Od analizy potrzeb do wdrożenia systemu Comarch ERP XL

Czy dobre zarządzanie obiegiem palet może przynieść realne korzyści w funkcjonowaniu całego przedsiębiorstwa? Tak – zwłaszcza kiedy stanowią one istotny element kosztowy procesu obsługi zamówienia. Zapanowanie nad ich obiegiem było jedną z istotnych potrzeb biznesowych firmy „Sawex  spółka z ograniczona odpowiedzialnością” Foods spółka komandytowa  – właściciela takich marek jak Britta, Halina, Rani czy Ocelio, posiadającej w swojej ofercie ryże, kasze, strączki, produkty BIO oraz bezglutenowe.

Firma Sawex powstała, gdy wolnorynkowy kapitalizm dopiero u nas raczkował (1989 r.), i – choć niewiele osób o tym wie – stoi za nie taką małą rewolucją w polskich domach, a dokładniej w kuchniach, związaną z gotowaniem ryżu. To właśnie firma Sawex była pierwszym importerem ryżu w woreczkach.

Dostosowanie systemu do potrzeb

Minęło ponad 30 lat – spółka SAWEX w wyniku rozwoju działalności podzieliła się na dwie niezależne spółki zatrudniające łącznie blisko 100 pracowników, a głównym zakresem jej działalności jest produkcja i handel szeroką gamą produktów spożywczych (SAWEX Foods) oraz chemicznych (SAWEX SA). Rozwój sprawił, że Spółki Sawex poszukiwały systemu, który kompleksowo obsłuży najważniejsze obszary działalności firmy.

– Naszym celem było wdrożenie rozwiązania, które sprosta potrzebom biznesowym firmy  w zakresie produkcji, magazynu, księgowości, obsługi kadrowo-płacowej czy analizy danych z systemu ERP – bez konieczności integracji osobnych, dedykowanych rozwiązań. Istotne było także, by system miał pełną zgodność z przepisami prawa. Ostatecznie wybór padł na rozwiązanie Comarch ERP XL. Zdecydowały funkcjonalności narzędzia, elastyczność w zakresie dopasowania oferty przez dobór odpowiednich modułów systemu i ich szeroki wybór czy integracja z ECOD/EDI – mówi Aleksander Świętochowski Prezes Zarządu Komplementariusza.

By zaproponować jak najlepsze rozwiązanie, proces wdrożenia rozpoczął się od określenia oczekiwań spółki oraz sposobów ich realizacji w systemie Comarch ERP XL. Ze strony Spółek Sawex’u udział w analizie wzięli użytkownicy kluczowi oraz kierownicy działów, ze strony T2S – partnera Comarchu odpowiedzialnego za wdrożenie – zespół konsultantów, których pracę koordynował kierownik projektu. Był to etap dyskusji, rozważań, weryfikacji możliwości i sposobów realizacji. Jego efektem końcowym był przedstawiony Klientowi projekt funkcjonalny rozwiązania i opis działania systemu.

– Już na etapie prezentacji zwróciliśmy uwagę na łatwość obsługi systemu czy brak konieczności importu danych pomiędzy modułami wynikający z szerokiego zakresu obszarów działania Comarch ERP XL. Istotnym elementem była również możliwość rozbudowy interfejsu systemu o dodatkowe przyciski/funkcjonalności/okna, których wymagaliśmy – opisuje Aleksander Świętochowski Prezes Zarządu Komplementariusza.

Jak uporządkować nadzór?

Wspomniane na wstępie palety są nośnikiem powszechnie stosowanym przez firmy w logistyce różnego rodzaju produktów – metalowych, tekstylnych, motoryzacyjnych czy chemicznych. W przypadku Sawex Foods stanowią one istotny element kosztowy procesu obsługi zamówienia. Dzięki temu, że system Comarch ERP XL można dopasować do indywidualnych wymagań klienta, przygotowano rozwiązanie, które nadzoruje proces związany z ewidencją palet dostarczonych razem z towarem, ich zwrotem oraz rozliczaniem niezwróconych palet. Uporządkowało to nadzór nad ich obiegiem oraz wprowadziło oszczędności w zakresie gospodarki tym szczególnym rodzajem „opakowania”.

A skoro o oszczędnościach mowa – implementacja nowego systemu zmniejszyła koszty związane z integracją stosowanych wcześniej, dedykowanych rozwiązań i błędów będących skutkiem synchronizacji danych. Firma odnotowała też zmniejszenie kosztów wynikających z pomyłek pracowników przy przygotowywaniu wydań (w zakresie indeksu towarowego czy jego ilości) i obsłudze reklamacji, co – wedle zapewnień jej kierownictwa – było bardzo istotnym oczekiwaniem. Teraz wydania w Comarch ERP XL są przygotowywane z wykorzystaniem skanerów kodów EAN, dzięki czemu weryfikacja jest zautomatyzowana i nie jest zależna od poziomu wyszkolenia personelu czy błędu ludzkiego. Inteligentnie zautomatyzowana (za sprawą Modelowania Procesów w Comarch ERP XL) została też m.in. wysyłka dokumentów z Comarch ERP XL do klientów i walidacja działań pracowników (np. złożenie zamówienia zakupu powyżej ustalonej wartości wymaga akceptacji przełożonego działu).

Przejrzysty obieg dokumentów oraz czytelne dane

Jako że jednym z istotnych elementów zarządzania przedsiębiorstwem jest właściwa interpretacja danych, generowanych każdego dnia w ogromnych ilościach, firmy coraz częściej wspierają się przy tym sztuczną inteligencją i jej niemal nieskończonymi mocami obliczeniowymi. W Sawex’ie dane analizowane są w Comarch Business Intelligence, zintegrowanym z Comarch ERP XL dla wielu zastosowań: zarządzania płynnością finansową (analiza płatności klientów), obrotem towarów (analiza zalegania surowców) czy rozliczania efektywności pracy pracowników (dane zaczytywane są do modułu z zewnętrznego systemu rejestracji czasu pracy RCP). Informacje dotyczące sprzedaży, ilości zamówień są pomocne w planowaniu zatowarowania w zakresie opakowań produktowych oraz palet. Raporty prezentowane są w postaci przejrzystych wykresów, co sprawia, że wgląd w stan firmy jest wygodniejszy, a podejmowanie decyzji biznesowych łatwiejsze.

Po kilku latach od wdrożenia, spółka zdecydowała się uruchomić – zintegrowany z Comarch ERP XL – system porządkujący obieg dokumentów i akceptację faktur – czyli Comarch DMS. Wskutek tego łatwo jest obecnie ustalić na jakim etapie znajduje się dany dokument i czyjej akceptacji czy opisu wymaga. I nie wykonuje się już podwójnej pracy związanej z ich obróbką, gdyż wszystkie dokumenty, które przenoszone są do systemu ERP, automatycznie tworzą odpowiadające im dokumenty w tymże systemie.

Dowiedz się więcej o Comarch ERP XL