Pierwsze na rynku rozwiązanie dla firm zajmujących się obrotem bronią! Case study firmy TOP GUN

TOP GUN to firma specjalizująca się w naprawie, produkcji, handlu bronią i akcesoriami do niej. W jej asortymencie znajdziemy oręż dla myśliwych, sportowców, zawodowców (np. policjantów, żołnierzy, ochroniarzy) oraz przeznaczoną do celów kolekcjonerskich i rekonstrukcyjnych. Dodatkowo TOP GUN produkuje broń według własnego projektu pod marką TGun oraz repliki modeli historycznych. Nie mniej ważnymi obszarami działalności są serwis i naprawa. Firma świadczy usługi dla klientów indywidualnych, instytucji, służb, agencji ochrony, banków, poczty, sklepów, strzelnic i klubów sportowych.

Papierowa ewidencja obrotu bronią to przeżytek

Proces digitalizacji w firmie TOP GUN przeprowadzili eksperci ze współpracującej z Comarchem firmy Lagarta. Cała dokumentacja w firmie TOP GUN była tworzona na papierze, zgodnie zresztą z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, co dla inżynierów prowadzących prace wdrożeniowe było sporym wyzwaniem. Taka forma prowadzenia ewidencji obrotu bronią jest precyzyjnie opisana w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 22 sierpnia 2012 r. w sprawie sposobu ewidencjonowania wprowadzonych do obrotu materiałów wybuchowych, broni, amunicji oraz wyrobów i technologii o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym (Dz.U. 2012 poz. 1008) w § 3. 1.

„Ewidencję przeznaczonych do obrotu materiałów oraz ewidencję zawartych transakcji prowadzi się w formie księgi ewidencyjnej zawierającej ponumerowane karty, przesznurowane i opieczętowane przez przedsiębiorcę, w sposób zapewniający bieżącą kontrolę stanu posiadania przez przedsiębiorcę materiałów przeznaczonych do obrotu oraz pełną reje­strację zawartych transakcji.”

Co prawda w kolejnym ustępie ustawodawca dopuszcza inną formę prowadzenia ewidencji, jednak jest on na tyle nieprecyzyjny dla ludzi spoza branży informatycznej, że skutecznie zniechęcił ponad 90% przedsiębiorców w Polsce do prób wprowadzenia elektronicznej formy prowadzenia ewidencji.

Zarządzanie firmą, w której najważniejsze dokumenty mają tradycyjną, papierową formę niesie ze sobą ograniczenia. Wymaga na przykład bezpośredniego dostępu do druków, z których w danym momencie może korzystać tylko jedna osoba. Dlatego największym wyzwaniem podczas prac wdrożeniowych było „ucyfrowienie” kilku najważniejszych procesów TOP GUN, zachowując przy tym zgodność z zapisami § 3. 2. rozporządzenia.

Obsługa klienta spowalniania przez papierologię

Przykładowo w obszarze serwisu wszystkie informacje, zlecenia, protokoły, potwierdzenia były przygotowywane w formie papierowej. Skutkowało to obniżeniem poziomu obsługi klientów, choćby poprzez wydłużenie czasu niezbędnego do przyjęcia zlecenia.

W firmie trudno było poznać obłożenie serwisu, co oznaczało brak możliwości podania klientowi, choć przybliżonej, daty realizacji prac. Co więcej, niewiele było wiadomo, na którym etapie naprawy znajduje się aktualnie broń oddana do serwisu. Dotarcie do tych informacji wymagało ręcznego przeszukiwania papierowych druków. Zdarzały się również przypadki pominięcia w kolejce naprawy broni, która została „odłożona na bok”, czego nie można było wychwycić, aż do czasu wizyty właściciela broni.

Aby wyeliminować te sytuacje i usprawnić pracę firmy, konieczne było przeprowadzenie digitalizacji przez wdrożenie systemu ERP.

Branżowe standardy handlu bronią

Obrót bronią jest szczegółowo ewidencjonowany. Do każdej sztuki powinny być przypisane szczegółowe opisy parametrów i historia modyfikacji. Niestety informacje z książki ewidencji broni nie były obsługiwane przez dotychczas używany system księgowy. Oznaczało to brak w systemie szczegółowych informacji o kontrahentach, a także brak możliwości wprowadzenia danych specyficznych dla branży - m.in. uprawnień, pozwoleń, numerów seryjnych, kalibru, marki, wytwórcy.

W firmie TOP GUN można było odczuć brak cyfryzacji także w sferze funkcjonalności ogólnych. Wykorzystywany system księgowy nie wspierał prowadzenia kasy, nie importował wyciągów bankowych, a o zaległościach płatniczych klientów informował z opóźnieniem. Co więcej, nie umożliwiał pracy wielu użytkowników jednocześnie

Co dało wdrożenie systemu ERP?

Podczas wyboru systemu wspierającego zarządzanie, dla zarządu TOP GUN najważniejsze były trzy obszary: serwisowy (serwis broni), raporty i analizy (ewidencje charakterystyczne dla branży i wg właściwych przepisów prawa), magazyn (specjalne procedury, ścisła ewidencja) oraz wsparcie sprzedaży. Wszystkie te obszary zostały zaimplementowane do programu Comarch ERP Optima – informuje Marek Feszczuk z prowadzącej wdrożenie firmy Lagarta.

O wyborze naszego rozwiązania zadecydował w dużej mierze bardzo dobry moduł serwisowy, który zawierał wszelkie wymagane funkcjonalności. Nie było potrzeby dopisywania dodatkowych aplikacji i konieczności integracji z innymi specjalistycznymi rozwiązaniami. Pomocna okazała się też elastyczność Comarch ERP Optima. Konsultanci mogli tworzyć opisy produktów zawierające dowolne atrybuty, a także opisy produktów zawierające dowolne raporty zgodne z przepisami branżowymi.

Po wdrożeniu zarząd firmy TOP GUN poznał pełnię korzyści wynikających z digitalizacji. Jedną z nich było usprawnienie przepływu kluczowych informacji. Wszystkie istotne dane (informacje o kontrahentach, towarach, zlecenia, protokoły, potwierdzenia, wpisy do książek broni itd.) znalazły się w jednym miejscu. Wymagana przepisami ewidencja jest prowadzona bezpośrednio w systemie ERP. Poprawił się  proces wyszukiwania lokalizacji towarów. Czas realizacji zleceń w serwisie uległ znacznemu skróceniu. Cały obieg dokumentów w firmie prowadzony jest w formie elektronicznej - od przyjęcia broni do serwisu, do wydania jej z powrotem klientowi.

W wyniku wdrożenia systemu Comarch ERP Optima w firmie TOP GUN powstało pierwsze na rynku gotowe rozwiązanie dla firm zajmujących się obrotem bronią. Prace zakończyły się sukcesem dzięki precyzyjnym wytycznym i wzorowej współpracy pomiędzy firmą prowadzącą wdrożenie i klientem.

Digitalizacja najważniejszych procesów pozwoliła na budowanie przewag konkurencyjnych i uzyskanie wymiernych efektów. W porównaniu do dotychczasowego sposobu funkcjonowania możliwa stała się m.in. szybsza obsługa klientów, zmiana ofert, procesów, lepsza komunikacja wewnątrz i na zewnątrz organizacji oraz nowe doświadczenia zakupowe dla klientów.

Opinia klienta:

- Najważniejsze dla nas jest rzetelne i profesjonalne wykonanie usług, a w efekcie zadowolenie klienta. Teraz, po wdrożeniu rozwiązań Comarchu, jest to znacznie łatwiejsze  - zapewnia Arkadiusz Barszczewski, Kierownik Rusznikarni TOP GUN.

Testuj za darmo Comarch ERP Optima