Nie narzędzie, ale rozwiązanie! Comarch ERP XL w Północnej Grupie Narzędziowej

To było prawdziwe wyzwanie – wdrożenie własnego rozwiązania w firmie, która chlubi się, że dostarcza narzędzia sukcesu innym firmom, jest wielopoziomową zagwozdką. Północna Grupa Narzędziowa – która od prawie czterdziestu lat dystrybuuje profesjonalne narzędzia, akcesoria budowlane, warsztatowe, ogrodnicze i spawalnicze – szukała dla siebie jednak nie narzędzia, a kompleksowego rozwiązania, które usprawni całość procesów zachodzących w firmie.

Niech jednak nie zwiedzie słowo „północna” w nazwie firmy – w tym momencie bardziej adekwatny byłby już epitet „polska”, bo zasięg oddziaływania PGN jest już ogólnokrajowy, a pozycja na rynku ugruntowana. PGN jest czołowym krajowym dystrybutorem 52 marek narzędziowych (a posiada także markę własną), które sprzedaje zarówno w modelu hurtowniczym, jak i bezpośrednio – w salonach stacjonarnych, w kanałach e-commerce i za pośrednictwem przedstawicieli handlowych działających na terenie całej Polski.

Na kolejne sukcesy grupy pracuje ponad 130 pracowników, którzy obsługują już 5,5 tys. klientów, wykorzystując aż 7 tys. m2 przestrzeni magazynowej. Zestawiając ze sobą wszystkie te fakty, nie może dziwić, że zarządzanie tak wielowątkową strukturą to proces, który wymaga zastosowania specjalistycznych środków.

Droga do nowoczesnych rozwiązań

Eksperci od narzędzi potrafią bez pudła ocenić dostawców narzędzi (choć to nieprecyzyjne określenie!) innego rodzaju. W tym wypadku trafił swój na swego, a współpraca PGN z firmą Comarch trwała od lat – zanim zdecydowano się wdrożyć Comarch ERP XL, firma pracowała na CDN Klasyka.

Potrzeba skalowalności środowiska pracy była zresztą jednym z głównych powodów, dla których PGN zdecydowała się na wdrożenie Comarch ERP XL. Rozrost firmy, zwiększające się zatrudnienie i zakres działań zrodziły także potrzebę centralizacji gromadzenia i przetwarzania danych oraz ujednolicenia środowiska pracy. Trudno było także opierać się na samym kalkulatorze i potędze własnych umysłów przy analizie coraz większej liczbie napływających z różnych źródeł danych – potrzebny był system, który będzie je i agregował i systematyzował. To samo tyczyło się procesów – trzeba było definiować je na nowo, by sukcesywnie zwiększać wydajność pracy i zachować elastyczność w prowadzeniu działalności.

Ogólnie rzecz biorąc – firma nie potrzebowała narzędzi, którymi mogła punktowo „naprawiać” usterki, czy „budować” nowe struktury. Potrzebna była recepta dla całego organizmu, a nie dla pojedynczego schorzenia. Potrzebne było nie narzędzie, a kompleksowe rozwiązanie – a w tym właśnie specjalizuje się Comarch, producent zintegrowanych systemów ERP, które pomagają całej firmie, a nie jej odcinkom, organizując logikę całości funkcjonowania przedsiębiorstwa. 

Wdrożenie przeprowadził Partner Comarch, firma Pulsar System.

Krok po kroku

Właściciele PGN trzymali rękę na pulsie i odpowiednie decyzje podjęli już dwie dekady temu – w 2004 roku, a od tamtej pory, w miarę rozwoju firmy, cyklicznie wdrażają następne elementy systemu Comarch ERP XL. Podstawowymi modułami, niezbędnymi w codziennej pracy, są Sprzedaż, Import, Zamówienia, Księgowość, Środki trwałe, Serwis, Business Intelligence, XLHR, HRM, PPK. Dzięki Comarch ERP XL firma kontroluje logistykę, sprzedaż, serwis, wypożyczalnię, administrację, czy HR.

Ostatnie lata to jednak okres, kiedy PGN, idąc z duchem czasu, wdrażało kolejne, coraz nowocześniejsze rozwiązania. Istotnym kamieniem milowym firmy był rok 2017, kiedy zdecydowano się wprowadzić Comarch Mobile, dzięki któremu udało się usprawnić proces obsługi klientów w terenie i wyeliminować bariery technologiczne, które wcześniej utrudniały pracę – np. w zakresie procesów komunikacji na linii przedstawiciel handlowy- centrala, czy uprzedniego planowania działań handlowych w terenie.

Dzięki Comarch Mobile centrala ma możliwość weryfikacji działań handlowców z danego okresu – zostali oni zobligowani do planowania wizyt handlowych w kalendarzu na cały tydzień z góry, a dzięki rejestrowaniu czasu pracy zachowana zostaje wiedza, ile czasu wymagała dana wizyta. Ponadto aplikacja pomaga w raportowaniu postępu prac z klientami, wspiera ich w procesie zakupu, a nawet wpływa na realizację kampanii marketingowych. 

