Mocni w drewnie. Comarch ERP XL w firmie Granbud

Kto lepiej wie, jak właściwie się urządzić, niż producent mebli z ponad trzydziestoletnim stażem? Firma Granbud, specjalizująca się w produkcji elementów z płyt drewnopodobnych, elementów drewnianych oraz montażu konstrukcji meblowych, działa na polskim rynku już od 1991 roku. Od roku w urządzaniu własnego informatycznego wnętrza korzysta z pomocy Comarch. 

Siedziba firmy Granbud znajduje się w niewielkiej wielkopolskiej miejscowości, Granowie, działa tam cała produkcja oraz logistyka. Przedsiębiorstwo realizuje głównie produkcję seryjną na zamówienie klienta, zwłaszcza w zakresie stelaży mebli tapicerowanych, a także zaopatruje fabryki mebli w elementy drewniane i płytowe.

Zastał firmę drewnianą…

Granbud to przykład firmy świadomej procesów digitalizacyjnych i korzyści płynących z cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Dlatego jej właściciele, czujnie obserwujący zmieniającą się rzeczywistość, nie czekali na ruchy konkurencji, aby potem nerwowo ją gonić i zdecydowali się na wdrożenie systemu ERP. Z biegiem czasu okazało się jednak, że wybrane oprogramowanie nie spełnia wszystkich wymogów, dlatego kiedy skumulowane niedociągnięcia osiągnęły pewną masę krytyczną, wzrok właścicieli firmy zwrócił się w kierunku oferty Comarch ERP. Wdrożeniem wybranego systemu Comarch ERP XL zajął się Partner Comarch – firma OrderSoft.

Pięć głównych wyzwań

Zespół wdrożeniowy rozeznał sytuację w firmie i zdiagnozował najistotniejsze wyzwania, którym będzie musiał stawić czoła. Pierwszym z nich był brak dostępu do bieżącej informacji o produkcji, spowodowany ewidencjonowaniem realizacji poszczególnych procesów i operacji w formie papierowej, a czasem… brakiem ewidencjonowania. W takim układzie kierownik produkcji mógł zapoznać się z informacją na temat zrealizowanego zakresu produkcji dopiero następnego dnia, a pozostałe działy, by zdobyć potrzebne informacje, mogły bazować wyłącznie na jego wiedzy, co po pierwsze zajmowało jego czas, a po drugie – powodowało kolejne opóźnienia.

Dzięki wdrożeniu Comarch ERP XL wprowadzono dokument zlecenia produkcyjnego, który umożliwia planowanie operacji, generowanie rezerwacji, generowanie RW i PW i rozliczanie kosztów. Ponadto wprowadzono możliwość określenia technologii produkowanych elementów. Zdefiniowane zostały operacje produkcyjne, dla których opisano parametry technologiczne, gniazda produkcyjne, przypisane zostały również surowce i ich zamienniki oraz półprodukty i produkty.

Drugim tematem, który wymagał szybkiego opanowania, były rozbieżności między produktem rzeczywistym a fakturowanym. Przykładowo – Granbud może dostarczyć produkt w trzech postaciach: jako zmontowany stelaż, niezmontowany stelaż i niezmontowane elementy.  Aby kontrolować wariantowość produktu, uruchomiono śledzenie stopnia realizacji produkcji każdego z elementów. W celu usprawnienia obsługi tych trzech typów wyrobów, wydzielono w systemie magazyny, na które trafiają elementy z produkcji – w zależności od wariantu, w jakim zostały zamówione przez klienta. Dla każdego z tych wariantów w Comarch ERP XL określono specyficzną ścieżkę realizacji zamówienia. W efekcie pracownicy nie muszą zastanawiać się, w jakim wariancie został zamówiony dany produkt – robi to za nich system. Muszą także wystawiać o wiele mniej dokumentów, co oszczędza i czas, i zasoby firmy.

Istotne braki zauważono także w zakresie kontroli jakości. Przed wdrożeniem Comarch ERP XL realizowano ją bowiem w formie papierowej, a wyniki wprowadzano do Excela. Prowadzenie tego działania w tak archaicznej formie nie przystawało do nowoczesnych idei biznesowych, w które wierzy się w Granbudzie – cały proces był czasochłonny, wyniki kontroli docierały do odpowiednich osób z opóźnieniem, analiza danych i ocena zmian były znacząco utrudnione. Dzięki modułowi Kontrola Jakości z Comarch ERP XL praca w tym obszarze uległa automatyzacji i przyspieszeniu: wprowadzanie danych nie wymaga dodatkowej pracy, a wyniki są dostępne w systemie natychmiast po wykonaniu kontroli.

Kolejne z kluczowych wyzwań to zastosowanie prawidłowej ceny na dokumentach sprzedaży. Rzecz – zdawałoby się – oczywista, ale w firmie Granbud jeden towar może mieć przypisane kilkadziesiąt cen, ponieważ wszystko zależy od indywidualnych ustaleń z klientem i wielkości zamówienia. Prawidłowość tej kluczowej wartości musiała być zatem każdorazowo ręcznie sprawdzana przez pracownika działu handlowego. Sprawę rozwiązano dzięki zastosowaniu ceny progowej – jednej ze standardowych funkcjonalności Comarch ERP XL. Prawidłowe skonfigurowanie usługi sprawiło, że problem został wyeliminowany.

Dużą sztuką okazało się także osiągnięcie pełnej kontroli nad zapasami półproduktów. Może to być zaskakujące, zważywszy na to, że Granbud produkuje pod konkretne zamówienie klienta, więc wydawałoby się, że magazynu półproduktów nie ma w ogóle. Często okazuje się, że ze względu na specyfikę danej produkcji czy zastosowane surowce i technologie, rozsądniej jest wyprodukować więcej niż zamówił klient. Elementy z takiej nadprodukcji trafiały na magazyn – i po pewnym czasie pamięć o nich zanikała… Problem ten udało się zniwelować poprzez przez odpowiednią konstrukcję technologii oraz automatycznej rezerwacji zasobów magazynowych, dzięki której system analizuje dostępny stan magazynowy półproduktów i planuje produkcję tylko brakującej ilości.

A zostawił drewnianą, tylko lepiej!

Na konkretne efekty przedsięwziętych działań nie trzeba było długo czekać – dziś, rok po wdrożeniu, Granbud może pochwalić się spadkiem liczby reklamacji o 14 proc. oraz wzrostem liczby zapytań ofertowych o 20 proc.

W kilkanaście miesięcy firmie udało się poprawić jakość zarządzania produkcją, zautomatyzować proces sprzedaży stelaży niezmontowanych, usprawnić pracę handlowców pod kątem przygotowywania wycen, zaoszczędzić sporo powierzchni magazynowej i odzyskać zamrożone środki pieniężne. Spore dokonania! Widać więc jak na dłoni, że Granbud, zgodnie ze swoją dewizą, pozostaje mocny w drewnie – ale teraz jest także mocny w ERP-ie!

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL