Polska firma farmaceutyczna Olimp Labs z rozwiązaniami Comarch DMS

Grupa Kapitałowa Olimp Labs obecna jest na rynku suplementów diety od 1990 roku. Przez ponad trzydzieści lat swojej działalności nieustannie inwestowała w rozwój i dziś obsługuje ponad 100 globalnych rynków.  Rozwój Ośrodka Badawczo-Rozwojowego – jednego z najbardziej innowacyjnych w Europie i nowe linie produkcyjne pozwalają firmie wyznaczać trendy w zakresie suplementacji i żywienia. Mijająca dekada to również czas inwestycji w nowe technologie na poziomie 315 mln złotych.

Podjęte działania, które przekładają się na status firmy międzynarodowej, eksportującej produkty do ponad stu państw na świecie, wymagały efektywnych rozwiązań zarządczych na poziomie IT. Firmę w tym zakresie wspiera Comarch ERP XL i zintegrowana z nim aplikacja Comarch DMS. Rozwiązanie to pozwala na sprawniejsze zarządzanie procesami i obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie.

Pełny obraz kosztów delegacji

Olimp Labs wykorzystuje DMS-a na kilku kluczowych obszarach administrowania dokumentami, notując w efekcie znaczne oszczędności czasu i kosztów ich obsługi. Chęć dokładniejszego monitorowania tych ostatnich, pojawiła się na polu zarządzania delegacjami. Comarch DMS, który w intuicyjnym edytorze pozwala firmom na proste dostosowanie procesów do własnych potrzeb, został wykorzystany przez Olimp do stworzenia obiegu delegacji. System monitoruje  jej przebieg od momentu zgłoszenia wyjazdu służbowego do końcowej akceptacji i rozliczenia kosztów. Pracownik tworzy odpowiedni dokument, który uzupełnia o miejsce docelowe delegacji, czas jej trwania i plan.

Cała procedura kończy się w księgowości, gdzie pracownik rozlicza delegację a także przekazuje faktury z wyjazdu drogą elektroniczną, w dedykowanym obiegu w systemie.  – W ten sposób udało się nam zredukować ponoszone koszty, które możemy dzięki Comarch DMS dokładnie monitorować. Oprócz informacji o kosztach delegacji takich jak wydatki na noclegi i przejazdy, mamy również wgląd w dokładny przebieg podróży służbowej. Ma to niebagatelne znaczenie przy specyfice naszej firmy, działającej nie tylko w Polsce ale w ponad 100 innych krajach świata– tłumaczy Henryk Cieśla Dyrektor ds.Ekonomicznych.

Porządek w fakturach

Skala firmy przekłada się również na wysoką, codzienną liczbę faktur kosztowych i zakupowych. Do obsługi ich obiegu, służą rozwiązania zaszyte w standardowych funkcjonalnościach Comarch DMS. Na jego pierwszym kroku, przedstawiciel handlowy po uzupełnieniu faktury o wymagane informacje i wykonaniu jej pełnej dekretacji, przekazuje ją do swojego kierownika regionalnego. Przełożony weryfikuje wprowadzone dane, decydując w rezultacie o cofnięciu dokumentu lub przekazaniu go dalej, do kierownika działu. W przypadku braku zastrzeżeń, faktura przekazywana jest do księgowości i finalnie archiwizowana. Warto podkreślić, że integracja rozwiązań pozwala na utworzenie dokumentu po stronie systemu ERP z pełnym opisem za pomocą jednego przycisku. Całość procesu odbywa się w czytelnych oknach, umożliwiających łatwy podgląd dokumentu i przejście do kolejnego etapu.

- W tym obszarze bardzo dużą korzyść Comarch DMS stanowi integracja aplikacji z bazowym systemem Comarch ERP XL. Pozwala to np. pracownikom sekretariatu czy przedstawicielom handlowym w prosty sposób przypisywać kontrahentów do danego dokumentu. Comarch DMS nie wymaga importu czy tworzenia słowników tylko korzysta online z bazy systemu ERP - działamy po prostu na jednej liście kontrahentów. Również w przypadku kiedy dany kontrahent nie występuje w ERPie, pracownik może samodzielnie wprowadzić jego dane, które od razu są dostępne w obu systemach. Znacznie usprawnia to cały proces. – precyzuje Magdalena Wicher Główny Księgowy

Czytelna obsługa umów z kontrahentami

Obieg faktur ściśle łączy się kolejnym procesem stworzonym na potrzeby Olimp Labs, który obsługuje umowy z aptekami. Szczegóły tych zawieranych w dużej liczbie kontraktów, muszą być ściśle monitorowane, aby uniknąć niepożądanych pomyłek i zapewnić terminowość rozliczeń. – Wcześniej często zdarzało się, że spływała do nas faktura w ramach danej umowy, a my nie mieliśmy dokładnej wiedzy czy taka umowa jest ważna. Generowało to dodatkowe nakłady czasu potrzebne na jej rozliczenie. Teraz w kilku prostych krokach możemy podglądnąć umowę i dołączyć do niej przypisany dokument zakupowy. Obieg umów pozwala również dodawać do systemu te nowo podpisane, również z poziomu przedstawicieli handlowych, monitorować ich przesyłanie  czy zmieniać ich wzory za pośrednictwem systemu. – Paweł Kozłowski Dyrektor Sprzedaży Farmacja Olimp Labs.

Olimp Labs korzysta ponadto z aplikacji Comarch DMS w obszarze rejestrowania korespondencji, umów, pism wpływających do sekretariatów czy efektywnego obiegu, pozwalającego na weryfikację nowych klientów.

Powiadomienia push przypomną o ważnych dokumentach

Coraz częściej korzystamy ze swoich smartfonów, aby wykonać rozmaite działania online, które wcześniej wymagały użycia laptopa. Na znaczeniu zyskuje praca zdalna, która dzięki odpowiednim narzędziom może być nie mniej efektywna niż ta wykonywana zza biura w siedzibie firmy. W obliczu trendów, które wskazują na ciągły wzrost znaczenia mobilności w życiu codziennym jak i zawodowym, istotne staje się posiadanie odpowiednich narzędzi. Jedną z nich jest właśnie aplikacja Comarch DMS.

W Olimp Labs jest wykorzystywana przez kadrę zarządzającą. System wysyła powiadomienia, które widoczne są na ekranie startowym smartfona dzięki czemu użytkownicy, którzy nie pracują aktualnie w aplikacji są na bieżąco informowani np. o nowych dokumentach. Znacznie uprościło i przyśpieszyło to procesy decyzyjne. Obecnie informacja o dokumencie wymagającym potwierdzenia od razu dociera do przypisanej osoby, która klikając w powiadomienie przenosi się bezpośrednio na swój krok.

Zapytaj nas o Comarch DMS