Celne rozwiązanie, czyli oprogramowanie w chmurze w agencji celnej Rusak Business Services

Mówi się, że od kontroli urzędu skarbowego, przedsiębiorcy bardziej obawiają się tylko tej ze strony organów celnych. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta: o ile właściciele firm, menadżerowie, prawnicy często znają się na podatkach, to na cłach już niekoniecznie. Agencje celne, będące pośrednikiem między przedsiębiorcą a Urzędem Celnym, choć w dzisiejszych czasach zajmują się też takimi sprawami jak magazynowanie czy logistyka, mają przede wszystkim pomagać przedsiębiorcom przy procedurach związanych z cłem. A tych potrafi być całkiem sporo. Pomyślmy tylko, ile formalności musi załatwić agencja, gdy jej klientem jest producent bakalii, który sprowadza daktyle z Iranu, rodzynki z Turcji, a orzechy włoskie z Ukrainy…

Agencja celna Rusak Business Services jest obecna na rynku od 30 lat. W tym czasie przeszła drogę od kilkuosobowej firmy, która do komunikacji z punktami obsługi w terenie zmuszona była używać specjalnego systemu radiowego (gdyż nie wszędzie działały telefony), do dużego przedsiębiorstwa, które zatrudnia blisko 150 pracowników, obsługujących prawie 30 oddziałów zlokalizowanych w całej Polsce, a także magazyny, składy celne i podatkowe.

Bezpieczeństwo chmury Comarch

W obliczu zmian gospodarczych w kierunku digitalizacji i automatyzacji pracy na dokumentach i decyzji o rozwoju systemu informatycznego w firmie Rusak, agencja zwróciła się o udzielenie wsparcia w tym zakresie do firmy Comarch. Agencji Rusak zależało na konsolidacji baz danych wszystkich oddziałów celnych i na zapewnieniu swoim danym biznesowym oraz personalnym najwyższego poziomu bezpieczeństwa.

Dlaczego to bezpieczeństwo stało się jednym z priorytetów firmy Rusak? Informacje o atakach hackerskich na firmy czy instytucje, w wyniku których różnego typu dane wrażliwe dostają się w niepożądane ręce, obiegają Internet przynajmniej kilka razy w roku. W 2016 łupem cyberprzestępców padło 360 milionów adresów e-mailowych i haseł portalu MySpace. Dwa lata wcześniej z firmy Yahoo wykradziono nazwiska, numery telefonów, hasła i daty urodzenia 500 milionów klientów. Hakerzy nie omijają także Polski – w ubiegłym roku 2,2 mln klientów sklepu Morele.net dowiedziało się, że ich dane, w tym informacje o kartach płatniczych i numery PESEL, zostały wykradzione z baz firmy.

By zagwarantować przedsiębiorcom, w tym firmie Rusak, bezpieczeństwo danych, Teneso*, partner wdrożeniowy Comarchu, zaproponował migrację systemu z instalacji stacjonarnej do chmurowej wersji Comarch ERP Optima. W przypadku usług chmurowych to na ich dostawcy spoczywa odpowiedzialność za ochronę danych klientów. Dlatego ważne jest, żeby nad bezpieczeństwem informacji umieszczanych w chmurze, czuwały najbardziej zaawansowane mechanizmy firewall wspierane przez najnowsze systemy wykrywania włamań,  nadzorowane przez wykwalifikowanych specjalistów. Tak wyspecjalizowaną usługę gwarantującą bezpieczeństwo danych oferuje właśnie Comarch.

Integracja Comarch ERP Optima z programem do obsługi celnej

Jednak nie tylko potrzeba konsolidacji baz danych i troska o bezpieczeństwo były bodźcem, do wprowadzenia innowacyjnych zmian. Firmie Rusak zależało na ograniczeniu kosztów obsługi informatycznej, a także na tym, by system Comarch ERP Optima mógł kooperować ze specjalistycznym programem do obsługi celnej Huzar Software. Zgodnie z założeniami, migracja danych do systemu Comarch ERP Optima przyniosła liczne korzyści. Firma nie musiała inwestować dużych środków finansowych w zakup programu czy w infrastrukturę, ponieważ model chmurowy ma niskie wymagania sprzętowe. Agencja nie musi już także ponosić wysokich kosztów związanych z administrowaniem i konserwacją serwerów. W efekcie podjętych działań obniżyły się także rachunki za energię.

Dzięki opracowaniu i zaprogramowaniu we współpracy z IT Managerem Rusak Business Services integratora Comarch ERP Optimy z Huzarem, wszystkie informacje o należnościach celnych klientów wobec Rusak Business Services, jak i zobowiązania celne firmy wobec urzędów celnych, zostały scentralizowane – wspólna baza danych, do której każdy z oddziałów agencji celnej ma jednoczesny dostęp, zdecydowanie usprawniła fakturowanie za usługi czy kontrolowanie rozliczeń z klientami.

W chmurze jest lepiej, szybciej i taniej

System Comarch ERP Optima przyniósł firmie także szereg innych korzyści:

• dostęp pracowników do danych nie jest już ograniczony ani porą dnia (czy nocy), ani lokalizacją;
• praca na  najbardziej aktualnej wersji programu, zgodnej z obowiązującymi przepisami podatkowymi i prawnymi;
• możliwość korzystania ze zintegrowanych, łatwych w obsłudze Analiz BI.

Wprowadzone zmiany Tomasz Rusak, prezes firmy, podsumował następująco: „Nowa chmurowa rzeczywistość umożliwia nam szybszą i bardziej efektywną obsługę klientów. Pozwoliła także na automatyzację procesów księgowych i zapewniła większe bezpieczeństwo danych”.

Firma Supremo (od 1 stycznia 2020 spółka Teneso sp. z o.o.) za wdrożenie systemu Comarch ERP Optima w Rusak Business Services została nagrodzona na konferencji „Partnerstwo” w kategorii „Najlepsze wdrożenie”.

Oświadczenie firmy Supremo https://www.supremo.pl/Pliki/Supremo-Teneso-oswiadczenie

Przetestuj Comarch ERP Optima w chmurze