Najcenniejszą walutą jest czas! Comarch DMS w świecie kryptowalut

Chociaż niektórzy uważają, że szczyt hype’u na kryptowaluty jest już za nami, nie dajcie się zwieść: to młody, ale prężnie rozwijający się rynek z dużym potencjałem, a liczba zaangażowanych w niego podmiotów stale rośnie. Dość powiedzieć, że firma Ari10, od siedmiu lat obecna na tym rynku, może pochwalić się portfolio liczącym sobie już ponad 300 tysięcy obsłużonych użytkowników indywidualnych i biznesowych. Z łatwością można wyobrazić sobie stertę dokumentów, które generuję takie przedsiębiorstwo. Na szczęście Comarch już dawno wyobraził sobie skuteczny sposób, aby sobie z tym radzić.

Mowa oczywiście o systemie klasy DMS przeznaczonym do digitalizacji i usprawnienia procesów obiegu dokumentów w firmie. Potrzeby tego rodzaju mają to do siebie, że są skalowalne proporcjonalnie do rozwoju firmy: rozwiązania, które zupełnie wystarczały na samym początku działalności, kiedy w zespole pracuje ledwie kilka osób, w pewnym momencie okazują się dysfunkcyjne i zwyczajnie nie licują ze współczesnymi metodami zarządzania. Zwłaszcza, jeśli mowa o firmie, która zajmuje się ultranowoczesnymi technologiami i ideami opartymi na blockchainie.

Ari10 specjalizuje się w konstruowaniu mostów pomiędzy tradycyjnymi finansami a kryptowalutami. Jej działalność opiera się na czterech głównych usługach. Ari10 Gateway to bramka płatnicza krypto white-label, które pozwala firmom na sprzedaż kryptowalut i produktów web3 na własnej stronie.

Kolejne dwie usługi to kantory – stacjonarne (ponad 100 punktów, do których klient może po prostu przyjść i wymienić „prawdziwą” gotówkę na kryptowalutę) i online. Dodatkowo każda osoba, która działa online, może skorzystać z Ari10 Exchange, które jest kantorem online, gdzie możemy przechowywać kryptowalutę na aplikacji.

Wspomnienia z ery papieru

Noszenie papierowych faktur do podpisu CEO broniło się, kiedy w tego rodzaju pielgrzymki wyprawiało się ledwie kilka zatrudnionych osób. Później – kiedy zatrudnienie wzrastało, a w przypadku Ari10 mówimy dodatkowo o złożonej strukturze osobowo-kapitałowej, opartej na kilku spółkach – obieg dokumentów papierowych stawał się coraz bardziej utrudniony, z prozaicznych przyczyn: czasem dokumenty się gubiły, CEO z trudem znajdował czas, by zajmować się czynnościami tego rodzaju…

Nie pomagała też praca zdalna. Nie dało się w takiej sytuacji zanieść faktury gdzie trzeba, trzeba było ją skanować, wysyłać mailem, prosić o opis merytoryczny, finansowy, akceptację… Proces tego rodzaju, pozbawiony wspomagających narzędzi, czy chociażby zwykłych monitów przypominających o konieczności ukończenia danego kroku, sprawiał, że czas obiegu wydłużał się, skutecznie dezorganizując pracę kilku działów naraz.

Brak centrum informacji generował także problemy zarządcze. Management średniego szczebla często zwyczajnie nie znał kosztów działów, którymi zarządzał, wskutek czego nie mógł sensownie zatroszczyć się o optymalizację kosztów.

Dokumenty – swoją drogą…

Kiedy zdiagnozowano wszelkie niedogodności, pozostało poszukać rozwiązania. Okazał się nim Comarch DMS, którego wdrożeniem w firmie zajął się OrderSoft. Implementacja rozwiązania DMS jest zarazem doskonałą okazją do ponownego przemyślania organizacyjnej logiki całego przedsiębiorstwa, a część takich rozwiązań podsuwa zresztą i sam produkt, optymalizowany przez twórców tak, by odpowiadać potrzebom przedsiębiorców.

Co więc stało się z dolegliwym problemem wysyłania skanów faktur mailami? Ustalono, że większość faktur ma być przesyłana elektronicznie na specjalnie do tego przeznaczony adres mailowy, wspólny dla wszystkich spółek w grupie. W tym celu z powodzeniem skonfigurowano mechanizm automatycznego generowania dokumentów, który umożliwia skuteczną współpracę z wybraną skrzynką pocztową. Ten zaawansowany system samodzielnie pozyskuje faktury z załączników wiadomości i precyzyjnie zapisuje je w odpowiednich katalogach, identyfikując NIP nabywcy.