Eksperci od B2B dla rynku B2B

Kolejną ważną datą jest rok 2020, kiedy to wdrożono rozwiązania e-commerce B2B. Zastosowano je do animowania działalności dwóch platform – jednej do obsługi kanału detalicznego, a drugiej do obsługi przemysłu i biznesu.

Pierwsze wcielenie serwisu B2B w PGN datuje się na rok… 2001, nie była to jednak taka interaktywna platforma, jaką dzisiaj rozumielibyśmy pod takim hasłem, a prosta strona internetowa zawierająca wykaz produktów wraz ze stanami magazynowymi. Paradoksalnie – był to system bardzo wymagający w obsłudze, bo stronę trzeba było aktualizować ręcznie, importując stany magazynowe z programów działających jeszcze na DOS-ie. Prawdziwy serwis – z autoryzacją, logowaniem, możliwością składania zamówień, historią kontrahenta – powstał w roku 2005.

Dlaczego jednak zdecydowano się zamienić ten system na proponowany przez Comarch? Oba zaprezentowane rozwiązania cierpiały na ten sam problem: nie były w stanie zintegrować się z systemem ERP i przetworzyć takiej ilości informacji produktowej, jaka była potrzebna. Zintegrowane środowisko, jakiego zbudowanie oferuje Comarch ERP, w oczywisty sposób eliminuje te kluczowe niedoskonałości.

Pracownicy kontrahentów mogą zakładać swoje własne subkonta – mogą z jego poziomu generować zamówienia, które następnie są akceptowane przez przełożonych. Z powodzeniem wdrożono wielomagazynowość, dzięki której w B2B dostępna są informacje o stanach w poszczególnych oddziałach, co wpływa pozytywnie na sprzedaż produktów. Klienci firmy mają w platformie dostęp do swoich limitów handlowych, historii zamówień i transakcji, mogą także dokonywać płatności online i zakupów w modelu dropshipping – dzięki któremu złożone przez klienta zamówienie dociera bezpośrednio do jego docelowego klienta. Faktury – w formie papierowej i elektronicznej – są automatycznie generowane i wysyłane. System pomaga także dobrać optymalny sposób łączenia i pakowania produktów, aby zoptymalizować koszty transportu.

Od hurtu do detalu

Firma zainteresowała się także sprzedażą detaliczną w modelu e-commerce. Ustalono, że połączy się dwa kanały sprzedażowe w jednym narzędziu, ale będzie ono umiejętnie segmentowało klientów na biznesowych i indywidualnych i dopasowywało do nich ofertę, np. z odpowiednim systemem rabatowania. W 2018 roku, kiedy ta idea zakiełkowała, PGN postawiła na rozwiązanie innej firmy. Jego wdrożenie nie zostało jednak sfinalizowane.

Spojrzenie firmy padło ponownie na Comarch. Była to trafna decyzja – system był gotowy do działania już po trzech miesiącach od początku wdrożenia – i podjęta w odpowiednim czasie: rok 2020 to przecież początek pandemii, trudnego czasu, ale dla e-commerce motoru napędowego, jakiego wcześniej nie było. Dlatego w okresie boomu na sprzedaż internetową PGN udało się utrzymać na powierzchni, choć w firmie panuje przeświadczenie, że nie powiodłoby się to, gdyby nie zmiana systemu do sprzedaży detalicznej na ten autorstwa Comarchu.

System do e-commerce tego samego producenta harmonijnie komponuje się z innymi elementami środowiska IT przedsiębiorstwa, w tym z jego sercem, którym jest Comarch ERP XL. Dzięki temu PGN cieszyła się automatyczną synchronizacją produktów między systemem a platformą sprzedażową, czy zawsze aktualnymi stanami magazynowymi. Integracje sięgają jeszcze dalej – automatycznie synchronizują się z systemem ERP także transakcje dokonane przez zewnętrzne marketplace’y w rodzaju Allegro, zautomatyzowane jest także generowanie feedu produktowego na potrzeby, np. porównywarek cen, czy Google Merchant. Z korzyści związanych z automatyzacjami korzystają także końcowi klienci – powiadamiani na bieżąco o statusach realizacji zamówień, odbierający samowystawiające się dokumenty sprzedaży, czy płacący wygodnie online dzięki zintegrowanym systemom płatności.

Harmonijna współpraca

Wśród największych zalet pracy z Comarchem, PGN wskazuje na permanentną zgodność programów Comarch ERP z obowiązującymi przepisami, osiąganą dzięki regularnym aktualizacjom. W oczach PGN Comarch nie tyle nawet systematycznie rozwija się, nadążając za obowiązującymi standardami, ale sam jest trendsetterem, nierzadko, poprzez swoje innowacyjne rozwiązania, te standardy wyznaczając.

Spójny, ale wciąż elastyczny ekosystem złożony z kompatybilnych modułów, oferujący niemal nieograniczone możliwości personalizacji i integracji z innymi rozwiązaniami, pozwala firmie osiągać kolejne biznesowe cele, a swoim prestiżem i renomą wspiera i buduje wizerunek Północnej Grupy Narzędziowej.

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL