażowane są nieodpowiednie środki (moce produkcyjne czy składniki), to analiza controllingowa umożliwi korektę i podniesienie prognoz, dzięki czemu cele firmy będzie można urzeczywistnić w większym stopniu.

Controlling w produkcji: przykłady zastosowań

Wdrożenie oprogramowania Comarch u producenta ryżu i kasz zapewniło menadżerom firmy szybki wgląd w potrzebne im szczegółowe informacje, dotyczące uzysku na produkcie gotowym i produktach ubocznych, a także rzeczywistej i planowanej wydajności linii produkcyjnych.

Przedsiębiorca, produkujący wody i napoje słodzone, chciał monitorować, jak przekładają się plany produkcyjne na ich realizację, czyli jakie ilości wód i napojów trafiają z linii do magazynów. Interesowało go również zużycie składników – jaką ilość napojów faktycznie z nich produkuje. Za sprawą controllingu wydajności producent dowiedział się, która z jego linii produkcyjnych jest najbardziej wydajna, a która najmniej, oraz jakie czynniki o tym decydują.

Z kolei klient z branży bieliźniarskiej wdrożył rozwiązania Comarch, gdyż potrzebował bieżącej informacji na temat rentowności produkcji, uwzględniającej koszty pośrednie i bezpośrednie, by rozpatrując różne kombinacje wykorzystanych dodatków i akcesoriów, móc właściwie ustalać cenę końcową produktu, która zadowoliłaby oczekiwania zarówno jego własne, jak i klientów.

To, jakie wskaźniki będą analizowane przy użyciu narzędzi BI i prezentowane w postaci czytelnych wykresów lub tabel, zależy od klienta. Jednak do najbardziej podstawowych w branży produkcyjnej należą te związane z kosztami produkcji i wartością produkcji w toku, czasem i kosztami pracy, przestojami, całkowitą efektywnością wyposażenia czy rotacją zapasów.

Więcej o narzędziach Business Intelligence