Struktura tych katalogów jest zgodna z organizacyjną strukturą spółek korzystających z Comarch ERP Optima i Comarch DMS, działających w ramach licencji dla powiązanych podmiotów. Dzięki wdrożonej automatyzacji tego procesu, firma znacznie oszczędza czas, który wcześniej był poświęcany na ręczne pobieranie dokumentów, zapewniając jednocześnie precyzyjne przypisanie ich do odpowiednich katalogów.

Dane z faktur są pobierane dzięki zastosowaniu Comarch OCR – co pozwala na kolejne oszczędności w skarbcu czasu, a także eliminuje prawdopodobieństwo ludzkiej pomyłki. Nie oznacza to jednak, że Ari10 w ogóle przestało ufać ludziom – wręcz przeciwnie: czynnik ludzki został jednak przeniesiony na odcinek, w którym swoboda i czujność jego umysłu wykazuje znaczące przewagi nad automatami, w firmie wciąż praktykuje się też double-checking poczynań systemu przez oddelegowanego pracownika. To właśnie człowiek, posiadający rozeznanie w spółce, wiedzący, kto za co odpowiada i które ogniwo łańcucha akceptacji stanowi, przypisuje odpowiednie osoby do opisu merytorycznego i dalszych akceptów. I wreszcie to przypisana osoba opisuje fakturę – ale dzięki technologii wymaga to dosłownie kilku kliknięć zamiast całego mozolnego cyklu działań. I to technologia dodatkowo pilnuje, by niekompletnie opisane dokumenty nie trafiły do akceptacji, co wymuszałoby ich cofanie w procesie i wykonywanie tej samej pracy po raz drugi.

Podobnymi ułatwieniami cieszą się osoby akceptujące dokumenty merytorycznie i finansowo, przydzielane do procesów według struktury organizacyjnej firmy. Dzięki temu tylko managerowie danych działów mają dostęp do akceptowania faktur, co pozwala im sprawować pełną kontrolę nad budżetem.

Finalnie dokument trafia do zaksięgowania – Ari10 akurat pracuje z zewnętrznym biurem rachunkowym. Dzięki temu, że ono również pracuje z Comarch DMS i Comarch EPR Optima (co statystycznie jest bardzo prawdopodobne, bo program ten jest najpopularniejszym wśród BR rozwiązaniem w kraju), proces pozostaje zautomatyzowany i szybki, bo pracownicy biura od razu dowiadują się o nowych dokumentach. Pozwala to uniknąć spiętrzenia zadań, a zarząd Ari10 szybciej uzyskuje informacje o wynikach spółki.

Oszczędności w skarbcu czasu

Efekty – i to konkretne, mierzalne – przyszły szybko.

Przed wdrożeniem Comarch DMS obieg jednego dokumentu potrafił trwać nawet dwa tygodnie. Teraz dla 75 proc. dokumentów czas ten został zredukowany do maksymalnie pięciu dni.

Opisywanie faktur kosztowych z podziałem kosztów na poszczególne działy wpłynęło pozytywnie na skrupulatność w kontroli nad budżetem, ale także na świadomość kadry managerskiej, która dzięki regularnemu pozyskiwaniu pełni informacji nabrała poczucia odpowiedzialności i sprawczości w zakresie swoich budżetów. Wyższy management pozyskał z kolei możliwość analizowania kosztów w rozbiciu na działy oraz oceny efektywności działów.

Kluczowa w całym procesie, obok porządku i kontroli, oszczędność czasu sięga zaś aż do samego końca – czyli do płatności. Faktury bowiem automatycznie trafiają do systemu Comarch ERP Optima, co umożliwia skorzystanie z funkcji eksportu płatności do banku.

W Grupie Ari10 zatrudnionych jest już ponad 70 specjalistów. Nie ulega wątpliwości, że komfort każdego z nich – nie tylko zarządu i średniego managementu – zwiększył się dzięki poczynionej inwestycji w Comarch DMS. Branża innowatorów przyciąga w końcu kreatywne umysły, które realizują się w biznesie, rozmowach z klientami, tworzeniu nieszablonowych rozwiązań. Wolne od niepotrzebnych obciążeń – z pewnością pomogą firmie osiągnąć pełnię jej potencjału.

Dowiedz się więcej o Comarch DMS https://www.comarch.pl/erp/document-management-system/

oraz Comarch OCR
https://www.comarch.pl/erp/ocr/