Od szafy kartotekowej do systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Choć dopiero w ostatnich kilkudziesięciu latach produkty z PVC upowszechniły się w Polsce, to materiał ten został odkryty już 150 lat temu przez niemieckiego chemika Eugena Baumanna. Jednak to nie on, a Friedrich Klatte wynalazł metodę polimeryzacji chlorku winylu przy użyciu światła słonecznego i opatentował materiał w początkach XX wieku. PVC – z angielskiego polyvinyl chloride, w Polsce często niepoprawnie zwane PCV, to trzecie, po polietylenie i polipropylenie najczęściej produkowane tworzywo sztuczne. Jest termoplastyczne, trwałe i bezwonne, używane na szeroką skalę w budownictwie mieszkaniowym do wytwarzania okien, drzwi czy rur.

11 milionów okien i drzwi

To, że Polska jest największym europejskim producentem stolarki okiennej i drzwiowej jest faktem dobrze nagłośnionym, jednak nie każdy wie, że jeśli chodzi o stolarkę okienną i drzwiową z tworzyw sztucznych, to jesteśmy największym eksporterem na świecie.

Jednak zanim powstanie okno, musi powstać maszyna, która je skonstruuje. Firma rodzinna Prez-Met, mieszcząca się w Romanowie (powiat częstochowski) i działająca od 1967 r., początkowo produkowała formy wtryskowe, ale w latach 90. przestawiła się na produkcję specjalistycznych maszyn do stolarki otworowej z PVC (centrów tnących i obróbczych, frezarek, klamkownic, podcinarek i przecinarek) i z aluminium, stając się ich największym wytwórcą w Polsce.

Przedsiębiorstwo zajmuje się też projektowaniem maszyn – posiada własne biuro projektowo-konstrukcyjne z działem badawczo-rozwojowym. Na koncie ma kilkanaście patentów, a pod względem stosowanych technologii i rozwiązań konkuruje z uznanymi producentami z zagranicy.

Rozwiązywanie problemów z DMS

By usprawnić wewnętrzny „workflow” i rozwiązać problemy, jakich przysparzała Prez-Metowi obsługa faktur, przedsiębiorstwo zdecydowało się wdrożyć system Comarch DMS.

Jakie problemy z obiegiem faktur miał producent? Przede wszystkim zbyt długi czas akceptacji faktur zakupu materiałów i usług, brak ujednoliconego procesu akceptacji, brak szybkiego wglądu w etapy realizacji dokumentów zakupowych i obecność powielonych dokumentów. Do niedogodności zaliczyć też trzeba rozproszoną odpowiedzialność za faktury, wynikającą z braku informacji w systemie o tym, kto konkretne dokumenty akceptował.

Sprawna wymiana informacji

W aplikacji Comarch DMS, którą w Prez-Mecie wdrożyła firma ERP Serwis,  poszczególnym etapom obiegu faktur zostali przypisani konkretni pracownicy, przez co nie tylko wzrosła efektywność zarządzania dokumentami, ale też zwiększyła się odpowiedzialność pracowników za stopień realizacji zakupów.

Jednym z beneficjentów wdrożenia Comarch DMS został dział księgowy, który korzysta z kompletu gotowych informacji uzupełnianych na poszczególnych etapach procesu przez pracowników merytorycznych i upoważnione osoby akceptujące. Dodatkowo sam czas uzupełniania i akceptacji dokumentów znacząco się skrócił, gdyż konkretne zadania nie muszą już być realizowane tylko i wyłącznie z biura z poziomu komputera, a z dowolnego miejsca z poziomu aplikacji mobilnej. System ulepszył także wiele innych procesów.

Po pierwsze – umożliwił przetwarzanie wielu dokumentów różnego rodzaju w ramach jednego procesu. Niezależnie czy dany dokument w module księgowym pojawi się ostatecznie w formie faktury kosztowej, faktury do dokumentu magazynowego, czy faktury zaliczkowej dla użytkownika pracującego w DMS, jest to wciąż ten sam proces związany z dokumentami zakupowymi. Po wskazaniu odpowiedniego kontekstu system podpowiada kolejne kroki i akcje do wykonania, aby wszystkie niezbędne informacje były uzupełnione. Takie podejście zostało zrealizowane dzięki doświadczeniu firmy ERP Serwis, która połączyła wymagania biznesowe firmy Prez-Met z wysoką elastycznością i funkcjonalnościami jakimi charakteryzuje się Comarch DMS.

Ponadto, ponieważ Prez-Met korzysta z Comarch ERP XL, który to w pełni integruje się z aplikacją DMS, informacja o kolejnych etapach akceptacji merytorycznej i rachunkowej przenoszona jest z DMS na dokument wygenerowany w tymże systemie.

W rezultacie wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, firma uzyskała łatwy dostęp do informacji zakupowych, zgromadzonych teraz w jednym miejscu, a poprzez wprowadzenie obsługi zastępstw za nieobecnych pracowników z poziomu DMS, skróceniu uległ proces akceptacji zakupów.

Dowiedz się więcej o Comarch DMS